Almanach PZF 2022 - rok XII

Faktoring • Rok XII (2022)
Czy Krajowy System e-Faktur (KSeF) to tylko obowiązek... ■ 99
uznany za wystawioną fakturę aż do czasu ponownego przesłania do KSeF ‐u
poprawnych danych. Po poprawieniu, weryfikacji i ponownym przesłaniu
przypisana zostanie bieżąca data oraz nadany numer identyfikacyjny.
Jeśli jednak faktura nie zostanie przyjęta i wystawiona w KSeF ‐ie na przełomie
dnia, miesiąca czy roku, jakie będą konsekwencje dla firmy? Czy da
się je zneutralizować? Jako przykład do zastanowienia można podać tutaj
problem kursu waluty użytego do przeliczenia na PLN, który zależny jest
od daty wystawienia faktury. Nie ma tutaj oczywistych rozwiązań. Jako organizacja
mamy jednak wpływ na moment wysyłania pliku do KSeF ‐u –
możemy spróbować zabezpieczyć się przed takim ryzykiem. Można zidentyfikować
wrażliwe operacje i narzucić na przykład ograniczenia czasowe
w obrębie doby, tak aby wystawiona danego dnia faktura na pewno została
zarejestrowana w KSeF ‐ie z poprawną datą.
Inną konsekwencją obowiązkowej współpracy z KSeF ‐em są nowe definicje
daty wystawienia i daty otrzymania faktury. Data wystawienia to
data przesłania jej do KSeF ‐u, czyli zainicjowania przesyłki w ramach nawiązanej
sesji. Data ta może być inna niż data nadania identyfikatora KSeF.
Data otrzymania to dzień nadania identyfikatora KSeF. Analogicznie jak
w procesie sprzedaży, kiedy data wystawienia determinuje kurs waluty użyty
do przeliczenia faktury na PLN, data wystawienia może zmienić okres
księgowy w przypadku jej przesunięcia na następny dzień. W celu wyeliminowania
ryzyka wystąpienia takiego przypadku można dostosować system
księgowy, aby opierał się na nowych datach. Szczególnie istotne jest to
w przypadku wystawiania faktur na przełomie miesięcy i lat.
KSeF nie weryfikuje błędów rachunkowych w fakturze. W razie błędów
konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Wszystkie korekty
sprzedaży wystawiane są w KSeF ‐ie analogicznie do samej faktury – należy
przygotować plik XML, którego dodatkowym wymaganiem jest konieczność
podania identyfikatora faktury pierwotnej nadanego wcześniej przez
KSeF. W procesach automatycznych oznacza to wymóg przechowywania
dla każdej faktury identyfikatora KSeF w razie konieczności wystawienia
do niej korekty.
Wprowadzenie powyższych zabezpieczeń i zmian wiąże się z koniecznością
rozbudowy systemów informatycznych w celu gromadzenia
i przechowywania nowych danych, takich jak: data przesłania faktury
do KSeF ‐u, identyfikator faktury w KSeF ‐ie, UPO.
Proces wystawiania faktury w kontekście KSeF ‐u wiąże się jeszcze z szeregiem
innych zagadnień do ustalenia. Przykładem może być okres przej‐