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42 debe

42 debe realizarse en el curso normal de las actividades de la empresa, y complementarse por evaluaciones independientes o una combinación de ambas. Incluye el reporte de las deficiencias encontradas y su corrección. b) Las Actividades de Control Las actividades de control son las normas y procedimientos, las actividades necesarias para implementar las políticas, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de riesgos para asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas por la dirección en forma adecuada y oportuna. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de las empresas y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, y luego de conocerlos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados: Las operaciones. La confiabilidad de la información financiera. El cumplimiento de leyes y reglamentos. (Estupiñán, 2006, p.25) En función a las circunstancias, una actividad de control puede ayudar a alcanzar los objetivos correspondientes a diversas categorías, es decir que por ejemplo los controles operacionales pueden contribuir a la confiabilidad de la información financiera. A su vez en cada categoría existen distintos tipos de control: Preventivos/correctivos. Manuales/ automatizados o informáticos. Gerenciales o directivos.

43 Normas de las Actividades de Control a. Separación de tareas y responsabilidades. Las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes. El propósito es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura organizacional. Al evitar que los aspectos fundamentales de una transacción u operación queden concentrados en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, despilfarros o actos ilícitos, y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean detectados. b. Coordinación entre áreas. Cada área del organismo debe operar coordinada e interrelacionadamente con las restantes áreas o sub-áreas. En un organismo las decisiones y acciones de cada una de las áreas que lo integran, requieren coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las actividades que lo componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar aunadamente para que se alcancen, en primer lugar los del organismo. La coordinación mejora la integración, la consistencia y la responsabilidad, y limita la autonomía. En ocasiones una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a la del organismo como un todo. Es esencial en consecuencia, que funcionarios y empleados consideren las implicancias y repercusiones de sus acciones con relación al organismo global. Esto supone consultas dentro y entre las unidades organizacionales. c. Documentación. La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su verificación. Todo organismo debe contar con la documentación referente a sus sistemas de control interno y a los aspectos pertinentes de las transacciones y hechos significativos.