Digitale Mehrwerte _Hrsg. Lars M. Heitmueller_26092015

Eine Person,
Ein Laptop,
Eine Firma
Es war noch nie so leicht selbstständig zu arbeiten. Denn man
braucht dafür heute weder Investitionkapital noch teures Personal.
Das war natürlich nicht immer so. Über 500 Jahre lang gehörten
die Produktionsmittel – die Fabrik und das System - einem
Boss. Und wenn einem die Produktionsmittel - wie beispielsweise
eine bestimmte Maschine, eine Fabrik oder ein Gebäude
- gehörten, konnte man damit gutes Geld verdienen. Im
Zuge der Digitalisierung hat sich dieses Verhältnis verlagert.
Die notwendigen Betriebsmittel sind in der Regel nicht mehr
die Maschinen oder die Infrastruktur, sondern der Laptop. Einen
Laptop mit Internetverbindung zu besitzen bedeutet, dass
man das alles entscheidende Betriebsmittel besitzt, das in allen
Organisationen auf jeder Hierarchieebene genutzt wird.
Wenn man einen Laptop besitzt, ist man auch nicht lokal gebunden.
Also braucht man kein teures Büro und ist weltweit
mobil (solange man eine schnelle Internetverbindung hat). Mit
einem mobilen Büro kann man Zeit und Geld für die An- und
Abreise zum Büro sparen. Häufig ist man auch produktiver, da
es weniger Ablenkung durch das Bürogewusel gibt. Wer ein
mobiles Büro umsetzen möchte, kann unzählige Werkzeuge
im Internet nutzen, um die reibungslose Kommunikation mit
Kunden und Partnern zu gewährleisten. Ein paar Beispiele
sind: Dropbox für einen schnellen und unkomplizierten Dateienaustausch,
Asana, ein von mehreren Personen nutzbares
Projektmanagement-Tool, Google Docs, welches die simultane
Arbeit an Dateien, wie zum Beispiel Tabellenkalkulation,
Textverarbeitung oder Präsentationen ermöglicht, Screensharing
- Skype hat eine Screensharing-Funktion, in der man
jedem auf einfache Weise zeigen kann, was man selbst gerade
an seinem Bildschirm sieht; und auch VoIP-Telefonie kann
sehr hilfreich sein – so kann man beispielsweise mit einer
lokalen deutschen Nummer bei Geschäftspartnern anrufen,
auch wenn man gerade am Strand im Ausland sitzt.
Auch Personal und einzelne Dienstleistungen lassen sich
heute online günstig und bequem einkaufen. Grafische Arbeiten,
Übersetzungen, Transkriptionen, Recherchen und vieles
mehr sind nur wenige Klicks entfernt.
Vor allem mit Hilfe virtueller persönlicher Assistenten können
kleine Unternehmen so einige Aufgaben automatisieren. Ist
das Unternehmen noch jung und hat keine beziehungsweise
kaum eigene Angestellte, so werden zum Teil komplette
Unternehmensbereiche noch mit vom Inhaber angeschoben.
Insbesondere Gründer in der Startphase machen häufig noch
alles selbst: von Marketing, Neukundenaufnahme, Kundenbetreuung,
Leistungserbringung und Buchhaltung über Rechnungskorrekturen,
Controlling, Recherchen, Networking,
Community Management und unzählige weitere Aufgaben.
Hat das Unternehmen bereits Angestellte, die viele dieser
Funktionen übernehmen, so bleiben in der Regel dennoch
einige zeitintensive Aufgaben an der Geschäftsführung hängen,
die häufig nicht zu deren eigentlichem Kernarbeitsgebiet
gehören. Terminkoordination und Standardmails beantworten
sind nur zwei Standardbeispiele.
Zur Umsetzung: Hat man sich einen Überblick über die
noch nicht automatisierten Tätigkeiten verschafft, werden
im nächsten Schritt die Funktionen definiert. Hilfreich ist es
dabei, den jeweiligen zu automatisierenden Unternehmensbereich
im Flussdiagramm abzubilden und die anfallenden
Aufgaben neben die einzelnen Stationen zu schreiben. Beispielsweise
könnten neben dem Bereich ‚Recruiting‘ im Flussdiagramm
Aufgaben wie „Jobanzeigen aufsetzen“, „Jobanzeigen
einstellen“ und „Jobanzeigen regelmäßig aktualisieren“
stehen. Durch das Diagramm sieht man in der Regel schon
recht gut, in welche Funktionen sich Aufgabenbereiche zusammenfassen
lassen. Im nächsten Schritt definiert man die
Verantwortlichkeiten für jede Funktion, verfasst ein Tutorial zu
dem Aufgabenbereich und beschreibt – ähnlich wie in einer
Stellenausschreibung – kurz, welche Anforderungen an den
virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) gestellt werden, der
die Aufgabe übernimmt.
In vielen Fällen sind VPA eine gute Möglichkeit, in kleinen
Unternehmen Prozesse zu automatisieren, das Unternehmen
skalierbar zu machen und die Strukturen gleichzeitig schlank
zu halten.
Das Internet bietet für Kleinunternehmer zahlreiche Möglichkeiten
Aufgaben auszulagern. Das Potential, die Produktivität
sowie die Qualität des Außenauftritts zu steigern, wird bisher
meist nicht voll ausgeschöpft und bietet attraktive Möglichkeiten
für die Skalierung kleiner Unternehmen.
Bineta Durigo
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