qualità e certificazione nella filiera del legno la catena ... - Innovazione

7. La documentazione del sistema di gestioneIn questo capitolo si presentano le principali tipologie di documenti che dovrebbero essere presenti in azienda peril controllo di una Catena di Custodia. Situazioni particolari possono richiedere l'implementazione di documenti alternativiod aggiuntivi che non possono essere considerati in questo lavoro vista l'elevata variabilità delle aziende,della loro organizzazione interna dei loro peculiari processi produttivi. Si osserverà che l'impostazione è moltosimile a quella delle certificazioni dei sistemi di Qualità, secondo la norma UNI EN ISO 9001. Esiste, in effetti,una piena e totale compatibilità tra la certificazione della Catena di Custodia, secondo entrambi gli schemi, e lacertificazione dei Sistemi di Qualità e dei Sistemi di Gestione Ambientale (UNI EN ISO 14001).7.1 La politica aziendaleCon il termine di Politica si intende un documento redatto e sottoscritto dalla Direzione Aziendale, che contienele linee principali dell'impegno che essa assume ai fini del conseguimento e del mantenimento, nel tempo, dellaconformità alla norma di riferimento. Tale documento deve essere reso pubblico, in modo da garantirne la più ampiadiffusione possibile.Mentre per PEFC è un documento imprescindibile (che deve essere comunicato a tutte le parti interessate, tra cuipersonale, clienti e fornitori), FSC ne richiede in modo esplicito la predisposizione solamente riguardoall'impegno dell'azienda ad utilizzare, nei prodotti certificati, legname non certificato ma proveniente comunque67da fonti controllate .7.2 Il ManualeIl manuale è il documento portante di una catena di custodia, poiché permette una visione sintetica e di insiemedell'intero sistema di gestione dell'azienda. Esso riporta in sintesi tutto quanto implementato in azienda perl'applicazione di uno standard di gestione del materiale proveniente da fonti certificate. È quindi opportuno checontenga, quantomeno, una descrizione dell'azienda (il manuale può essere pensato anche come strumento di comunicazionee di presentazione dell'organizzazione) e delle funzioni in cui essa è organizzata e suddivisa (organigramma),una descrizione del processo produttivo, delle principali aree di rischio (nelle quali, cioè, sussista unmaggiore rischio di non conformità agli standard in questione) ed infine dei prodotti che si intendono gestire comecertificati.E' molto utile anche pensare al Manuale come ad uno strumento di supporto per tutte le iniziative di formazione internasull'argomento della Catena di Custodia.7.3 Le ProcedureUna procedura è un documento che risponde alla domanda: chi fa che cosa?Le attività più rilevanti ai fini della gestione dell'azienda e dei processi che in essa hanno luogo devono essere descrittespecificandone con cura estrema le modalità di realizzazione, così che esse possano essere adottate e seguitefedelmente da parte di tutti coloro che, all'interno dell'azienda, eseguano tali attività. La procedura è, dunque,uno strumento finalizzato ad uniformare i comportamenti e, quindi, rendere minimo il margine di errore, cosìda risultare determinante soprattutto nei passaggi e nelle attività critiche dei processi aziendali. L'azienda deveindividuare, quindi, le proprie attività rilevanti, stabilire le figure di responsabilità per ciascuna di esse e le risorseche mette a disposizione per garantirne il corretto funzionamento.7.4 Le RegistrazioniLe registrazioni sono evidenze di fatti od attività realizzate all'interno dell'azienda. Si tratta di informazioni chedevono essere conservate per un termine di tempo definito dagli standard e che sono finalizzate a costituire un archiviostorico delle attività rilevanti ai fini dei processi aziendali e della Catena di Custodia. I flussi di produzione,i lotti ed i gruppi di prodotti, le attività di formazione, le quantità di materiale acquistate e vendute, gli elenchi67A proposito degli acquisti di legname controllato, è auspicabile, nell'ottica di un miglioramento continuo, che la Direzione Aziendalesottoscriva un impegno alla totale esclusione degli acquisti di legname da fonti inaccettabili e non limitandolo solamente a quegli acquistiche saranno impiegati nella composizione di prodotti certificati. Potrebbe apparire infatti come un forte contrasto vendereprodotti certificati e contemporaneamente legname proveniente da tagli illegali o altre sorgenti inaccettabili.72