Teil 1: Grundfunktionen Dr. Joachim Granzow - a-Jur-Kanzleisoftware

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CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO - 4 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE Die Programmfunktionen sind unter den verschiedenen Überschriften nach unterschiedli- chen Gesichtspunkten ausgewählt und gruppiert: • Favoriten...: Die mit der rechten Maustaste als "Favorit" markierten Programm- funktion. • Zuletzt ...: Die zuletzt verwendeten und im Kontext verfügbaren Programmfunktio- nen (mit Ausnahme derer, die direkt über die Links erreichbar sind) • Alle ...:Sämtliche im Kontext verfügbare Programmfunktionen. • Neu ...: Neu hinzugekommene oder renovierte Programmfunktionen. • Gegliedert ...: Alle Programmfunktionen, gegliedert nach Thema. Im engeren Sinne besteht die Funktion des Fensters darin, Beziehungen zwischen Akten und Adressen zu zeigen und zu bearbeiten. Suchen / Filtern Sind zu einer Akte sehr viele Adressen erfasst, ist es manchmal hilfreich, über Bearbeiten > Suchen oder STRG-F einen Suchbegriff einzugeben. Due Liste springt dann auf den passenden Eintrag. Die Anzeige kann auch nach bestimmten Beteiligtentypen gefiltert werden, indem • Die Überschrift der nicht gewünschten Ebene angeklickt wird, so dass deren Ele- mente ausgeblendet werden. • eine Adresse des maßgeblichen Beteiligtentyps ausgewählt wird und mit der rechten Maustaste die gewünschte Art der Filte- rung festgelegt wird. Akten- und Adressverwaltung Aktenverwaltung In der Aktenverwaltung werden Akten angelegt und geändert. Aufgerufen wird sie durch das Menü Akten > Akten. Gemeint ist an dieser Stelle nur die Akte "an sich", nicht also schon die Adressen. Mandant, Gegner
CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO - 5 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE usw. werden erst im nächsten Schritt, und zwar vom Cockpit aus, der Akte zugeordnet. Wird das Fenster aus einer bestehenden Akte heraus aufgerufen wird, wird die Akte zur Bearbeitung geöffnet. Anderenfalls, oder durch Klick auf „neu“, wird das Formular für eine Neueingabe geleert. Aktenzeichen: Um ein neues Aktenzeichen im Standardformat (n/zz) zu vergeben, ist der Button neu zu klicken. Es erscheint (im Jahr 2010) der Schriftzug #/10. Der zuletzt vergebene Wert von # wird in den Optionen gespeichert. Bei der ersten Ak- tenanlage eines Jahres besteht automatisch Gelegenheit, mit einer anderen Zahl zu be- ginnen. Ist das aus dem hochgezählten Wert sich ergebende Aktenzeichen bereits vor- handen (was normalerweise nicht der Fall sein sollte), wird automatisch der nächste freie Zählwert verwendet. Alternative Aktenzeichenformate: Aktenzeichen können auch in einem anderen als dem Standardformat vergeben werden. Zu diesem Zweck ist in den Optionen unter "Aktenzei- chen in beliebigem Format" das Häkchen zu setzen. Anderenfalls werden z.B. im Cockpit keine Beteiligten angezeigt. Es kann dann jede beliebige Buchstaben- oder Ziffernfolge verwendet werden, sofern sie nicht die in der Datenbank konfigurierte Höchstlänge überschreitet (Standard: 50 Zei- chen). Zulässig ist also z.B. auch 12 U 2345/04 eA. Eine Ergänzung der Aktenzeichen um Kurzangaben zum Sachbearbeiter oder zum Sachgebiet ist unnötig, weil diese Angaben ohnehin gesondert erfasst werden und auch in Dokumenten zur Verfügung stehen. Bei freigegebenen Aktenzeichen sind manche Verarbeitungszeiten geringfügig länger, weil ein Aktenzeichen nur noch durch Datenbankzugriff als solches erkannt werden kann. Bei der Aktenanlage kann in jedem Fall ein Platzhalter (#) verwendet werden, also z.B. 12 U #/04, der automatisch hochgezählt wird. Der Zählwert wird in den Optionen verwal- tet. Bezeichnung: Der Name der Akte. In der Regel handelt es sich um das übliche Kurz- rubrum. Es kann aber auch jede andere Bezeichnung gewählt werden, zum Beispiel "Per- sonalakte" oder ähnliches Betreff: In der Aktenverwaltung wird als optionaler Zusatz das interne Betreff dieser Akte angegeben. Es dient der Orientierung bei mehreren Akten mit ähnlicher Bezeichnung und
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