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UnternehmerführerscheinModulCZusammenfassung Informationen, die es dem Empfänger erleichtert, eine Zuordnung der Daten zu treffen und zu entscheiden, wie dringend oder wichtig diese sind. Der Betreff sollte daher kurz und informativ formuliert sein. Grußformel Ebenso wie auf die Anrede nicht vergessen werden darf, ist auch die Grußformel zu beachten. Es sollte nicht darauf verzichtet werden „Mit freundlichen Grüßen“ auszuschreiben. Da einige E-Mail-Programme „MfG“ bereits automatisch auf „Mit freundlichen Grüßen“ umformen, gilt es als besonders zuvorkommend, eine seltenere Grußformel zu verwenden. Abkürzungen und Sonderzeichen Groß- und Kleinschreibung Die Regeln der Rechtschreibung sind ebenso im E-Mail-Verkehr zu beachten, auch wenn es in der Zwischenzeit üblich geworden ist, im privaten Bereich auf Grund der Geschwindigkeit über solche Fehler hinwegzusehen. Im Geschäftsverkehr wirken Rechtschreibfehler auf andere nachlässig, unhöflich oder – im schlechtesten Fall – dumm. Verteilerkreis und Anhang Beim Versand von E-Mails ist darauf zu achten, an wen es gesendet werden soll und dass nur Personen im Verteilerkreis aufgenommen sind, für die die Nachricht bestimmt ist. Bei Verteilern ist es oftmals angebracht, die Empfänger anonym zu halten und daher die E-Mail-Adressen im BCC einzutragen. Große Anhänge sind nur zu verschicken, wenn dies wirklich notwendig ist bzw. vom Empfänger gewünscht wurde. Antwortfrist und Zwischenbescheid Es zählt zu den Grundregeln der Höflichkeit, empfangene E-Mails so schnell als möglich zu beantworten. Es sollte im Gegenzug aber nicht von anderen erwartet werden, dass deren Posteingang genauso schnell bearbeitet wird wie der eigene. 156
UnternehmerführerscheinModulCZusammenfassung Signatur Bei Geschäftsbriefen sind die Informationen über den Absender (Adresse, Telefon- und Faxnummern, E-Mail- und Internetadresse) im Briefkopf enthalten. In E-Mails hingegen finden sich diese Informationen am Ende nach der Grußformel in der so genannten Signatur. Die in der Signatur enthaltenen Informationen sollten so kurz wie möglich gehalten sein und sich vom Haupttext sichtbar abgrenzen. Beispiel: Regina Bauer Assistenz Personal Textilhandel Wien Ges.m.b.H. Ferdinandgasse 58 – 60; A - 1140 Wien T: +43 (1) 52431 1056; F: +43 (1) 52431 2022 E: regina.bauer@txw.at; http://www.txw.at 157
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