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UnternehmerführerscheinModulCZusammenfassung Postskriptum Zwischen Unterschrift und Beilagenvermerk kann als Nachsatz ein Postskriptum (P.S.) gesetzt werden. Studien zufolge wird dieses P.S. vom Empfänger als Erstes gelesen. Dieser Platz sollte daher besonders genutzt werden, um Vorteile herauszustreichen oder Ankündigungen zu machen. Firmenzusatzdaten Zusätzlich können auf einem Geschäftsbrief für den Kunden eventuell relevante Firmenzusatzdaten abgedruckt werden. Hierzu zählen etwa die Daten der Bankverbindung (Kontonummer, Bankleitzahl, Bankname, IBAN), Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht, UID-Nummer (Umsatzsteuer- Identifikations-Nummer), DVR-Nummer, Sitz der Gesellschaft, Gesellschaftsform etc. 154
UnternehmerführerscheinModulCZusammenfassung 1.2.4BusinessKommunikationmitEMail Im Geschäftsleben werden alle möglichen Formen von elektronischer Kommunikation wie Fax, Internet, Intranet, E-Mail, Audio- und Videokonferenzen, Computerkonferenzsysteme, schwarzes Brett, Newsgroups, Electronic Meeting Rooms etc. eingesetzt. Sie haben den Vorteil, dass sie den notwendigen Austausch von Informationen schneller und billiger bewerkstelligen als traditionelle Kommunikationsmittel wie etwa Geschäftsbriefe. Funktionen von E-Mail: • Nachricht können an mehrere Empfänger gleichzeitig („CC“) oder als versteckte Kopie („BCC“) versendet werden. • Möglichkeit der Kennzeichnung der Nachricht als „dringend“ • Einholen einer Lesebestätigung vom Empfänger • Einfache Weiter- oder Umleitung • Versendung einer automatischen Abwesenheitsnotiz • Anhänge („Attachments“) können einfach versandt werden • Automatische Archivierung der elektronischen Nachrichten, wodurch ein schnelles Auffinden der relevanten Informationen möglich ist. • Im Gegensatz zum Brief können E-Mails rund um die Uhr versendet und empfangen werden. Doch gerade die Geschwindigkeit von elektronischer Kommunikation verleitet leicht dazu, Höflichkeit und Umgangsformen außer Acht zu lassen. Im Hinblick darauf ist jedoch zu beachten: Was für einen herkömmlichen Geschäftsbrief gilt, gilt auch für den geschäftlichen Verkehr per E-Mail. Betreff und Anrede Die Zeile für den Betreff sollte nicht, wie vielleicht bei privaten E-Mails üblich, ignoriert werden. Wie auch in einem herkömmlichen Geschäftsbrief enthält der Betreff eine kurze Zusammenfassung der nachfolgenden 155
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