Het hemd van het lijf

Blad: 3/6
Datum: 20 december 2016
2. Sla medische persoonsgegevens niet langer op in (digitale) dossiers, maar vernietig deze
na kennisname of geef ze terug aan de betrokken cliënt.
Reactie:
In zijn algemeenheid kunnen wij ons vinden in deze aanbeveling. Er zijn echter ook
uitzonderingsgevallen, met name bij de wat zwaardere zorgarrangementen voor volwassenen,
waarbij het toch noodzakelijk is bepaalde medische gegevens te verwerken. Die kunnen dan
echter alleen ingezien worden door een professional met een BIG-registratie.
Overigens roept deze aanbeveling ook de vraag op welke gegevens als medische gegevens
dienen te worden beschouwd. Wij gaan ervan uit dat u doelt op gegevens die vallen onder de
reikwijdte van de WGBO (Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst).
3. Borg dat cliëntdossiers na de wettelijk voorgeschreven termijn daadwerkelijk worden
vernietigd en doe dat ook als de intakeprocedure wordt afgebroken.
Reactie:
De wettelijk voorgeschreven termijn is 15 jaar. U geeft in uw rapport zelf aan dat u in het kader
van art. 10 Wbp een kortere termijn eerder voor de hand vindt te liggen. De wetgever heeft
kennelijk een parallel willen trekken met de WGBO, omdat de cliëntdossiers gevoelige
gegevens met betrekking tot zorg kunnen bevatten. Bewaking van de voorgeschreven
bewaartermijn is iets wat wij willen waarborgen door automatische signalering in het systeem
waarin de dossiers geregistreerd zijn. Omdat wij toewerken naar de aanbesteding van één
nieuw systeem voor de registraties in het kader van de Jeugdwet en de Wmo, zullen wij dit als
eis meenemen in het bestek.
Het vernietigen van het volledige cliëntdossier na het afbreken van een intake is niet gewenst.
Er is bij de Vraagwijzers vaak sprake van verschillende contacten, waarbij niet meteen
vastgesteld kan worden of daadwerkelijk een hulpvraag aan de orde is. Belangrijk is dat we
niet meerdere keren dezelfde gegevens uitvragen. Je wilt immers bij een volgend contact met
de cliënt daar op terug kunnen grijpen, ook als dat moment waarop die cliënt terugkomt niet
vooraf bepaald is. Daarnaast is het bewaren van bepaalde gegevens belangrijk om de
rechtmatige taakuitoefening te kunnen verantwoorden.
Overigens is in de Wmo en de Jeugdwet ook een vernietigingsrecht geregeld, dus kan de
bewaartermijn op verzoek van betrokkene wel bekort worden. Met name bij de registraties in
het kader van de Jeugdwet zijn al enkele van deze verzoeken om vernietiging gedaan.
4. Gebruik alleen de juiste en meest actuele toestemmingsverklaring voor het uitwisselen van
gegevens met derden, en vermeld daarop uitdrukkelijk de betreffende instanties.
Reactie:
Hier zullen wij nader op toezien. Een toestemmingsverklaring ‘voor het geval dat’ kan in ieder
geval niet aan de orde zijn.
5. Hanteer altijd de met de regionale LHV ontwikkelde modelbrief om cliënten bij hun
behandelend arts gericht medische informatie te laten opvragen.
Reactie:
De gemeente deelt de mening dat het noodzakelijk is om gericht informatie op te vragen.
Er zijn goede afspraken gemaakt met de LHV hierover en wij zullen erop toezien dat deze
goed worden nageleefd, conform de opzet van modelbrieven die daarvoor beschikbaar zijn.
Onderzocht wordt of deze modelbrief binnen het gemeentelijke instrumentarium past.
91