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Praxis
Abbildung 2. Der Ordnerplan strukturiert die elektronische und die Papierablage parallel.
Es ist das Kerngeschäft von Bibliotheken,
Information und Wissen systematisch
zu erschließen und wieder auffi ndbar
zu machen. Bibliothekarinnen und
Bibliothekare tun dies auch tagtäglich
erfolgreich mit Medien und Dokumenten
für die Kunden. Dagegen zeigt sich immer
wieder, dass der Umgang mit internen
elektronischen und gedruckten Dokumenten
in Bibliotheken ein ungelöstes
Problem ist.
Dieser Widerspruch mag der Grund
sein, warum sich die Suche nach einer
Bibliothek, die sich als Projektpartnerin
und Versuchsobjekt am Projekt beteiligen
wollte, als gar nicht so einfach erwies.
Die Stadtbibliothek Göppingen hatte den
Mut, sich in die Karten schauen zu lassen
und sah die Chance, sich vom Projektteam
nicht nur eine neue Ordnerstruktur,
sondern sich auch eine neue Philosophie
des Umgangs mit internen Dokumenten
entwickeln zu lassen: eine prozess- und
teamorientierte Ordner- und Ordnungsstruktur.
Die Vorgeschichte
Offi ziell existiert für die Stadtbibliothek
Göppingen ein Aktenplan aus den Siebzigerjahren
als Teil des »Kommunalen Aktenplans«
3 der Stadtverwaltung. Aber wie
bei vielen kommunalen Einrichtungen
und Ämtern, die nicht zum traditionellen
Kernbereich behördlicher Verwaltungsprozesse
gehören (von Volkshochschulen
über IT-Abteilungen bis zu technischen
Ämtern) klaffen Anspruch und Wirklichkeit
auseinander.
So wurde der Aktenplan nie konsequent
angewendet und Änderungen, die in den
letzten 40 Jahren im Bibliothekswesen
stattgefunden haben, sind spurlos an ihm
vorüber gegangen. Letztlich hat aber vor
allem die Einführung der EDV für interne
Arbeitsabläufe ab Anfang oder Mitte der
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Neunzigerjahre dem Aktenplan den Gnadenstoß
versetzt.
Die ersten PCs wurden noch als bessere
Schreibmaschinen genutzt: Damit wurden
Briefe erstellt, ausgedruckt, als Kopie
in den Papierordner abgelegt und dann auf
dem PC gelöscht. Nach und nach wurden
bestimmte Dokumente länger auf dem PC
gespeichert, vor allem Formulare und Tabellenkalkulationen.
Jeder Mitarbeiter hatte seinen eigenständigen
PC und darauf sein eigenes
Ordnungssystem. Das änderte sich auch
Die ersten PCs wurden noch als
bessere Schreibmaschinen genutzt.
nicht grundlegend, als die PCs vernetzt
wurden. Jeder behielt oder erhielt auf dem
gemeinsamen Laufwerk einen »Persönlichen
Ordner« 4 , in dem laufende Dokumente
aus dem eigenen Aufgabenbereich
und Kopien von häufi g benötigten Formularen
abgelegt wurden. Nur ab und zu
wurden Dateien über diese Ordnergrenzen
hinweg ausgetauscht. Dabei entstanden
ganz selbstverständlich Kopien, die
Mehrfachablage des gleichen Dokuments
erschien völlig normal. Auf laufende Dokumente
konnte im Vertretungsfall nicht
ohne Weiteres zugegriffen werden, Formularversionen
in »Persönlichen Ordnern«
waren oft veraltet, weil sie bei einer
Überarbeitung des Originalformulars
nicht zeitnah aktualisiert wurden. Vom
Standpunkt des Einzelnen aber hatte die
»eigene« Dokumentensammlung große
Vorteile: Sie stellte quasi die persönliche
»Favoritenliste« dar.
Eine Ausnahme stellten Projekte dar.
Hier wurden auch gemeinsam genutzte
Ordner eingerichtet.
So etablierte sich im EDV-Netz eine
naturwüchsige Ordnung aus personenbe-
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zogenen, projektbezogenen und zum Teil
auch objektbezogenen Ordnern, ohne gemeinsame
Systematik. Mit Einführung
Dass Veränderungen notwendig
sind, war unstrittig.
der E-Mails wurde Papier schlagartig entwertet
und die elektronischen Dokumente
zum unbestritten führenden Medium.
Spätestens jetzt machte sich das latente
Durcheinander im IT-Netz als ärgerliche
Hürde in der Zusammenarbeit bemerkbar.
Dazu gehörten auch individuelle und
teilweise kryptische Namensgebungen für
Dokumente und Ordner. Für Vertretungen
waren diese kaum nachvollziehbar, sie
zogen immer wieder langwierige Recherchen
nach sich. Wenn Dokumente Namen
wie »Brief_neu.doc« oder »Statistik_aktu
ell.xls« tragen, dann ist der Inhalt aus dem
Namen nicht ersichtlich. Die Folge: Das
Dokument muss erst geöffnet werden, um
festzustellen, ob es das gesuchte ist. Wenn
ein Ordner »Lichtschranke« heißt, so ist
dies ein weiteres Beispiel für eine spontane
Bezeichnung, die nur dem Namensgeber
verständlich ist: Gemeint sind nämlich
keineswegs Dokumente zum technischen
Gerät am Bibliothekseingang, sondern
Statistiken der Besucherzahlen (welche allerdings
mithilfe der Lichtschranke erfasst
werden).
Oder die diversen Ordner »Fotos«:
»Hier wurden alle Fotos unter ›Fotoarchiv‹
1 »Die vorangestellte Bezeichnung Hybrid- betont
ein aus unterschiedlichen Arten […] zusammengesetztes
Ganzes« (Wikipedia). Hier
wird damit eine einheitliche Ordnung für Papier-
und elektronische Dokumente bezeichnet.
2 Studentische Projektteilnehmerinnen aus
dem 5. und 6. Semester des Bachelor-Studiengangs
waren: Ruth Ackermann, Indra
Clemens, Linda Donalies, Martin Enßlen,
Kerstin Fink, Kathrin Flohr, Sebastian Fösel,
Christine Gärtner, Katrin Grünenwald,
Maren Hildenbrand, Sina Hofmann, Maria
Holzmann, Simone Kauschka, Lena Kefer,
Kira Weickel, Mareike Zimmermann.
3 Verwendet wird der sogenannte Boorberg-
Aktenplan.
4 Mit »Persönlichen Ordnern« wurden in der
Stadtbibliothek Göppingen Ordner bezeichnet,
in denen unter dem Namen der Mitarbeiterin
ausschließlich dienstliche Dokumente
abgelegt sind, die zum jeweiligen Arbeitsgebiet
gehören und deren interne Struktur
allein von der jeweiligen »Eigentümerin« bestimmt
wird. »Private Ordner« in dem Sinne,
dass private Dokumente auch auf dem dienstlichen
Rechner abgespeichert werden, waren
nicht Gegenstand des Projektes.