Volume dei Pre-Atti - Università degli Studi di Sassari

118 Paolo Pellizzaro
studio, i provvedimenti, le frequenze, gli esami, la cessazione e la sospensione
delle carriere, gli esami di stato, le scuole di specializzazione, i dottorati
di ricerca e l’eventuale partecipazione a progetti di scambi internazionali.
In tal modo, è stato possibile procedere alla determinazione di una
specifica “ base dati “ delle Segreterie velocizzando le procedure, riducendo
i tempi lavorativi nelle varie fasi di raccolta, di valutazione e di
elaborazione dei dati e di creazione dei documenti, eliminando la fase di
recupero delle informazioni dagli archivi cartacei, gestendo le tasse in
via informatizzata ed interagendo con altre unità organizzative sia interne
che esterne.
Di fatto, al termine del progetto, la nuova procedura ha iniziato ad
essere utilizzata nella sua completezza in primo luogo dal Coordinamento
Segreterie Studenti e dalle singole segreterie studenti di ogni Facoltà,
ma anche dagli altri Uffici amministrativi centrali e periferici, debitamente
autorizzati, se interessati ed in relazione alle rispettive competenze
istituzionali.
Sicuramente il passaggio, forzatamente in tempi brevi, ad un sistema
totalmente nuovo ha comportato dei problemi di vario genere. Il personale
interessato, pur fornendo comunque la massima disponibilità, ha
dovuto far fronte ad un’attività di formazione lunga e complessa. Il passaggio
dalla vecchia alla nuova procedura ha portato, in qualche caso, ad
alcuni ritardi nel caricamento dei dati. La necessità di personalizzare il
nuovo sistema alle esigenze del nostro Ateneo e alle novità normative
esterne ed interne ha sicuramente frapposto qualche ostacolo.
Allo stato attuale, si può però dire che i problemi prospettati sono in
via di soluzione.
È attualmente in fase di avvio un progetto che consentirà alle segreterie
di operare in tempo reale, portando a definizione le pratiche di
competenza nella stessa giornata del loro ingresso in Ufficio, una volta
completato il loro eventuale iter presso le Facoltà. Sono inoltre in programma
degli ulteriori incontri di formazione rivolti al personale operante
nelle Segreterie Studenti, nel Coordinamento, nell’Ufficio Scuole
e Dottorati, nell’Ufficio Orientamento, nelle Presidenze di Facoltà. Il
completamento della formazione farà in modo che il personale coinvolto
sarà finalmente in grado di utilizzare la procedura informatizzata
delle segreterie studenti in tutte le sue potenzialità, attualmente ancora
non completamente conosciute dagli stessi operatori.