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214 214 BuB | Lesesaal Wolf Steinbrecher, Cornelia Vonhof Eine Bibliothek räumt auf Projekt zum prozessorientierten Dokumentenmanagement an der Hochschule der Medien Stuttgart Das Thema scheint banal – ist aber in den allermeisten Organisationen ein riesiges Problem: der Umgang mit und die Ablage von vor allem elektronischen Dokumenten, sodass sie im Team ohne Zeitverlust, Stress und Frust gefunden werden können. Professorin Cornelia Vonhof und Wolf Steinbrecher haben in einem studentischen Projekt an der Hochschule der Medien Stuttgart das Thema »Prozessorientiertes Dokumentenmanagement« behandelt und in einer umfangreichen Studie für die Stadtbibliothek Göppingen einen Ordner- und Aktenplan entwickelt, der sich an den Prozessen der Bibliothek orientiert. Diese Geschichte erzählt man am besten vom Ende her. Am Ende stand der Ordnerplan. Ein Ordnerplan ist eine Systematik zur Klassifi - zierung der internen Dokumente einer Bibliothek oder anderen Einrichtung. Wie bei Systematiken üblich, erfolgt dies durch numerische oder alphanumerische Ordnungszeichen und eine Klassenbezeichnung. Nach dieser Systematik werden alle Dokumente der Organisation klassifi ziert, sowohl die elektronischen als auch die Papierdokumente (siehe Abbildung 1 auf dieser Seite). Die Systematik wird auf der einen Seite als Verzeichnis elektronischer Ordner auf dem Server hinterlegt – in unserem Beispielprojekt ein normales Windows- Filesystem. Sie dient auf der anderen Seite zur Ordnung der Papierdokumente und letztlich zur Beschriftung der Ordner, die diese Papierdokumente enthalten (siehe Abbildung 2 auf Seite 215). Der Nutzen Ein Ordnerplan erreicht verschiedene Ziele, auch dann, wenn keine spezielle Dokumentenmanagementsoftware eingesetzt wird: � Transparenz: Das ist ein wesentlicher Nutzen eines Ordnerplans. Voraussetzung ist die Trennschärfe der Ordnung, die wiederum Eindeutigkeit gewährleistet. Es gilt das Prinzip: ein Dokument – ein Ort. Jeder Mitarbeiter soll schnell wissen, wo ein Dokument hingehört (kein langes Überlegen bei der Ablage) und wo er ein Dokument fi ndet (geringer Suchaufwand). � Teamfähigkeit: Bisher hatte jeder Mitarbeiter »seine« Ordnung für sich relativ übersichtlich defi niert, wobei viel Strukturwissen in den jeweiligen Köpfen bewahrt wurde. Jetzt aber soll eine transparente Dokumentenstruktur für das gesamte Team gültig sein. www.B–u–B.de Praxis � Hybridsystem 1 : Das »papierlose Büro« bleibt (vorerst) Utopie. Papierdokumente werden mittelfristig neben den elektronischen existieren – wenn auch voraussichtlich mit abnehmender Tendenz. Der Ordnerplan sorgt dafür, dass die beiden Welten zumindest gleich strukturiert sind – die Mitarbeiter müssen nicht mehr umdenken, wenn sie vom PC zum Regal mit den Aktenordnern gehen oder umgekehrt. Wenn es zu einem Thema einen elektronischen wie auch einen Papierordner gibt, dann heißen beide gleich und sind im Innern identisch aufgebaut. � Wir-Identität: Eine Person defi niert sich auch über die Ordnung, mit der sie den sie umgebenden Raum prägt. Im gleichen Maße kann ein Team sich nicht als Team fühlen, solange es nicht über eine gemeinsame Ordnungsstruktur für die sie umgebenden Dingen verfügt. Das Optimierungsprojekt Die neue Ordnerstruktur ist Ergebnis eines Studienprojekts 2 der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) im Sommersemester 2010. Cornelia Vonhof, Professorin im Studiengang Bibliotheks- und Informationsmanagement an der Hochschule, und Wolf Steinbrecher von der Beratungsfi rma balanceX aus Karlsruhe boten das Thema »Dokumentenmanagement in einer Bibliothek« als Bachelorprojekt an. Cornelia Vonhof wollte angehende Information Professionals mit Methoden zum Management interner Dokumente vertraut machen und Dokumentenmanagement als Baustein des Wissens- und Informationsmanagements einer Organisation vermitteln. Wolf Steinbrecher hatte das Interesse, neben seiner Beratertätigkeit mit Studierenden zu arbeiten und seine Methode der Prozessorientierten Ablagestruktur mit einer anderen Generation auszutauschen. Abbildung 1. Ausriss aus dem neuen Ordnerplan der Stadtbibliothek Göppingen BuB | 63 (2011) 3
Praxis Abbildung 2. Der Ordnerplan strukturiert die elektronische und die Papierablage parallel. Es ist das Kerngeschäft von Bibliotheken, Information und Wissen systematisch zu erschließen und wieder auffi ndbar zu machen. Bibliothekarinnen und Bibliothekare tun dies auch tagtäglich erfolgreich mit Medien und Dokumenten für die Kunden. Dagegen zeigt sich immer wieder, dass der Umgang mit internen elektronischen und gedruckten Dokumenten in Bibliotheken ein ungelöstes Problem ist. Dieser Widerspruch mag der Grund sein, warum sich die Suche nach einer Bibliothek, die sich als Projektpartnerin und Versuchsobjekt am Projekt beteiligen wollte, als gar nicht so einfach erwies. Die Stadtbibliothek Göppingen hatte den Mut, sich in die Karten schauen zu lassen und sah die Chance, sich vom Projektteam nicht nur eine neue Ordnerstruktur, sondern sich auch eine neue Philosophie des Umgangs mit internen Dokumenten entwickeln zu lassen: eine prozess- und teamorientierte Ordner- und Ordnungsstruktur. Die Vorgeschichte Offi ziell existiert für die Stadtbibliothek Göppingen ein Aktenplan aus den Siebzigerjahren als Teil des »Kommunalen Aktenplans« 3 der Stadtverwaltung. Aber wie bei vielen kommunalen Einrichtungen und Ämtern, die nicht zum traditionellen Kernbereich behördlicher Verwaltungsprozesse gehören (von Volkshochschulen über IT-Abteilungen bis zu technischen Ämtern) klaffen Anspruch und Wirklichkeit auseinander. So wurde der Aktenplan nie konsequent angewendet und Änderungen, die in den letzten 40 Jahren im Bibliothekswesen stattgefunden haben, sind spurlos an ihm vorüber gegangen. Letztlich hat aber vor allem die Einführung der EDV für interne Arbeitsabläufe ab Anfang oder Mitte der BuB | 63 (2011) 3 Neunzigerjahre dem Aktenplan den Gnadenstoß versetzt. Die ersten PCs wurden noch als bessere Schreibmaschinen genutzt: Damit wurden Briefe erstellt, ausgedruckt, als Kopie in den Papierordner abgelegt und dann auf dem PC gelöscht. Nach und nach wurden bestimmte Dokumente länger auf dem PC gespeichert, vor allem Formulare und Tabellenkalkulationen. Jeder Mitarbeiter hatte seinen eigenständigen PC und darauf sein eigenes Ordnungssystem. Das änderte sich auch Die ersten PCs wurden noch als bessere Schreibmaschinen genutzt. nicht grundlegend, als die PCs vernetzt wurden. Jeder behielt oder erhielt auf dem gemeinsamen Laufwerk einen »Persönlichen Ordner« 4 , in dem laufende Dokumente aus dem eigenen Aufgabenbereich und Kopien von häufi g benötigten Formularen abgelegt wurden. Nur ab und zu wurden Dateien über diese Ordnergrenzen hinweg ausgetauscht. Dabei entstanden ganz selbstverständlich Kopien, die Mehrfachablage des gleichen Dokuments erschien völlig normal. Auf laufende Dokumente konnte im Vertretungsfall nicht ohne Weiteres zugegriffen werden, Formularversionen in »Persönlichen Ordnern« waren oft veraltet, weil sie bei einer Überarbeitung des Originalformulars nicht zeitnah aktualisiert wurden. Vom Standpunkt des Einzelnen aber hatte die »eigene« Dokumentensammlung große Vorteile: Sie stellte quasi die persönliche »Favoritenliste« dar. Eine Ausnahme stellten Projekte dar. Hier wurden auch gemeinsam genutzte Ordner eingerichtet. So etablierte sich im EDV-Netz eine naturwüchsige Ordnung aus personenbe- www.B–u–B.de 215 Lesesaal | BuB 215 zogenen, projektbezogenen und zum Teil auch objektbezogenen Ordnern, ohne gemeinsame Systematik. Mit Einführung Dass Veränderungen notwendig sind, war unstrittig. der E-Mails wurde Papier schlagartig entwertet und die elektronischen Dokumente zum unbestritten führenden Medium. Spätestens jetzt machte sich das latente Durcheinander im IT-Netz als ärgerliche Hürde in der Zusammenarbeit bemerkbar. Dazu gehörten auch individuelle und teilweise kryptische Namensgebungen für Dokumente und Ordner. Für Vertretungen waren diese kaum nachvollziehbar, sie zogen immer wieder langwierige Recherchen nach sich. Wenn Dokumente Namen wie »Brief_neu.doc« oder »Statistik_aktu ell.xls« tragen, dann ist der Inhalt aus dem Namen nicht ersichtlich. Die Folge: Das Dokument muss erst geöffnet werden, um festzustellen, ob es das gesuchte ist. Wenn ein Ordner »Lichtschranke« heißt, so ist dies ein weiteres Beispiel für eine spontane Bezeichnung, die nur dem Namensgeber verständlich ist: Gemeint sind nämlich keineswegs Dokumente zum technischen Gerät am Bibliothekseingang, sondern Statistiken der Besucherzahlen (welche allerdings mithilfe der Lichtschranke erfasst werden). Oder die diversen Ordner »Fotos«: »Hier wurden alle Fotos unter ›Fotoarchiv‹ 1 »Die vorangestellte Bezeichnung Hybrid- betont ein aus unterschiedlichen Arten […] zusammengesetztes Ganzes« (Wikipedia). Hier wird damit eine einheitliche Ordnung für Papier- und elektronische Dokumente bezeichnet. 2 Studentische Projektteilnehmerinnen aus dem 5. und 6. Semester des Bachelor-Studiengangs waren: Ruth Ackermann, Indra Clemens, Linda Donalies, Martin Enßlen, Kerstin Fink, Kathrin Flohr, Sebastian Fösel, Christine Gärtner, Katrin Grünenwald, Maren Hildenbrand, Sina Hofmann, Maria Holzmann, Simone Kauschka, Lena Kefer, Kira Weickel, Mareike Zimmermann. 3 Verwendet wird der sogenannte Boorberg- Aktenplan. 4 Mit »Persönlichen Ordnern« wurden in der Stadtbibliothek Göppingen Ordner bezeichnet, in denen unter dem Namen der Mitarbeiterin ausschließlich dienstliche Dokumente abgelegt sind, die zum jeweiligen Arbeitsgebiet gehören und deren interne Struktur allein von der jeweiligen »Eigentümerin« bestimmt wird. »Private Ordner« in dem Sinne, dass private Dokumente auch auf dem dienstlichen Rechner abgespeichert werden, waren nicht Gegenstand des Projektes.
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