Almanach PZF 2022 - rok XII

Faktoring • Rok XII (2022)
100 ■ Agnieszka Chargot
ściowy do czasu wprowadzenia KSeF ‐u jako obowiązku (okres przejściowy
przypada między 1 stycznia 2022 roku a dniem wprowadzenia obowiązkowego
KSeF). Jeśli w tym okresie odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymanie
faktury przy użyciu KSeF ‐u, sprzedawca wystawia fakturę i jednocześnie
przekazuje ją odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. w formie elektronicznej
lub papierowej. Ważna jest kolejność: najpierw należy wystawić
fakturę w KSeF ‐ie, potem zwizualizować i wysłać do odbiorcy. Odwrotna
kolejność oznacza podwójne wystawienie faktury i wiąże się z tym podwójne
opodatkowanie.
Proces zakupu
Teoretycznie KSeF nie dotyczy dokumentu zakupu, czyli faktury, gdzie podatnik
ponosi koszty i jest jej odbiorcą. Jednak gdy KSeF będzie obowiązkowy
lub gdy w okresie przejściowym dobrowolnie zgodzimy się na odbiór
faktur bezpośrednio z KSeF ‐u, sprzedawca jest zwolniony z konieczności
dostarczania nam dokumentu sprzedaży, wtedy jedyną podstawą do zaksięgowania
jest dokument pobrany z KSeF ‐u. Każda firma ponosi koszty związane
z prowadzoną działalnością, więc tym sposobem temat pobierania danych
o fakturach zakupowych dotyczyć może wszystkich podatników.
Dokumenty pobierane są w formie pliku XML w strukturze KSeF ‐u.
Oznacza to, że po pierwsze, należy zintegrować system do ewidencji kosztów
z KSeF ‐em poprzez API, pobrać pliki XML faktur, a następnie umieć
je zinterpretować, zaewidencjonować, zweryfikować i zaksięgować.
Minimalnym wymaganiem może być zaimportowanie pliku i umożliwienie
jego obejrzenia, tzn. przedstawienia danych zawartych w XML w postaci
graficznej umożliwiającej sprawną interpretację dokumentu przez użytkownika.
Podejściem docelowym powinno być jednak doprowadzenie do maksymalnej
automatyzacji ewidencji kosztów. Dla żadnego komercyjnego systemu
nie powinno stanowić problemu wyizolowanie podstawowych informacji
o fakturze, takich jak: daty, kwoty, NIP wystawiającego, i wyręczenie pracowników
przynajmniej w tym. Już samo to pozwoli na eliminację najczęściej
pojawiających się błędów: wprowadzania nieprawidłowych kwot i dat.
Wspomnieć też należy o możliwości usprawnienia procesu zakupu materiałów,
towarów i produktów. Korzystając z tego, że każdy sprzedawca krajowy
generować będzie identyczną co do struktury fakturę w postaci pliku
XML, można pokusić się o rozpoznawanie pozycji faktury i doprowadzić