Demokratie steckt an Trainingshandbuch für die JuLeiCa ...

Seite 152 / 5. Handwerkszeug
Zeitplan
Ihr solltet euch auf gemeinsame Ziele einigen (siehe IDEEN/VISION) und nicht nur
das Fernziel konkretisieren, sondern auch kurzfristige Ziele herausarbeiten. Die
kurzfristigen Ziele, die so genannten Meilensteine, erlauben den Erfolg des Projekts
laufend zu prüfen und tun der Motivation gut, da sie Teilerfolge deutlich machen.
Achtet bei beiden darauf, dass sie realistisch und in der vorgesehenen Zeit
erreichbar sind, ansonsten werdet ihr mit viel Frust konfrontiert sein. Für die Zeitplanung
sind neben den Zielen und Meilensteine auch folgende Aspekte wichtig:
Plant eher großzügig mit der Zeit, es gibt immer Momente, in denen
man nicht weiterkommt oder unbeeinflussbare Hindernisse von
außen, die den Verlauf des Projektes beeinflussen.
Plant eure Zeit schriftlich: Erstellt einen Zeitplan, den ihr in einzelne
Phasen unterteilt
Schiebt unliebsame Aufgaben nicht vor euch her
Setzt Prioritäten. Wichtiges muss zuerst erledigt werden
Plant regelmäßige Treffen mit eurer Projektgruppe ein, um die Projektschritte
und ihre Ergebnisse zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen
Kommunikation
Wie, wann und in welchen Abständen wollt ihr euch treffen?
Welche Kommunikationswege wollt ihr nutzen (Telefon,
Onlinekonferenzen, Chat…)?
Denkt daran, dass es wichtig ist, dass alle immer auf dem aktuellsten Stand des
Projektes sind. Um das zu erreichen ist es gut, einen von allen einsehbaren Kalender
zu nutzen und Regeln dafür aufzustellen, wie und in welchen Abständen
die einzelnen Arbeitsparteien über ihre Arbeitsfortschritte berichten. Zum Beispiel
könnte der/die Koordinatorin alle Informationen sammeln und über einen Emailverteiler
an alle im Projekt oder der Aktion involvierten Personen weiterleiten.
Öffentlichkeitsarbeit
Ihr macht was Tolles, also solltet ihr darüber auch berichten. Je nach Aktion/
Projekt braucht ihr auch Publikum, Kooperationspartner/innen oder Spender/
innen,- also müsst ihr auch für eure Veranstaltung werben. Macht euch rechtzeitig
Gedanken dazu, wie und mit welchen Mitteln ihr das angehen wollt. Welche
Medien könnt ihr nutzen?
Flyer, Plakate, Postkarten
Presseberichte
Internet
Lokal Radio- und Fernsehsender
Dokumentation/Controlling
Eine regelmäßige Dokumentation ist wichtig – nicht nur um den Gesamtüberblick
über Zeitplan, Ressourcen und Ziele zu behalten und alle Teammitglieder auf
dem Laufenden zu halten. Für die Berichterstattung für mögliche Spender oder
auch für die Evaluation im Nachhinein ist eine fortlaufende Dokumentation sehr
hilfreich. Darüber hinaus kann sie dazu dienen, andere an euren Projektergebnissen
und Projekterfahrungen teilhaben zu lassen.
Durch eine regelmäßige Dokumentation des Projektverlaufes lassen sich auch
Abweichungen vom Plan frühzeitig erkennen.
Instrumente
regelmäßige Treffen der Gruppe
Protokolle
Kurzberichte zu wichtigsten Neuigkeiten und Informationen
Demokratie steckt an / Trainingshandbuch für die JuLeiCa-Ausbildung und
den Alltag der Jugendfeuerwehr / www.demokratie.jugendfeuerwehr.de