Teil 1: Grundfunktionen Dr. Joachim Granzow - a-Jur-Kanzleisoftware

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
- 49 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE
Wenn eine Dokumentvorlage nur für eine einzelne Akte benötigt wird (z.B. ein
Sachstandsbericht.dot), kann und sollte sie im betreffenden Aktenordner gespeichert wer-
den. In diesem Fall erfolgt die Auswahl im Cockpit über die Menüposition aktenspezifi-
sche Vorlagen. Der Menüeintrag ist nur sichtbar, sofern der Aktenordner mindestens
eine Word-Dokumentvorlage (*.dot) enthält.
Word-Feldfunktionen
Manche Informationen müssen überhaupt nicht mit Hilfe von Datenfeldern aus der Daten-
bank bezogen werden. Word enthält sehr viele Standard-Funktionen, von denen
Gebrauch gemacht werden kann, z.B.
• Druckdatum (z.B. für Korrespondenz)
• Erstelldatum (z.B. für Telefonnotizen)
• Benutzer-Initialen (z.B. für Diktatzeichen Sekretariat)
Datenfeld-Assistent
Die zu verwendenden Datenfelder werden so ähnlich eingefügt
wie Seriendruckfelder, bloß einfacher.
Zur Einfügung und Speicherung der Felder ist der Datenassistent
einzublenden. Dieser öffnet sich durch Klick auf den mit einer
kleinen Tabelle illustrierten und mit Daten beschrifteten Button.
Wenn es sich um eine Dokumentvorlage handelt, erscheint der
Assistent im Modus Dokumentvorlage / Textbaustein einrich-
ten. Wenn der Modus "Dokument-Daten einsehen und einfügen"
ausgewählt ist, ist das Dokument bereits mit Daten verknüpft und
handelt es sich i.d.R. nicht um eine Dokumentvorlage (sondern
...).
Der Benutzer muss zunächst entscheiden, welche der möglichen Datenquellen verwendet
werden soll:
1. Akten: Informationen zur Akte und zu den Standardbeteiligten,
2. Adresse: Informationen zu einer einzelnen Adresse ohne Bezug zu einer Akte.
3. Beteiligte: Dies ist die wichtigste Datenquelle. Sie enthält die vorstehend erwähn-
ten Informationen