Leben im Taut-Denkmal 12 2013 - Haufe.de

Unternehmensführung nachvollziehen können.Gerade bei einem umfangreicheren Wandel im Unternehmen(Change-Management) bedarf es einereingeübten Kommunikationskultur, damit dieGründe und Ziele auf allen hierarchischen Ebenenglaubhaft vermittelt werden können und eine kognitiveund emotionale Akzeptanz entsteht. Einepositiv gelebte interne Kommunikation vermitteltWertschätzung und befördert auch in schwierigenSituationen ein „Wir-Gefühl“, das inspirieren, kreativesPotenzial erschließen und die Arbeitsergebnisseverbessern kann. Führungskräfte erhöhenihre Wirksamkeit daher gezielt durch den Ausbauihrer individuellen Kommunikationskompetenzund -instrumente.Beispiele für Instrumente,die den Informationsfluss verbessernInterne Kommunikation ist vielfältig und genausovielfältig sind die Instrumente, mit denen Wohnungsunternehmenihre interne Kommunikationorganisieren und gestalten können. Dabei gibt esInstrumente, die eher einen Top-down-Charakterhaben, und andere, die vorrangig den Dialog organisierenund befördern. Welche InstrumenteAnwendung finden, sollte abhängig sein von derinternen Zielgruppe, dem Anlass, der Art und demKonkretisierungsgrad der Informationen und derNotwendigkeit eines Dialoges oder zumindesteines Feedbacks. Zu beachten ist, dass bereitsdie Wahl des Instruments ein beabsichtigtes oderunterschwelliges Signal an die Zielgruppe sendenkann. Im Folgenden werden vier Instrumente kurzbewertet:Mitarbeiterzeitschrift/Newsletter/RundschreibenKlassische Instrumente der Mitarbeiterinformation,die je nach Unternehmensgröße in Umfang undFrequenz individuell gestaltet werden können. DieMitarbeiterzeitschrift schafft sicher die stärksteBindung, erfordert aber auch den höchsten Personal-und Kapitaleinsatz. Rundschreiben wirkenoft etwas verstaubt und bürokratisch, können aberschnell erstellt und verteilt werden (ggf. als Rundmail).Letztlich erreichen alle drei Instrumentenur mit sinnvollen und glaubwürdigen Inhalten(hier zählt die Perspektive des Adressaten!) ihrInformationsziel.Intranet/digitaler InformationspoolEher unpersönliches und relativ aufwendig einzuführendesKommunikationsinstrument, das beiverbindlich vorgegebener Nutzung und sorgfältigerDatenpflege aber sehr effektiv ist. Das Intraneteignet sich als „Unternehmens-Wikipedia“,Bestandsdatenbank und tagesaktuelles Informationsmedium,das ortsunabhängig zugängigist und in seiner Nutzung zielgruppenspezifischeingeschränkt und dokumentiert werden kann.Im besten Fall finden Mitarbeiter im Intranet auchdas Unternehmensleitbild sowie eine Beschreibungvon Arbeitsprozessen, Organigramme undZuständigkeiten sowie unternehmsintern zugänglichePersonalinformationen (nur intern bekannteTelefonnummern, Geburtstage, Personalzu- undabgänge).BesprechungskulturEine effektive Besprechungskultur muss erarbeitetund eingeübt werden, sie entsteht nur in denseltensten Fällen von selbst. Dazu gehören sowohlauf allen Ebenen und in allen Bereichen Festlegungenüber verbindliche, regelmäßig wiederkehrendeAbstimmungen sowie über deren Teilnehmerals auch ein verbindliches Regelwerk fürden Ablauf und das Verhalten in Besprechungen.Nur so wird sichergestellt, dass alle erforderlichenInformationen fließen und ihre Adressatenauch erreichen. Durch einen Terminplan wird derZeiteinsatz für Besprechungen sinnvoll begrenztund transparent, der Arbeitstag für die Teilnehmerdamit besser planbar.ProjektfahrpläneIm Projektmamangement der Bauwirtschaft istdieses Instrument seit langem unerlässlich, in derWohnungswirtschaft wird die erweiterte Form erstlangsam zum Standard. Projektfahrpläne sammelnalle jeweils vorliegenden Informationen zu einemBau- oder einem anderen Projekt an zentraler Stelle.Bestandteile können z. B. ein Projektsteckbrief,ein Zeitplan, Zuständigkeiten oder eine Kostenkalkulationsein, aber auch Architekturentwürfe,geplante Grundrisse oder Materialkataloge. DerZugang kann individuell oder nach Unternehmensbereicheneingerichtet werden, die Aktualisierungsollte nur mit besonderen Zugriffsrechten möglichsein. Projektfahrpläne haben einen einheitlichenInformationsstand zum Ziel und können sowohlfür die interne als auch die externe Kommunikationgenutzt werden.EmpfehlungenFür die interne Kommunikation (nicht nur) in Wohnungsunternehmenlassen sich (in Anlehnung andie VNW-Entscheidungshilfe 34 „Interne Kommunikation“,S. 78, siehe Kasten) folgende Empfehlungenformulieren:• Schaffen Sie feste organisatorische und personelleStrukturen für die interne Kommunikation,ohne dass diese abschließend seinmüssen. Testen und implementieren Sie neueInstrumente und nutzen die jeweils aktuellentechnischen Möglichkeiten für Informationen,den Austausch und die Dokumentation.• Schaffen und pflegen Sie eine positive Kulturder internen Kommunikation, die die formelleKommunikation effektiv und für jeden nachvollziehbarund verpflichtend regelt und die derinformellen Kommunikation ihren berechtigtenRaum lässt. Jedes Unternehmen muss hier seinenindividuellen Weg finden.• Stimmen Sie externe und interne Kommunikationin ihren Inhalten, Abläufen und Zuständigkeitenaufeinander ab. Nehmen Sie beideFormen und ihre Zielgruppen gleichermaßenernst und wählen Sie die Zeitpunkte von Informationenund die geeigneten Verbreitungsinstrumentesorgfältig aus. Eine erfolgreich geübteintegrierte Kommunikation schafft langfristigeine hohe Glaubwürdigkeit in der Öffentlichkeitund bei Ihren Mitarbeitern.• Die interne Kommunikationskultur lebt vonVorbildern. Vor allen anderen müssen Führungskräftediese Kultur prägen, ihre Mitarbeiterinformieren und den konstruktiven Dialogmiteinander einfordern und Kommunikationskompetenzvorleben. Wertschätzung schafft dieBasis für Identifikation und Motivation, die innicht zu unterschätzender Weise zum Unternehmenserfolgbeitragen.sambiaDESWOSSelbsthilfeDafina macht Druck. Mit einerZiegelpresse. Sie möchte SELBERBAUEN und Ziegel verkaufen.Die DESWOS hilft ihr!Deutsche Entwicklungshilfe für sozialesWohnungs- und Siedlungswesen e.V.deswos.deDESWOS-SpendenkontoIBAN: DE87 3705 0198 0006 6022 2112 | 201359