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Viernes 16 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Tercera Sección) 130
Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes que hayan concluido sus plazos
de conservación y respecto de los cuales se hayan identificado valores secundarios
(históricos), de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental correspondiente,
según lo indicado por el Archivo General de la Nación.
Descripción
Analizar la documentación cuya vigencia administrativa, contable o legal haya prescrito y
determinar el tratamiento que corresponda a la misma de acuerdo con las normas
establecidas.
Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividades
Responsable de
archivo de
concentración
Responsable de
archivo de
concentración
Responsable de
archivo de
concentración
Responsable de
archivo de
concentración
Responsable de
archivo de trámite
Responsable de
archivo de trámite
Responsable
archivo de
concentración
Responsable
archivo de
concentración
Archivo General de
la Nación
Responsable de
archivo de
concentración
Responsable de
archivo de
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Identifica expedientes con plazo vencido
y valores secundarios.
Genera inventario documental de
transferencia secundaria.
Coteja físicamente con el listado para
confirmar su contenido y vigencias, emite
inventario documental de transferencia
secundaria.
Solicita aprobación de la unidad
administrativa responsable a través del
responsable del Archivo de trámite.
Recibe solicitud de aprobación.
¿Requiere prórroga de conservación?
Sí: pasa a la actividad 6.
No: pasa a la actividad 8.
Solicita prórroga de plazo de
conservación al área coordinadora de
archivos.
Se notifica prórroga por parte del área
coordinadora de archivos e integra o
mantiene expedientes en espacio físico
correspondiente en el archivo de
concentración.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Solicitar dictamen al Archivo General de
la Nación para la transferencia
secundaria.
Recibe la solicitud, valida los requisitos y
emite dictamen de valoración
documental.
¿El dictamen es favorable?
Sí: pasa a actividad 10.
No: pasa al procedimiento de Baja
Documental.
Recibe el dictamen de valoración
documental.
¿Cuenta con su propio archivo
10 Histórico?
Sí: pasa a actividad 11.
No: pasa a actividad 18.
11 Envía Inventario documental aprobado,
adjuntando dictamen emitido por el
Documento de
trabajo
Inventario
documental.
Inventario
documental de
transferencia
secundaria.
Solicitud de
Prórroga.
Solicitud de
dictamen.
Dictamen.