sportFACHHANDEL 08_2018 Leseprobe

34 | SERVICE | DSGVO 8.2018
SCHRITT FÜR SCHRITT
DSGVO verpennt?
... aber höchste Zeit, etwas zu tun! Denn irgendwie handeln muss jeder, der personenbezogene Daten für sein
Business nutzt. Doch mit einem Konzept, sinnvollen Hilfsmitteln und zumutbarem Zeitaufwand lässt sich ein
großer Teil der neuen Pflichten ganz gut umsetzen – auch jetzt noch!
Text: Christian Bonk
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Verarbeiten Sie personenbezogene Daten,
z.B. für eine Kundendatei mit persönlichen Angaben?
Es gilt der Grundsatz der Zweckbindung: Sie dürfen nur Daten verarbeiten, wenn
der konkrete Zweck dafür vor der Verarbeitung feststeht und dokumentiert ist.
VORSICHT FALLE
Viele wollen an der DSGVO
verdienen und lassen sich
mit dem Verweis auf ihre
Auftragslage und das bereits
erfolgte Inkrafttreten der
DSGVO mit Traumhonoraren
ihre teils fragwürdige Leistung
vergüten. Hier ist genau so
Vorsicht geboten wie bei
dubiosen Internet-Tools, die
für hohe Summen DSGVO-
Sicherheit auf Knopfdruck
versprechen. Viel besser fahren
Sie, wenn Sie besonnen mit
der Umsetzung beginnen
und zunächst in Eigenregie
Teilprojekte angehen. Ein
ganz wichtiger Hinweis
darf aber nicht fehlen: Mit
diesen Anhaltspunkten
haben Sie keinen Anspruch
auf Rechtssicherheit. Und
es ist auf jeden Fall ratsam,
sich bei individuell unklaren
Punkten den Rat vom
Fachmann einzuholen. Das
kann ein IT-Fachanwalt, ein
Datenschutzbeauftragter
oder auch der Experte
eines Berufsverbandes sein.
Dennoch gilt: Wenn Sie damit
beginnen, in Eigenregie erste
Anforderungen zu erfüllen,
sind Sie auf jeden Fall auf dem
richtigen Weg.
To do: Listen Sie die jeweiligen Tätigkeiten
und Prozesse auf, bei denen
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personenbezogene Daten verarbeitet
werden.
Beispiel: Kundendatei mit Schuhgrößen, Zweck:
Bessere und professionellere Beratung beim
Schuhkauf durch den Kunden durch das Wissen,
welche Schuhgröße beim letzten Mal optimal
gepasst hat.
To do: Erstellen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis:
Hier wird alles verzeichnet,
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was mit personenbezogenen Daten zu tun
hat. Sie müssen dieses Verzeichnis führen.
Den Mindestinhalt eines solchen Verzeichnisses können
Sie in Art. 30 DSGVO nachlesen.
Beispiel: Kundenkarte für Rabatt-Aktionen, Listeneintrag:
372 Kunden haben eine Kundenkarte von
uns, für die wir Name, Adresse und Alter abgefragt
haben.
To do: Sorgen Sie dafür, dass Rechner oder
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Server in einem abschließbaren Raum
stehen – und natürlich, dass dieser auch
abgeschlossen ist. Sie müssen für ein
ausreichendes Schutzniveau sorgen, um die von Ihnen
gesammelten Daten ausreichend zu schützen. Auch
diese Maßnahmen müssen Sie dokumentieren. Führen
Sie eine Liste mit den Personen, die zu Jobzwecken
Zugang zu diesem Raum haben müssen. Listen Sie
zudem auf, ob Ihre Daten in einer Cloudlösung
gespeichert werden und sorgen Sie für ausreichenden
Schutz durch Passwörter und Zertifikate.
Setzen Sie Kundenkarten ein?
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Auch dazu müssten Sie Zweck, Art der
Nutzung und Umfang der gespeicherten
Kundendaten dokumentieren. Wie
und in welchem Umfang das zu bewerkstelligen ist,
finden Sie in den Informationspflichten aus Art.
13/14 DSGVO.
To do: Genau dokumentieren, wie, wofür und mit
welchen personenbezogenen Daten Sie Ihre Kundenkarten
ausstatten.
Arbeiten Sie mit Dienstleistern
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zusammen?
To do: Überprüfen Sie, wer Ihre Kundendaten
nutzt, um in Ihrem Auftrag Tätigkeiten
auszuführen und erstellen Sie eine Anweisung,
wie die Dienstleister mit den Daten zu verfahren haben.
Schließen Sie unbedingt einen Auftragsverarbeitungsvertrag
mit den Dienstleistern.
Beispiel: Liefer-Service für präparierte Ski durch
einen Kurierdienst aus dem Ort. Machen Sie den
Dienstleister darauf aufmerksam, dass er die
Adressen nur für die Auslieferung in Ihrem Auftrag
nutzen darf.
Erwarten Sie Anfragen
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von Kunden?
Viele Kunden werden im Zuge der
DSGVO-Einführung aufmerksamer
sein als zuvor. Sie haben nämlich umfassende
Rechte auf Auskunft darüber, wie es um ihre Daten
steht. Und diese Auskünfte sollten Sie jederzeit
geben können.
To do: Bereiten Sie sich auf Anfragen vor und stellen
Sie Prozesse sicher, den Kunden schnell und verbindlich
antworten zu können und gegebenenfalls Daten zu
löschen.
Beispiel: Kundendatei: Zeigen Sie ihrem Kunden
auf Anfrage den „Datensatz“, den Sie über ihn auf
dem Rechner haben.