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Praxis
Vor diesem Hintergrund wurde die neue
Dokumentenordnung auf der Grundlage
des Prozessorientierten Ablagesystems 6
erarbeitet. Das Charakteristische dieser
Methode besteht darin, dass sie zwar ein
allgemeines Muster zugrunde legt, dieses
aber sehr gründlich der jeweiligen Organisation
und ihrer Prozessstruktur anpasst.
Begonnen wurde deshalb mit einer
Interviewstaffel, an der Vertreter aller
Arbeitsbereiche teilnahmen. In den Interviews
wurde die auf den Servern vorgefundene
Ordnerstruktur analysiert. Ziel war
es, zu einer Bewertung zu gelangen, welche
Ablage- und Suchstrategien erfolgreich
und bewahrenswert sind und welche sich
Gut aufgesetzte Dokumentenmanagement-Projekte
wollen Wege
weisen zu geordneten Beziehungen.
in der Praxis als nicht teamfähig erwiesen
haben. Aus den Ergebnissen der Interviews
und den Analysen der bestehenden Ordnerstruktur
wurde eine Prozesslandkarte
entwickelt, die die Arbeitsabläufe der Bibliothek
und ihre Verzahnung transparent
macht (siehe Abbildung 3 auf Seite 216).
Die Prozesse wurden nun gruppiert
und in eine erste Version des Ordnerplans
für die Stadtbibliothek überführt. In dieser
Version wurden nur sogenannte Vorgangsdokumente
berücksichtig, das heißt,
solche Dokumente, die sich unmittelbar
auf die laufenden konkreten Tätigkeiten
der Bibliothek beziehen. Nach einer zweiten
Interviewstaffel wurde der Ordnerplan
um Systemstellen für nicht vorgangsgebundene
oder vorgangsübergreifende
Dokumente (wie zum Beispiel Formulare
oder Wissensdokumente) erweitert.
Auch für das heikle Problem des Umgangs
mit den »Persönlichen Ordnern«
wurde eine Lösung entwickelt, die sicherstellt,
dass ihre Funktion als Favoritenliste
erhalten bleibt. So wurden für die Zukunft
folgende Festlegungen getroffen:
Die »Persönlichen Ordner« als Container
für Kopien von Dokumenten gibt es nicht
mehr. Will man sich eine eigene Ablage
für häufi g benötigte Dateien und Ordner
schaffen, so kann dies nur über »Verknüpfungen«
erfolgen. Um dies zu erreichen,
stellte es sich als erforderlich heraus, einen
Teil der Mitarbeitenden im Umgang mit
Windows, Explorer und dem Einsatz von
Tastenkombinationen zu schulen.
Zur Pfl ege des neuen Ordnerplans
wurde der Stadtbibliothek ein Access-Programm
zur Verfügung gestellt, mit dem
neue Windows-Ordner angelegt werden
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können, das Rückenschilder für Papierordner
ausdruckt und das das regelmäßige
»Aufräumen« der Festplatten, also das
Aussondern veralteter Dokumente, unterstützt.
Das Ergebnis – Alles in Ordnung?
Dokumentenmanagement, hier allgemein
verstanden als Optimierung der Teamablage,
ist ein Thema, das Organisationen
gerne vor sich her schieben. Das Thema
Ordnung gilt nämlich als verstaubt und ist
aufgrund vielfältiger leidvoller Kindheitserfahrungen
(»jetzt räum’ bitte endlich
dein Zimmer auf«) auch in unserem limbischen
System meist nicht positiv konnotiert.
Hier müssen Umwertungen stattfi nden,
wenn ein Projekt gelingen soll. Ordnung
muss nicht rigide und unfl exibel
sein, sie kann elastisch und dynamisch
sein und trotzdem den Menschen im
Team Orientierung bieten. Dann ist sie
nicht nur modern, sondern wird gerade in
Zeiten zunehmender Unübersichtlichkeit
unverzichtbar.
Noch ist nicht sicher, ob das Projekt der
Göppinger Stadtbibliothek alle Erwartungen
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
wird erfüllen können. Aber die wesentliche
Grundlage dafür ist gelegt: Die Ablagestruktur
ist durch das Projekt zu einem
Thema im Team geworden, es wurden
Dokumentenmanagement-Beauftragte
bestimmt, die sich aktiv um die Ablage
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Lesesaal | BuB 217
Cornelia Vonhof ist
Professorin im Studiengang
Bibliotheks-
und Informationsmanagement
an der
Hochschule der Medien
Stuttgart (HdM)
und gehört dem BIB-
Bundesvorstand an.
Zu ihrem Lehr- und Forschungsgebiet
»Public Management« gehören Themen
wie Management, Organisationsentwicklung
und Qualitätsmanagement. –
Kontakt: vonhof@hdm-stuttgart.de
und deren Weiterentwicklung kümmern
und zunehmend wird darüber gesprochen:
»Wo kommt denn das wohl hin?« Gemeinsam
werden Zweifelsfälle entschieden
und die dabei getroffenen Festlegungen
werden in der Ordnerplan-Software festgehalten,
auf die alle Mitarbeitenden Zugriff
haben. So wird auch der Ordnerplan
selber nicht als unveränderliches Schema,
sondern als ein sich entwickelndes System
verstanden (siehe Abbildung 4 auf dieser
Seite).
Gut aufgesetzte Dokumentenmanagement-Projekte
wollen Wege weisen zu
geordneten Beziehungen: Beziehungen
zwischen Menschen und Dingen und
Beziehungen zwischen Menschen. Als sicherer
Boden unter den Füßen, um im Alltagsstress
zu »bestehen«.
Abbildung 4. Eine Prozesslandkarte listet die Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation
auf.
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