Geschäftsbericht 2010/11 - MVV Investor

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MVV ENERGIE Zusammengefasster Lagebericht
Internes Kontrollsystem zum Rechnungslegungsprozess
nach §§ 289 Abs. 5, 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB
Im Rahmen der Finanzberichterstellung besteht das Risiko, dass
ein unentdeckter Fehler in einem rechnungslegungsrelevanten
Prozess zu einer Falschaussage im Abschluss der MVV Energie
Gruppe führen kann. Um diesem Risiko entgegenzuwirken,
haben wir innerhalb der MVV Energie Gruppe ein internes
Kontrollsystem (IKS) eingerichtet, das der Sicherstellung der
Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen
Rechnungslegung – einschließlich der Anhangerstellung
und der Lageberichterstattung – dienen soll. Darüber hinaus
haben wir ein konzerneinheitliches Risikomanagementsystem
(RMS) zur Risikoidentifi kation, -analyse, -bewertung und
-berichterstattung implementiert.
Ziele und Geltungsbereich des Kontrollsystems
Das rechnungslegungsbezogene IKS erstreckt sich auf die
Finanzberichterstattung im gesamten MVV Energie Konzern und
beinhaltet Grundsätze, Verfahren, Regelungen und Maßnahmen
zur Sicherstellung einer vollständigen, richtigen und zeitnahen
Erfassung von Geschäftsvorfällen unter Einhaltung der gesetzlichen
Vorgaben. Zudem wird die Einhaltung der gesetzlichen
Vorgaben durch einen Compliance-Management-Bericht jährlich
bestätigt. Vorstände und Geschäftsführer unserer Tochtergesellschaften
sowie ausgewählte Bereichs- und Konzernabteilungsleiter
der MVV Energie Gruppe leisten jährlich einen internen
Bilanzeid.
Grundlagen der Rechnungslegung
Das rechnungslegungsbezogene IKS ist integraler Bestandteil
der Rechnungslegungs- und Finanzberichterstattungsprozesse
der MVV Energie Gruppe. Zu den Grundlagen des IKS innerhalb
der Aufbau- und Ablauforganisation gehören das Vier-
Augen-Prinzip und die konsequente Umsetzung von Funktionstrennungen
sowie Richtlinien, Verfahrensanweisungen und
Genehmigungsprozesse, die durch ein internes Informations-
und Kommunikationssystem unterstützt werden.
Maßnahmen zum Verhindern und Aufdecken von Fehlern sind
in Form von systemunterstützten und manuellen Kontrollen in
den Prozessen integriert oder als Überwachungskontrollen im
Verantwortungsbereich von Gruppenleitern, Abteilungsleitern,
Bereichsleitern und Vorstand eingerichtet.
MVV Energie 2010 / 11
Aufbauorganisation: konzernweit einheitliche Standards
Der kaufmännische Bereich der MVV Energie AG ist verantwortlich
für die Erstellung des Einzelabschlusses der MVV
Energie AG, des Konzernabschlusses der MVV Energie Gruppe
sowie für das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem.
Die MVV Energie Gruppe verfolgt das Ziel, die internen
Kontrollsysteme auf einen konzernweit einheitlichen Standard
zu bringen. Um der Forderung eines dokumentierten
und jederzeit nachvollziehbaren IKS nachzukommen, wurde
bei der MVV Energie AG bereits im Geschäftsjahr 2009/10
erfolgreich eine standardisierte Vorgehensweise zur Prozess-
und Kontrolldokumentation implementiert. Die MVV Energie
AG steuert zentral die Projektorganisation für die Einführung
eines konzerneinheitlichen IKS in der MVV Energie Gruppe;
im Berichtsjahr hat sie die Teilkonzerne Stadtwerke Kiel AG
und Energieversorgung Offenbach AG bei der Einführung und
Umsetzung des IKS unterstützt. So konnten das Know-how
und die gewonnenen Erfahrungen der Mitarbeiter, die bei der
MVV Energie AG mit dem IKS betraut sind, bei den Tochtergesellschaften
in Kiel und Offenbach sinnvoll und kostensparend
genutzt werden. In beiden Teilkonzernen konnte das interne
Kontrollsystem bis zum 30. September 2011 umgesetzt und
die Dokumentation der Kontrollhandlungen nach diesem standardisierten
Verfahren abgeschlossen werden.
Die Ablauforganisation ist in den abschlussrelevanten Bereichen
der MVV Energie AG durch eine spezielle Software dargestellt
und im Intranet veröffentlicht. Einzelfallbezogene Regelungen,
die den Prozessablauf detaillierter beschreiben, sind als zusätzliche
Informationen im Prozessablauf hinterlegt. Der Abschluss
wird unter Einhaltung eines Terminplans erstellt; dieser berücksichtigt
alle Bereiche, die Daten für die Erstellung des Finanzberichts
zur Verfügung stellen müssen. Permanent wird die
rechtzeitige Anlieferung von Informationen zu den jeweiligen
Terminen überwacht, die angelieferten Daten werden dokumentiert;
beides erfolgt standardisiert und ist jederzeit nachvollziehbar.
Unterstützt wird das Rechnungswesen durch ein integriertes
Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System). Durch im
ERP-System hinterlegte Validierungen, die Daten auf ihre Gültigkeit
prüfen, sollen systemseitig Fehler im Vorhinein vermieden
werden. Mit einem im ERP-System hinterlegten Benutzerberechtigungskonzept
soll gleichzeitig ein unberechtigter Zugriff auf
Daten und Systeme ausgeschlossen werden sowie auf Systemeinstellungs-,
Buchungs- und Berichtsfunktionen.