BULETINUL POMPIERILOR Nr. 1/2012 - IGSU

– conceperea eficientă a canalelor de comunicare cu cei afectaţi, astfel încât să seminimizeze deteriorarea reputaţiei organizaţiei;– testarea. 43Strategia de comunicare va fi proactivă: mesajele vor fi construite anticipat, adaptate fiecăreicategorii de public şi diseminate, pe cât posibil, înainte ca zvonurile sau speculaţiile transmise prinintermediul mass-mediei sau vehiculate pe cale orală să scape de sub controlul comunicatorilor. Încazul apariţiei unor incidente neprevăzute, strategia adoptată este aceea a informării categoriilor depublic-ţintă în timp real, doar de către persoanele abilitate. Este esenţial ca planul de gestionare acomunicării în situaţia de urgenţă, precum şi mecanismele aplicării acestuia, să fie identificateînainte ca situaţia respectivă să se producă şi să se acorde o atenţie specială gestionarii mesajelorcătre fiecare categorie de public.Planul de gestionare a comunicării într-o situaţie de urgenţă va lua în considerareurmătoarele etape de construcţie:a) scenariul unei situaţii de urgenţă şi definirea problemelor pe care le impune;b) analiza situaţiei din perspectiva comunicării; stabilirea obiectivelor;c) stabilirea echipei de management şi a responsabilităţilor fiecărui membru; stabilirearesurselor materiale;d) identificarea diferitelor categorii de public;e) stabilirea strategiilor şi tacticilor de comunicare;fg) construcţia mesajelor;g) canale şi forme de comunicare;h) stabilirea acţiunilor de comunicare în corelaţie cu factorul timp (acţiuni în primele 24 deore de la declanşarea situaţiei de urgenţă, în timpul situaţiei de urgenţă şi post urgenţă);i) stabilirea procedurilor de lucru. 44a) Scenariul unei situaţii de urgenţă şi definirea problemelor pe care le impunePregătirea unui scenariu presupune postularea unei anumite situaţii de urgenţă (cutremur,atac terorist, accident chimic, inundaţii etc.) şi trasarea unor linii alternative de dezvoltare în careaceastă situaţie de urgenţă are probabilitatea să evolueze. Fiecare alternativă probabilă contureazăun anumit tip de problematică de comunicare pentru care se vor construi căi diferite de gestionare.Planul de gestionare a comunicării într-o situaţie de urgenţă trebuie să fie corelat cu planul generalde gestionare a unei situaţii de urgenţă.b) Analiza situaţiei din perspectiva comunicării; stabilirea obiectivelorAnaliza situaţiei se poate materializa într-un dosar de lucru care cuprinde două secţiuni:analiza factorilor interni (se trec în revistă structurile şi procesele relevante pentru situaţia în cauză,gestionarea unor situaţii de aceeaşi factură în trecut) şi analiza factorilor externi (se referă îndeosebila segmentele de public afectate de acea situaţie). Această analiză permite efectuarea unei evaluăritip SWOT având ca urmare elaborarea obiectivelor de comunicare.c) Stabilirea echipei de management şi a responsabilităţilor fiecărui membruDocumentaţia necesară pentru managementul comunicării la nivelul centrului de comunicareşi informare publică trebuie să cuprindă:1) listele cu:– persoanele care vor fi purtători principali şi secundari de mesaj;– persoanele desemnate să îndeplinească sarcini în cadrul centrului de comunicare şiinformare publică;– echipele de intervenţie, persoanele de contact şi coordonatele acestora; persoaneledesemnate să reprezinte echipele în relaţia cu mass-media;43 Regester, M., Larkin, J. (2008), p. 208.44 Aurel, Udor (2010), pp. 25-2645