Recursos Materiales. - Seneam

Viernes 16 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Tercera Sección) 113
(Viene de la Segunda Sección)
5.6.3. Actualización de Inventarios
Objetivo
1. Verificar que el acomodo, la ubicación, el estado físico y los saldos de existencias de
los bienes almacenados, así como la asociación de la descripción técnica y su código
identificado, guarden congruencia con sus controles, para proporcionar información
confiable que apoye la toma de decisiones.
2. Asegurar la consistencia entre los saldos registrados en el sistema (manual o
informático) y las existencias físicas resultantes de los movimientos de entradas y
salidas del inventario, a efecto de proporcionar información confiable en la toma de
decisiones y eventos de fiscalización.
Descripción
Acciones encaminadas a asegurar la confiabilidad y calidad de los inventarios de los bienes
controlados por el almacén, mediante sistemas (manual o informático) y procedimientos que
permitan llevar un control y conocimiento detallado de las unidades en existencias y su
ubicación precisa.
Actividades secuenciales por responsable
Documento de
Responsable No. Actividades
trabajo
Area de guarda y Elabora y ejecuta programa de recuento
1
Programa anual.
registro (almacén) cíclico de materiales.
Area de guarda y Elabora acta de inicio de levantamiento
2
Acta de inicio.
registro (almacén) físico de inventario.
Area de guarda y
registro (almacén)
Area de guarda y
registro (almacén)
Area de guarda y
registro (almacén)
Area de guarda y
registro (almacén)
Area de guarda y
registro (almacén)
Area de guarda y
registro (almacén)
Area de guarda y
registro (almacén)
3
Efectúa confronta física (verifica para
cada bien codificación, acomodo, utilidad,
estado físico, empaque limpieza, entre
otras).
4 Efectúa recuento físico (inventario).
5 Identifica estado físico de materiales.
6
7
8
9
Clasifica bienes útiles e identifica
aquellos que denoten deterioro físico u
obsolescencia para iniciar el proceso de
baja y destino final.
Instrumenta disposición final y baja de
bienes, conforme a las disposiciones
aplicables.
Concilia saldos físicos contra el control
en el sistema (manual o informático).
Registra existencias físicas recontadas
en documento, actualiza en sistemas
(manual o informático) y recaba firmas de
aceptación.
Elabora acta de cierre de inventario.
¿Existen diferencias?
Reporte de
verificación.
Reporte de
recuento.
Reporte de
materiales
deteriorados.
Reporte de bienes
obsoletos y útiles.
Reporte de
conciliación de
saldos.
Tarjetas de
despacho.
Formato de
recuento.
Reporte de
cantidad física
resultante.
Registro en sistema
operativo del
almacén y en
sistema
financiero/contable.
Registro en sistema
(manual o
informático) de
control de bienes
instrumentales (de
ser el caso).
Acta de cierre.
Informe de