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Viernes 16 de julio de 2010 DIARIO OFICIAL (Segunda Sección) 50
Todos los vehículos deberán contar con un expediente, éste estará integrado con la documentación
del vehículo, desde su adquisición hasta la última fecha de calendario incluyendo: copia de factura,
pagos de tenencia, verificación vehicular, copia de tarjeta de circulación, copia de póliza de seguro,
inventarios, resguardo, bitácora de servicio, consumo de combustible, copia de las facturas de los
servicios realizados y cualquier otro documento correspondiente al mismo.
Convenio de indemnización: el documento que indica los bienes afectados, la valorización de las
pérdidas (montos) del evento ocurrido y la forma en la que la aseguradora llevará a cabo el
resarcimiento de los daños.
Correo ordinario y correo certificado: a) Ordinario: sistema por medio del cual, los documentos se
transportan a su destino, a través del Servicio Postal Mexicano, y b) Certificado: la empresa de
correos que se utiliza se hace responsable, además del transporte de los documentos, de que los
mismos lleguen a su destino, entregando para ello al remitente un acuse de recibo del destinatario.
Correspondencia: las comunicaciones en forma de documentos escritos fluyendo desde un punto
de origen hasta otro destino.
Cuadro General de Clasificación Archivística: el instrumento técnico que refleja la estructura de
un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Dependencia o Entidad.
Cuenta: el registro contable donde se reflejan en forma ordenada los movimientos clasificados por
concepto, indicando los aumentos y disminuciones que por el mismo ocurran.
Declaratoria de destino: el documento que determina las áreas y predios que serán utilizados para
fines públicos, de acuerdo con la Ley General de Bienes Nacionales.
Deducible: la cantidad que queda a cargo del asegurado, a partir de la cual la aseguradora
empezará a resarcir al asegurado o cantidad que se descontará de la indemnización que deba pagar
la aseguradora, según las condiciones establecidas en la póliza.
Depreciación: la disminución de valor que sufre el objeto asegurado a consecuencia del transcurso
del tiempo.
Desincorporación patrimonial: la separación de un bien del patrimonio del Gobierno Federal.
Destino final de archivos: la selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de conservación o uso han prescrito, con el fin de que se emita el dictamen
de baja documental o, en su caso, su transferencia a un archivo histórico.
Determinación de pérdida: el documento que emite la aseguradora mediante el cual se establece la
indemnización a pagar.
DGAC: la Dirección General de Aeronáutica Civil de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
Dictamen de procedencia de siniestro: el documento técnico emitido por la aseguradora en donde
informa que derivado de un siniestro, el bien afectado guarda cierto estatus debido a los daños
sufridos.
Dictamen de no utilidad: el documento en el que las Dependencias y Entidades describen el bien y
se acreditan las causas de no utilidad, que son: cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita
su aprovechamiento en el servicio; aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación
del servicio; que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación; que se han
descompuesto y su reparación no resulta rentable; que son desechos y no es posible su
reaprovechamiento, y que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa
distinta de las señaladas.
Dictamen Técnico de Utilidad: el juicio técnico escrito y fundamentado que valida la utilidad de los
bienes.
Disposición: el producto final de la valoración y vigencia de los documentos.
Disposición Final de Bienes: el acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial de
bienes muebles (venta, donación, permuta, dación en pago o destrucción).
Documento original: a todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada unidad
administrativa generado, recibido, transformado o usado, que cuente con firma autógrafa, sellos de
recibido, o sean copias que con carácter de original reciban las unidades administrativas, así como
las autorizadas por la SHCP, conforme a los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y
plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental.