QUÓRUM Legislativo 88 - Cámara de Diputados

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Otra posibilidad es un formato jerarquizado—en el que las listas de
verificación para la conclusión de todas las etapas de una actividad o función
proveen información para otra lista general de verificación, que a su vez vigila
el desarrollo general de la actividad en relación con los requerimientos de un
cronograma--, que constituye una herramienta administrativa muy efectiva,
pues en este caso, la conclusión de las etapas de una tarea en particular,
actualiza automáticamente el progreso de las listas de verificación del
cronograma general.
También el contenido y extensión de las listas es variado; las hay muy
breves y también muy extensas; sencillas y complejas. Lo cierto es que no
siempre las listas de chequeo más completas y exhaustivas son las mejores,
ni las más exitosas; por ejemplo, aquellas para monitorear la conclusión
de actividades no necesariamente requieren incluir todas las etapas, pues
podrían volverse muy difíciles de manejar para actividades muy complejas.
El grado de detalle de cada lista de verificación debe adecuarse a la
experiencia y la oportunidad de la revisión. Sin embargo, es muy importante
que sean lo más cortas y sencillas posible, restringidas a una sola función o
actividad, a fin de optimizar su uso.
La forma de redactar y diagramar las Listas de Chequeos es variada. Uno
de los formatos más prácticos y fáciles de usar son aquellos diseñados en
forma de cuadro, que permiten un llenado rápido de los distintos casilleros,
de acuerdo a que se verifique o no la regla en cuestión.
Se pueden contestar con un Si o un No, o tildar los casilleros para los
casos en que se verifica la regla, dejando el espacio en blanco si no se cumple.
En este tipo de diseños cerrados, es conveniente prever siempre un espacio
abierto, lo bastante extenso como para que se puedan volcar ahí todas las
observaciones requeridas.
Otra opción de diseño es un listado de preguntas con espacios libres al
final, que deben ser respondidas con frases breves y sencillas, por parte de
los encargados de realizar el control.
Están también aquellas que optan por utilizar ambos formatos de manera
alternada, colocando en algunas partes casilleros y en otras, espacios libres.
En algunos casos, la complejidad o extensión pueden ser factores
negativos, provocando rechazo en quienes deben responderlas. No debe
olvidarse que este tipo de listas son respondidas por lo general, por personal
que tiene a su cargo un cúmulo de tareas, y deben entre otras cosas, ayudarlo
para hacer más ágil y eficiente su tarea, y no para recargarlo de trabajo.
En los casos de listas muy extensas o complejas, se corre el riesgo
que no se contesten o lo que es más grave, sean contestadas rápida o