MARKT UND MANAGEMENTTHEMA DES MONATSBesprechungen „verschlanken“In <strong>de</strong>r Cloud wird Reisezeit zu ArbeitszeitWettbewerbs- und Kostendruck in <strong>de</strong>r Wohnungswirtschaft nehmen stetig zu. Mit Software aus <strong>de</strong>rCloud reduzieren Firmen ihre IT-Ausgaben und arbeiten flexibler. Meetings etwa können genausogut in <strong>de</strong>r Cloud statt vor Ort stattfin<strong>de</strong>n. So verwan<strong>de</strong>ln Unternehmen Reisezeit in Arbeitszeit.Das Beispiel einer Baufirma zeigt, wie die Datenwolke be<strong>im</strong> Sparen hilft.Riccarda Dreierfreie IT-JournalistinKölnSteigen<strong>de</strong> Nachfrage nach Wohnraum, höhererBedarf an altersgerechten Wohnungen, energetischeSanierungen – Wohnungsunternehmen inDeutschland haben viel zu tun, gleichzeitig n<strong>im</strong>mt<strong>de</strong>r Wettbewerb zu. Um sich zu behaupten, müssenFirmen kosteneffizient arbeiten und Arbeitszeitsinnvoll nutzen. Dabei kann Software helfen – z. B.um Projekte besser zu managen, einfacher zusammenzuarbeiteno<strong>de</strong>r die Buchhaltung schnellerzu erledigen.Doch Software kostet Geld, für je<strong>de</strong>n Arbeitsplatzwer<strong>de</strong>n Lizenzgebühren und regelmäßige Updatesfällig. Damit die Ausgaben nicht gleich das Jahresbudgetsprengen, können Firmen auf Softwareaus <strong>de</strong>r Cloud zurückgreifen.Das Prinzip <strong>de</strong>r Datenwolke: Firmen mieten Anwendungennach aktuellem Bedarf von einem IT-Dienstleister zum Festpreis. Der Anbieter stellt sieüber das Internet bereit. Die Daten selbst liegen insicheren Rechenzentren – und nicht mehr auf <strong>de</strong>mFirmenserver o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>r Festplatte <strong>de</strong>s Mitarbeiters.Investitionen in Soft- und Hardware können sichUnternehmen so sparen. Um die Wartung kümmertsich <strong>de</strong>r Dienstleister. Er spielt Updates aufund sorgt dafür, dass die Services rund um die Uhrzur Verfügung stehen. Und zwar nicht nur auf <strong>de</strong>mRechner <strong>im</strong> Büro, son<strong>de</strong>rn die Nutzer greifen vonüberall und mit je<strong>de</strong>m internetfähigen Gerät daraufzu. Sind die Mitarbeiter etwa auf <strong>de</strong>r Baustelleunterwegs, können sie mobil Daten abfragen – dasspart Zeit und <strong>de</strong>n Kun<strong>de</strong>n freut es, wenn seineAnfrage schneller bearbeitet wird.Besprechungen in <strong>de</strong>r CloudBeson<strong>de</strong>rs aufwendig sind i.d.R. Besprechungen.Zum einen sind viele Personen beteiligt, also Mitarbeiter,Partner und Kun<strong>de</strong>n. Sie verteilen sichzum an<strong>de</strong>ren häufig auch über mehrere Standorte.Doch wer hat schon die Zeit und das Geld,regelmäßig vor Ort zu fahren, um Entscheidungenmit allen Beteiligten zu besprechen und sich einenEindruck vom Baufortschritt zu machen. Warumnicht statt<strong>de</strong>ssen mit Kollegen und Kun<strong>de</strong>n in <strong>de</strong>rCloud treffen? Z. B. <strong>im</strong> Online-Meetingraum iMeet.Hier können sich bis zu 15 Personen in Audio- undVi<strong>de</strong>okonferenzen austauschen – egal, wo sie gera<strong>de</strong>sind.Das heißt, wenn sich beispielsweise <strong>de</strong>r Leitereines Sanierungsprojekts persönlich ein Bild von<strong>de</strong>r Situation vor Ort machen möchte, muss ernicht erst zur Baustelle fahren und einen Stau inKauf nehmen. Er wählt sich statt<strong>de</strong>ssen an seinemPC <strong>im</strong> Büro über <strong>de</strong>n Webbrowser direkt inseinen persönlichen Besprechungsraum ein undsieht Livebil<strong>de</strong>r von <strong>de</strong>r Baustelle. Die kommenbeispielsweise von seinem Kollegen, <strong>de</strong>r vor Ortmit <strong>de</strong>r Smartphone-Kamera filmt. Die iMeet-Konferenz spart eine Fahrt zur Baustelle und <strong>de</strong>rBauleiter hat Zeit, an<strong>de</strong>re Termine wahrzunehmeno<strong>de</strong>r dringen<strong>de</strong> Anfragen zu erledigen.Livebil<strong>de</strong>r von <strong>de</strong>r Baustelle: Mit <strong>de</strong>m Smartphone dokumentieren die Mitarbeiter <strong>de</strong>n Baustatus –die Kollegen <strong>im</strong> Online-Meetingraum iMeet schauen zuDokumente <strong>im</strong> virtuellenBesprechungsraum abst<strong>im</strong>menPersonen wer<strong>de</strong>n per E-Mail eingela<strong>de</strong>n undgelangen über einen Link direkt in ihren virtuellenKonferenzraum – ohne die Software selbstgebucht haben zu müssen. Alle Teilnehmer sindübersichtlich in eigenen Fenstern auf <strong>de</strong>m Bildschirmo<strong>de</strong>r Display zu sehen. Außer<strong>de</strong>m habendie Nutzer die Gesprächspartner <strong>im</strong> Blick, die perTelefon zugeschaltet o<strong>de</strong>r noch nicht anwesendsind. Wer spricht, wird farblich hervorgehoben.Für eine Vi<strong>de</strong>overbindung reicht eine Webcamaus, wie sie in vielen PCs, Tablets und Smartphonesbereits integriert ist. Wenn es nach einerVi<strong>de</strong>ovorführung noch Fragen gibt, lassen sichauch weitere Kollegen o<strong>de</strong>r externe Experten60 <strong>12</strong> | <strong>2013</strong>
Quelle: DREISECHSNULL/Deutsche TelekomDie Kölner D.ING-Gruppe renoviert ungenutzte Immobilien in Nordrhein-WestfalenAugen sieht“, sagt Till Mundorf, Geschäftsführer nahmen und -besprechungen <strong>im</strong>mer virtuell vor<strong>de</strong>r D.ING-Gruppe. „Da zwischen <strong>de</strong>n Baustellen Ort – und gewinnen damit viel Arbeitszeit. „Beiaber bis zu 90 km liegen, schaffen wir es gar nicht, je<strong>de</strong>r virtuellen Konferenz, an <strong>de</strong>r ich vom Büroan je<strong>de</strong>r Besprechung persönlich teilzunehmen“, aus teilnehme, spare ich allein für die Fahrten undso Mundorf. Der Online-Besprechungsraum hat bis wir alle zusammen am Tisch sitzen um mit <strong>de</strong>m<strong>de</strong>n Geschäftsführer vor allem wegen <strong>de</strong>r einfachenund flexiblen Handhabung überzeugt. „Über Besprechungen <strong>im</strong> Monat summiert sich das ganzMeeting beginnen rund zwei Stun<strong>de</strong>n. Bei bis zu 15die intuitiv nutzbare Oberfläche können meine schön“, rechnet Till Mundorf vor. Die nächstenMitarbeiter je<strong>de</strong>rzeit adhoc Vi<strong>de</strong>omeetings durchführen“,sagt Till Mundorf. So sind sie bei Bauab-<strong>de</strong>r Chef ist überall in <strong>de</strong>r CloudSanierungsprojekte können also ruhig kommen –dabei.Der KIRCHHOF PROWOH®Till Mundorf, Geschäftsführer <strong>de</strong>r D.ING-GruppeSoftware-Arbeitskreis Nord21.11.<strong>2013</strong> – Bü<strong>de</strong>lsdorfzum Meeting hinzuschalten. Diese können Informationenwie Dokumente o<strong>de</strong>r Präsentationendann auch direkt hochla<strong>de</strong>n und über einenDownload zur Verfügung stellen. So können dieTeilnehmer Unterlagen gemeinsam online diskutieren.Und <strong>de</strong>r Gesprächsmo<strong>de</strong>rator, <strong>de</strong>r zur Onlinekonferenzeingela<strong>de</strong>n hat, best<strong>im</strong>mt selbst,welche Dateien <strong>im</strong> virtuellen Meetingraum veröffentlichwer<strong>de</strong>n.Zeitersparnis <strong>im</strong> PraxiseinsatzEiner <strong>de</strong>r ersten Anwen<strong>de</strong>r aus <strong>de</strong>r Baubranche istdie Kölner D.ING-Gruppe. Sie vereint vier eigenständigeFirmen unter einem Dach und ist daraufspezialisiert, ungenutzte Immobilien zu fin<strong>de</strong>nund aufzuwerten. Rund 300 Wohnungen bautdie Firma je<strong>de</strong>s Jahr in ganz Nordrhein-Westfalenum. Die Ingenieure und Architekten sanierenetwa Hochhäuser, renovieren <strong>de</strong>nkmalgeschützteGrün<strong>de</strong>rzeithäuser und konzipieren mo<strong>de</strong>rne Appartements.Bei dieser Menge an Projekten sindpermanent Besprechungen und Baustellenbesuchenotwendig. Min<strong>de</strong>stens einmal pro Wochefin<strong>de</strong>t daher eine Baubesprechung mit mehrerenTeilnehmern statt. „Natürlich lassen sich Situationenbesser einschätzen, wenn man sie mit eigenenG. Kirchhof GmbHEDV-BeratungGraf-Adolf-Str. 25402<strong>12</strong> DüsseldorfE-Mail info@kirchhof.<strong>de</strong>Telefon 0211 38467 - 888Telefax 0211 38467 - 884<strong>12</strong> | <strong>2013</strong>61