Teil 1: Grundfunktionen Dr. Joachim Granzow - a-Jur-Kanzleisoftware

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
- 55 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE
Word-Serienbriefe
Die Dokumentvorlage serienbrief.dot ist als normaler Word-Serienbrief einzurichten. Für
diese ist der vorstehend beschriebene Assistent nicht zu verwenden, sondern es gelten
die allgemeinen Verfahrensweisen von Word.
Eigentlich müßte eine *.obc-Datei eingerichtet werden, die den Zugriff auf den SQL-
Server vermittelt. Innerhalb der Datenbank wäre als Datenquelle meist die Sicht (auch
bezeichnet als Abfrage oder View) wordAktenbeteiligte anzugeben. Es könnten aber
natürlich auch sämtliche übrigen Tabellen und Abfragen als Seriendruckquelle verwendet
werden, z.B. die Abfrage Mandanten (= Adressen, die mindestens einmal als Mandant an
einer Akte beteiligt waren), um ein Rundschreiben an sämtliche Mandanten als Serien-
brief zu versenden.
Die direkte Datenanbindung von Serienbriefen an den SQL-Server hat sich allerdings als
instabil erwiesen. Zuverlässiger und einfacher ist es, die gewünschte Adressenliste als
Tabelle anzuzeigen. nach Excel zu exportieren und sodann die Excel-Tabelle als Daten-
quelle zu verwenden.
Bei kleinen Serien ist es meist noch schneller, die Dokumentvorlage für jeden Beteiligten
rasch einzeln aufzurufen und auszudrucken.
Word-Dokument speichern
Ein Word-Dokument kann auf zweierlei Weise (mit demselben Ergebnis) gespeichert wer-
den:
1. In der zum Programm gehörigen Symbolleiste der Wordanwendung befindet sich
eine Funktion neu Speichern. Damit öffnet sich ein Dateiauswahlfenster mit ei-
nem Vorschlag zur Speicherung des Dokumentes. Sollte die Symbolleiste oder der
Menüeintrag fehlen, ist das Add-In gap.dot einzurichten.
2. Wenn das Dokument nicht mit dem Programm erstellt wurde oder die Symbolleiste
nicht zur Verfügung steht, kann die Funktion über die Programmfunktion "Doku-
ment speichern" ausgeführt werden.
Der Vorschlag im Dateiauswahlfenster ist normalerweise sachgerecht und muss einfach
nur bestätigt werden. Bei Bedarf kann vom Vorschlag aber auch abgewichen werden und
ein anderer Dateiname gewählt werden.