Almanach PZF 2022 - rok XII

Faktoring • Rok XII (2022)
92 ■ Agnieszka Chargot
Inne korzyści, które organizacje mogą osiągnąć dzięki korzystaniu
z KSeF ‐u, to przyspieszenie rozliczeń finansowych, ponieważ skrócenie
czasu obiegu dokumentów między firmami umożliwia szybsze dokonywanie
płatności, a to korzystnie wpływa na wzajemne rozliczenia.
Wprowadzenie KSeF ‐u eliminuje możliwość zagubienia lub zniszczenia
faktury. Wiąże się z tym brak konieczności wystawiania duplikatów –
kontrahent zawsze ma zapewniony dostęp do faktury w KSeF ‐ie.
KSeF rozwiązuje największy problem przy automatyzacji ewidencji
kosztów, czyli odczyt danych z faktury. Opierając się na jednakowej strukturze
pliku od każdego polskiego dostawcy, pojawia się możliwość ich automatycznej
ewidencji, wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów lub
nawet zaksięgowania i opłacenia. Osiągnąć można również znaczące przyspieszenie
obrotu towarami.
KSeF pomaga wyeliminować elementarne błędy pojawiające się w ewidencji,
których źródłem jest człowiek: nieprawidłowe daty, wartości i numerowanie.
Dzięki identyfikatorowi KSeF dla danej faktury jesteśmy w stanie
nie dopuścić do wielokrotnego, błędnego zamieszczania dokumentów
w księgach. Identyfikator każdego z nich jest unikalny i z zasady w ewidencji
powinien zaistnieć tylko raz. Kontrole w systemie informatycznym
właśnie na nim oparte wychwycą każdą próbę wprowadzenia tego samego
identyfikatora.
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat
(licząc od końca roku, w którym zostały wystawione). Nie będą miały zatem
do nich zastosowania przepisy o przechowywaniu i archiwizacji faktur,
uwzględnionych w art. 112 i art. 112a ustawy. KSeF zdejmuje tym samym
z podatnika obowiązek archiwizowania dokumentów.
Jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych
w KSeF ‐ie jest niewystarczający dla podatnika, to może on
nadal je przechowywać po upływie wspomnianego czasu poza systemem
(do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Wówczas
odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy art. 112 i art. 112a ustawy.
Przygotowanie do KSeF
Zgodnie z ideą KSeF ‐u, e ‐Faktura ma być głównie generowana w systemach
informatycznych (tzw. komercyjnych rozwiązaniach) podatnika. Następnie,
za pośrednictwem dedykowanego API, ma być przesyłana i wystawiana