Leben im Taut-Denkmal 12 2013 - Haufe.de

MARKT UND MANAGEMENTTHEMA DES MONATSBesprechungen „verschlanken“In der Cloud wird Reisezeit zu ArbeitszeitWettbewerbs- und Kostendruck in der Wohnungswirtschaft nehmen stetig zu. Mit Software aus derCloud reduzieren Firmen ihre IT-Ausgaben und arbeiten flexibler. Meetings etwa können genausogut in der Cloud statt vor Ort stattfinden. So verwandeln Unternehmen Reisezeit in Arbeitszeit.Das Beispiel einer Baufirma zeigt, wie die Datenwolke beim Sparen hilft.Riccarda Dreierfreie IT-JournalistinKölnSteigende Nachfrage nach Wohnraum, höhererBedarf an altersgerechten Wohnungen, energetischeSanierungen – Wohnungsunternehmen inDeutschland haben viel zu tun, gleichzeitig nimmtder Wettbewerb zu. Um sich zu behaupten, müssenFirmen kosteneffizient arbeiten und Arbeitszeitsinnvoll nutzen. Dabei kann Software helfen – z. B.um Projekte besser zu managen, einfacher zusammenzuarbeitenoder die Buchhaltung schnellerzu erledigen.Doch Software kostet Geld, für jeden Arbeitsplatzwerden Lizenzgebühren und regelmäßige Updatesfällig. Damit die Ausgaben nicht gleich das Jahresbudgetsprengen, können Firmen auf Softwareaus der Cloud zurückgreifen.Das Prinzip der Datenwolke: Firmen mieten Anwendungennach aktuellem Bedarf von einem IT-Dienstleister zum Festpreis. Der Anbieter stellt sieüber das Internet bereit. Die Daten selbst liegen insicheren Rechenzentren – und nicht mehr auf demFirmenserver oder der Festplatte des Mitarbeiters.Investitionen in Soft- und Hardware können sichUnternehmen so sparen. Um die Wartung kümmertsich der Dienstleister. Er spielt Updates aufund sorgt dafür, dass die Services rund um die Uhrzur Verfügung stehen. Und zwar nicht nur auf demRechner im Büro, sondern die Nutzer greifen vonüberall und mit jedem internetfähigen Gerät daraufzu. Sind die Mitarbeiter etwa auf der Baustelleunterwegs, können sie mobil Daten abfragen – dasspart Zeit und den Kunden freut es, wenn seineAnfrage schneller bearbeitet wird.Besprechungen in der CloudBesonders aufwendig sind i.d.R. Besprechungen.Zum einen sind viele Personen beteiligt, also Mitarbeiter,Partner und Kunden. Sie verteilen sichzum anderen häufig auch über mehrere Standorte.Doch wer hat schon die Zeit und das Geld,regelmäßig vor Ort zu fahren, um Entscheidungenmit allen Beteiligten zu besprechen und sich einenEindruck vom Baufortschritt zu machen. Warumnicht stattdessen mit Kollegen und Kunden in derCloud treffen? Z. B. im Online-Meetingraum iMeet.Hier können sich bis zu 15 Personen in Audio- undVideokonferenzen austauschen – egal, wo sie geradesind.Das heißt, wenn sich beispielsweise der Leitereines Sanierungsprojekts persönlich ein Bild vonder Situation vor Ort machen möchte, muss ernicht erst zur Baustelle fahren und einen Stau inKauf nehmen. Er wählt sich stattdessen an seinemPC im Büro über den Webbrowser direkt inseinen persönlichen Besprechungsraum ein undsieht Livebilder von der Baustelle. Die kommenbeispielsweise von seinem Kollegen, der vor Ortmit der Smartphone-Kamera filmt. Die iMeet-Konferenz spart eine Fahrt zur Baustelle und derBauleiter hat Zeit, andere Termine wahrzunehmenoder dringende Anfragen zu erledigen.Livebilder von der Baustelle: Mit dem Smartphone dokumentieren die Mitarbeiter den Baustatus –die Kollegen im Online-Meetingraum iMeet schauen zuDokumente im virtuellenBesprechungsraum abstimmenPersonen werden per E-Mail eingeladen undgelangen über einen Link direkt in ihren virtuellenKonferenzraum – ohne die Software selbstgebucht haben zu müssen. Alle Teilnehmer sindübersichtlich in eigenen Fenstern auf dem Bildschirmoder Display zu sehen. Außerdem habendie Nutzer die Gesprächspartner im Blick, die perTelefon zugeschaltet oder noch nicht anwesendsind. Wer spricht, wird farblich hervorgehoben.Für eine Videoverbindung reicht eine Webcamaus, wie sie in vielen PCs, Tablets und Smartphonesbereits integriert ist. Wenn es nach einerVideovorführung noch Fragen gibt, lassen sichauch weitere Kollegen oder externe Experten60 12 | 2013