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Normas de las Actividades de Control
a. Separación de tareas y responsabilidades. Las tareas y
responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorización,
registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a
personas diferentes. El propósito es procurar un equilibrio conveniente de
autoridad y responsabilidad dentro de la estructura organizacional. Al
evitar que los aspectos fundamentales de una transacción u operación
queden concentrados en una misma persona o sector, se reduce
notoriamente el riesgo de errores, despilfarros o actos ilícitos, y aumenta
la probabilidad que, de producirse, sean detectados.
b. Coordinación entre áreas. Cada área del organismo debe operar
coordinada e interrelacionadamente con las restantes áreas o sub-áreas.
En un organismo las decisiones y acciones de cada una de las áreas que
lo integran, requieren coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no
es suficiente que las actividades que lo componen alcancen sus propios
objetivos; sino que deben trabajar aunadamente para que se alcancen, en
primer lugar los del organismo. La coordinación mejora la integración, la
consistencia y la responsabilidad, y limita la autonomía. En ocasiones
una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a
la del organismo como un todo. Es esencial en consecuencia, que
funcionarios y empleados consideren las implicancias y repercusiones de
sus acciones con relación al organismo global. Esto supone consultas
dentro y entre las unidades organizacionales.
c. Documentación. La estructura de control interno y todas las
transacciones y hechos significativos, deben estar claramente
documentados, y la documentación debe estar disponible para su
verificación.
Todo organismo debe contar con la documentación referente a sus
sistemas de control interno y a los aspectos pertinentes de las
transacciones y hechos significativos.