Recursos Materiales. - Seneam
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Viernes 16 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Tercera Sección) 127<br />
archivo de trámite prestados. expedientes<br />
prestados.<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
Unidades<br />
administrativas<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
Identifica expedientes no devueltos.<br />
¿Existen expedientes no devueltos?<br />
Sí: pasa a la actividad 3.<br />
No: FIN DEL PROCEDIMIENTO.<br />
Informa al usuario, fin del plazo del<br />
préstamo y solicita entrega de<br />
expediente.<br />
¿Requiere de más tiempo?<br />
Sí: pasa al procedimiento de Préstamo o<br />
Consulta a la actividad 1.<br />
No: pasa a la actividad 4.<br />
Devuelve expediente, verificando<br />
contenido e integridad.<br />
Recibe expediente, verifica integridad, y<br />
registra en sistema.<br />
¿Está completo el expediente?<br />
Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO.<br />
No: Pasa a actividad 6.<br />
Notifica superior jerárquico del faltante en<br />
el expediente correspondiente para que<br />
se proceda según corresponda.<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
Oficio de<br />
Notificación.<br />
5.8.3. Transferencia Primaria<br />
Objetivo<br />
Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes cuyo trámite ha terminado y<br />
cuya consulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescriba el plazo de<br />
conservación establecido en el Catálogo de Disposición Documental correspondiente, según<br />
lo indicado por el Archivo General de la Nación.<br />
Descripción<br />
Las actividades destinadas a realizar la transferencia del archivo de trámite al archivo de<br />
concentración.<br />
Actividades secuenciales por responsable<br />
Responsable No. Actividades<br />
Unidad<br />
Administrativa<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
Responsable de<br />
archivo de trámite<br />
Area coordinadora<br />
de archivos<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
Selecciona y revisa físicamente<br />
expedientes (expurgo).<br />
Analiza conjuntamente con el área<br />
usuaria, el inventario documental.<br />
Elabora "Inventario documental" para<br />
transferencia primaria.<br />
Solicita el Visto Bueno del “Inventario<br />
documental” de la transferencia primaria<br />
al área coordinadora de archivos.<br />
5 Recibe, otorga Visto Bueno y envía.<br />
Documento de<br />
trabajo<br />
Expedientes.<br />
Inventario<br />
documental.<br />
Inventario<br />
documental<br />
transferencia<br />
primaria.<br />
Inventario<br />
documental y oficio<br />
de transferencia.<br />
Responsable de 6 Recibe el "Inventario documental" y firma. Inventario
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