7. La documentazione <strong>del</strong> sistema di gestioneIn questo capitolo si presentano le principali tipologie di documenti che dovrebbero essere presenti in azienda peril controllo di una Catena di Custodia. Situazioni partico<strong>la</strong>ri possono richiedere l'implementazione di documenti alternativiod aggiuntivi che non possono essere considerati in questo <strong>la</strong>voro vista l'elevata variabilità <strong>del</strong>le aziende,<strong>del</strong><strong>la</strong> loro organizzazione interna dei loro peculiari processi produttivi. Si osserverà che l'impostazione è moltosimile a quel<strong>la</strong> <strong>del</strong>le certificazioni dei sistemi di Qualità, secondo <strong>la</strong> norma UNI EN ISO 9001. Esiste, in effetti,una piena e totale compatibilità tra <strong>la</strong> <strong>certificazione</strong> <strong>del</strong><strong>la</strong> Catena di Custodia, secondo entrambi gli schemi, e <strong>la</strong><strong>certificazione</strong> dei Sistemi di Qualità e dei Sistemi di Gestione Ambientale (UNI EN ISO 14001).7.1 La politica aziendaleCon il termine di Politica si intende un documento redatto e sottoscritto dal<strong>la</strong> Direzione Aziendale, che contienele linee principali <strong>del</strong>l'impegno che essa assume ai fini <strong>del</strong> conseguimento e <strong>del</strong> mantenimento, nel tempo, <strong>del</strong><strong>la</strong>conformità al<strong>la</strong> norma di riferimento. Tale documento deve essere reso pubblico, in modo da garantirne <strong>la</strong> più ampiadiffusione possibile.Mentre per PEFC è un documento imprescindibile (che deve essere comunicato a tutte le parti interessate, tra cuipersonale, clienti e fornitori), FSC ne richiede in modo esplicito <strong>la</strong> predisposizione so<strong>la</strong>mente riguardoall'impegno <strong>del</strong>l'azienda ad utilizzare, nei prodotti certificati, legname non certificato ma proveniente comunque67da fonti control<strong>la</strong>te .7.2 Il ManualeIl manuale è il documento portante di una <strong>catena</strong> di custodia, poiché permette una visione sintetica e di insieme<strong>del</strong>l'intero sistema di gestione <strong>del</strong>l'azienda. Esso riporta in sintesi tutto quanto implementato in azienda perl'applicazione di uno standard di gestione <strong>del</strong> materiale proveniente da fonti certificate. È quindi opportuno checontenga, quantomeno, una descrizione <strong>del</strong>l'azienda (il manuale può essere pensato anche come strumento di comunicazionee di presentazione <strong>del</strong>l'organizzazione) e <strong>del</strong>le funzioni in cui essa è organizzata e suddivisa (organigramma),una descrizione <strong>del</strong> processo produttivo, <strong>del</strong>le principali aree di rischio (nelle quali, cioè, sussista unmaggiore rischio di non conformità agli standard in questione) ed infine dei prodotti che si intendono gestire comecertificati.E' molto utile anche pensare al Manuale come ad uno strumento di supporto per tutte le iniziative di formazione internasull'argomento <strong>del</strong><strong>la</strong> Catena di Custodia.7.3 Le ProcedureUna procedura è un documento che risponde al<strong>la</strong> domanda: chi fa che cosa?Le attività più rilevanti ai fini <strong>del</strong><strong>la</strong> gestione <strong>del</strong>l'azienda e dei processi che in essa hanno luogo devono essere descrittespecificandone con cura estrema le modalità di realizzazione, così che esse possano essere adottate e seguitefe<strong>del</strong>mente da parte di tutti coloro che, all'interno <strong>del</strong>l'azienda, eseguano tali attività. La procedura è, dunque,uno strumento finalizzato ad uniformare i comportamenti e, quindi, rendere minimo il margine di errore, cosìda risultare determinante soprattutto nei passaggi e nelle attività critiche dei processi aziendali. L'azienda deveindividuare, quindi, le proprie attività rilevanti, stabilire le figure di responsabilità per ciascuna di esse e le risorseche mette a disposizione per garantirne il corretto funzionamento.7.4 Le RegistrazioniLe registrazioni sono evidenze di fatti od attività realizzate all'interno <strong>del</strong>l'azienda. Si tratta di informazioni chedevono essere conservate per un termine di tempo definito dagli standard e che sono finalizzate a costituire un archiviostorico <strong>del</strong>le attività rilevanti ai fini dei processi aziendali e <strong>del</strong><strong>la</strong> Catena di Custodia. I flussi di produzione,i lotti ed i gruppi di prodotti, le attività di formazione, le quantità di materiale acquistate e vendute, gli elenchi67A proposito degli acquisti di legname control<strong>la</strong>to, è auspicabile, nell'ottica di un miglioramento continuo, che <strong>la</strong> Direzione Aziendalesottoscriva un impegno al<strong>la</strong> totale esclusione degli acquisti di legname da fonti inaccettabili e non limitandolo so<strong>la</strong>mente a quegli acquistiche saranno impiegati <strong>nel<strong>la</strong></strong> composizione di prodotti certificati. Potrebbe apparire infatti come un forte contrasto vendereprodotti certificati e contemporaneamente legname proveniente da tagli illegali o altre sorgenti inaccettabili.72
PARTE SECONDA68 69dei fornitori e <strong>la</strong> lista <strong>del</strong>le fonti di <strong>legno</strong> control<strong>la</strong>to , gli obiettivi e le scelte aziendali, i risultati <strong>del</strong>le verificheetc. sono tutti esempi di registrazioni importanti in una Catena di Custodia. Vale sempre <strong>la</strong> rego<strong>la</strong> secondo <strong>la</strong> qualel'assenza di una registrazione presuppone <strong>la</strong> mancanza <strong>del</strong>l'attività che avrebbe dovuto generar<strong>la</strong>, determinando,pertanto, una situazione di non conformità ai fini di un determinato standard. In sede di verifica da parte<strong>del</strong>l'ente di <strong>certificazione</strong>, infatti, le registrazioni sono l'unico strumento utile a dimostrare che determinate attivitàsiano state svolte e che ciò sia avvenuto in modo corretto. Inoltre, <strong>la</strong> presenza di registrazioni effettuate rego<strong>la</strong>rmentenel tempo consente di disporre di un'importante banca dati aziendale, che consente di conoscere più davicino i processi di gestione e le dinamiche aziendali e, quindi, in ultima analisi, di control<strong>la</strong>rle in maniera più efficace,riducendo ulteriormente i margini di errore.6869Cfr. Allegato 4.Cfr. Allegato 5.73
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