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216 216 BuB | Lesesaal
Frage Durchschnitt
Ich komme mit dem neuen Laufwerk gut zurecht. 3,5
Ich bin darauf vorbereitet, bis zum Jahresende 2010
ohne das alte Laufwerk zu arbeiten
4,0
Ich schätze den Nutzen der neuen Struktur für mich persönlich hoch ein. 3,5
Der Aufwand zur Einführung der neuen Struktur war
für mich persönlich hoch.
3,0
Ich fühlte mich während des Projektes über seinen Inhalt und
seinen Fortschritt informiert.
3,5
Ich fühlte mich in der Handhabung der neuen Ordnerstruktur
ausreichend unterwiesen.
4,0
Ich nehme häufig die Hilfe der DM-Beauftragten in Anspruch. 2,5
Wir sprechen uns im Team bei Unklarheiten ab
(z.B. wo bestimmte Dokumente gespeichert werden sollten).
Wenn mir Unregelmäßigkeiten auffallen (zum Beispiel wenn identische
Dokumente an verschiedenen Orten abgelegt sind; unklare Namensregeln)
– so ergreife ich die Initiative (ich versuche diese selbst zu
korrigieren oder mache den DM-Beauftragten darauf aufmerksam).
Abbildung 3. Sechs Monate nach Einführung des prozessorientierten Ordnerplans wurden die
Mitarbeitenden gebeten, die obenstehenden Fragen auf einer Skala von 0 = »trifft gar nicht zu«
bis 5 = »trifft voll und ganz zu« zu bewerten.
gespeichert. Es gibt keine Unterscheidung
zwischen internen oder externen Veranstaltungen.
Auch eine Zuordnung zum
jeweiligen Veranstaltungsordner wurde
scheinbar überhaupt nicht in Betracht gezogen.
Verständlicher wäre es, die Fotos
den jeweiligen Ordnern der Veranstaltungen
zuzuordnen und mit dem Schlagwort
›Foto‹ zu versehen. Dies würde das Auffi nden
bestimmter Bilder erheblich erleichtern.
[…] Auf Außenstehende wirkt die
elektronische Ablage der Stadtbibliothek
Göppingen wie ein großes, undurchschaubares
Durcheinander – fast wie ein Puzzle,
bei dem noch alle Teile durcheinander vor
einem liegen.« 5
Zwar hatte die Leitung der Stadtbibliothek
bereits versucht, hier gegenzusteuern
Wolf Steinbrecher;
Diplom-Volkswirt,
Studium der Wirtschaftswissenschaften
in Frankreich und
Deutschland; Berufliche
Tätigkeiten als
Systemprogrammierer,
als Controller
und Abteilungsleiter Organisation; seit
2001 selbstständiger Unternehmensberater
für Ablageoptimierung, Dokumentenmanagement
und Activity-Flow-Management,
Geschäftsführer der balanceX
GmbH, Karlsruhe.
und Vorgaben für die elektronische Ablage
defi niert. Diese sahen unter anderem
vor, dass Dokumente nicht im persönlichen
Ordner des Erstellers, sondern nach
Sachthemen abgelegt werden sollten.
Nicht mehr benötigte Dokumente sollten
gelöscht werden. Aber mangels praktikabler
Systematik konnten sich diese Vorgaben
nicht durchsetzen. Hier setzte das
Projekt der HdM an.
Der Projektverlauf
Das Projektdesign folgte dem klassischen
Aufbau eines Organisationsanalyse- und
Organisationsoptimierungsprojektes:
Ist-Analyse, Entwicklung eines Soll-Konzepts,
Implementierung und Nachbetreuung
waren die Projektschritte.
Die Ist-Analyse bestand aus einer Befragung
der Mitarbeitenden, einer Analyse
der aktuell vorhandenen Ordnerstruktur
sowie zwei Interviewstaffeln mit Vertreterinnen
und Vertretern aller Arbeitsbereiche
der Bibliothek.
In einer Befragung sowie durch begleitende
Einzelinterviews, die die Studierenden
führten, wurde erhoben, wie die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren
Umgang mit elektronischen und gedruckten
Dokumenten zu Beginn des Projekts
einschätzen. So unterschiedlich – positiv
wie negativ – die Bewertung der Einzelnen
mit Blick auf das eigene Arbeitsgebiet
auch war, so übereinstimmend wurde
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3,0
3,5
Praxis
Handlungsbedarf für die gesamte Organisation
gesehen: Vor allem das Fehlen
gemeinsamer Regeln, die damit einhergehende
Unsicherheit bei der Vertretung von
Arbeitsgebieten, dem Wechsel von Mitarbeitern
oder bei der Einarbeitung neuer
Mitarbeiter wurden als Defi zit benannt.
Festgestellt wurde auch, dass das Fehlen
eines gemeinsamen Verständnisses für den
Umgang mit Team-Dokumenten hinderlich
für das Gelingen des gemeinsamen
Arbeitens ist.
Dass Veränderungen notwendig sind,
war unstrittig. Dennoch wurde der bevorstehende
Übergang zu einer neuen Ordnung
mit gemischten Gefühlen betrachtet.
Endlich Aussicht auf Ordnung zu
haben, war das eine. Der Abschied von der
gewohnten »eigenen« Ordnung war das
andere. Die Erwartungen und Befürchtungen,
die benannt wurden, spiegeln diese
Gefühlslage. So wurde erwartet,
� dass es Erleichterungen bei der täglichen
Arbeit gibt, in dem sich durch eine
eindeutige, verbindliche und von allen
eingehaltene Systematik der Zeitaufwand
für Ablage und Suchvorgänge reduziert;
� dass Mehrfachablagen vermieden werden;
� dass klar erkennbar ist, welche Version
eines Dokuments die jeweils aktuelle oder
welches Vorlagenformular das zu Verwendende
ist.
Vor allem zur Verbesserung der Zusammenarbeit
im Team – in Vertretungssituationen
oder in Projekten – wurden diese
Veränderungen als unabdingbar erachtet.
Befürchtungen wurden aber genauso
deutlich artikuliert: Das Bibliotheksteam
rechnete mit ständigen Diskussionen
darüber, wo der richtige Ablageort eines
Dokuments sei. Es wurde auch realistisch
eingeschätzt, dass es Mühe bedeutet, sich
an eine neue Struktur zu gewöhnen und
eingeübte Pfade zu verlassen. Besonderes
Unbehagen löste die Vorstellung aus, auf
den »Persönlichen Ordner« verzichten zu
müssen.
Die von den Mitarbeitenden der Göppinger
Stadtbibliothek benannten Erwartungen
und Befürchtungen drehen sich
also um einen zentralen Aspekt der neuen
Ablagephilosophie, nämlich das Teamfähigmachen
der Ablage.
5 Aus der studentischen Projektarbeit von Indra
Clemens
6 Vgl. dazu: Steinbrecher, Wolf; Müll-Schurr,
Martina (2010): Prozessorientierte Ablage.
Dokumentenmanagement-Projekte zum
Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die
Gestaltung einer modernen Ablagestruktur.
2. Aufl . Wiesbaden, Gabler.
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