Styring, ledelSe og motivation i den offentlige Sektor

7.4 Bureaukrati kan koste på motivation og tillid
I nogle tilfælde kan procesregulering virke understøttende for de ansatte. I forbindelse med
sagsbehandling kan procesregulering fx bruges aktivt i kontakten med borgeren. Regler og
skemaer kan således øge sagsbehandlerens legitimitet og give borgerne en fornemmelse af
ensartethed i behandlingen. 117 I andre tilfælde vil procesregulering dog begrænse medarbejdernes
muligheder for at udøve selvstændige faglige skøn, hvilket kan virke demotiverende
og hæmme effektiviteten i opgaveløsningen. Omfattende procesregulering øger også risikoen
for, at medarbejderne holder sig slavisk til administrative regler og skemaer i forsøget på
at opnå ensartethed og dermed glemmer det individuelle syn på borgeren.
Der findes kun et sparsomt datamateriale vedrørende sammenhængen mellem motivation
og bureaukrati. De eksisterende studier er ofte baseret på enkeltstående spørgeskemaundersøgelser,
som gør det vanskeligt at sammenligne på tværs af undersøgelser og mellem
år. Desuden er de stillede spørgsmål ofte holdningsbaserede, og svarene er baseret på de
udspurgte personers egne vurderinger af fx omfanget af bureaukrati og af egen indsats. 118
Resultaterne fra de nedenfor omtalte spørgeskemaundersøgelser bør derfor tolkes med
forsigtighed. Hvor det er muligt, kan resultaterne fra sådanne undersøgelser med fordel
sammenholdes med mere objektive indikatorer for institutionernes præstationer som fx sygefravær.
Mange offentligt ansatte har en oplevelse af stigende og unødigt bureaukrati. En rundspørge
blandt mere end 1.200 offentligt ansatte foretaget af Gallup i 2012 på vegne af OAO finder,
at: 119 • 41 pct. af de adspurgte synes, at der er kommet mere kontrol af deres arbejde det
seneste år. Kun ni pct. oplever, at der er kommet mindre.
• Mere end hver tredje af de adspurgte synes, at de har fået mindre indflydelse på
deres arbejde i det offentlige. Kun en ud af 10 oplever at have fået mere indflydelse.
• Mere end halvdelen af de adspurgte mener, at dokumentation på deres fagområde
kan være med til at øge kvaliteten, hvis de har indflydelse på form og indhold, hvis
de har gavn af dokumentationen, og hvis dokumentationen fokuserer på kerneopgaven.
Samme billede tegner sig for de ansatte i daginstitutionerne. I BUPL’s tillidsbarometer fra
2012 giver 38 pct. af pædagogerne udtryk for, at de bruger mere tid på dokumentation i dag
end for et år siden. 50 pct. oplever i mindre grad eller slet ikke, at den dokumentation, de
udarbejder, bliver brugt til noget. 69 pct. oplever, at der i høj eller nogen grad er behov for, at
kommunen forenkler og letter den administrative og dokumentationsmæssige belastning af
institutionerne.
Selvom medarbejderne i nogle tilfælde opfatter nogle regler for unødvendige, er det ikke
nødvendigvis det samme som, at de er det. Alligevel er det vigtigt at tage oplevelsen af unødigt
bureaukrati alvorligt, idet oplevelsen i sig selv kan demotivere og medføre mindre effektivitet
og højere sygefravær. Sygefraværet er fx højere for medarbejdere, der opfatter regelregulering
og krav til dokumentation som værende kontrollerende frem for understøttende,
om end det er uklart, hvor stor effekten er. 120 Der er til gengæld ikke tegn på, at oplevelsen af
unødigt bureaukrati spiller en tydelig rolle for medarbejdernes oplevelse af et innovativt råderum
på arbejdspladsen. 121
117
AKF (2011).
118
Se fx Bozeman og Feeney (2011) for en oversigt over udfordringerne ved at bruge spørgeskemaundersøgelser. En udfordring er
bl.a., at der kan være stor forskel på de resultater, man finder ved at tage udgangspunkt i personens egen vurdering af sin indsats
frem for mere objektive præstationsmål.
119
OAO (2012b).
120
AKF (2012c) og Andersen, Kristensen og Pedersen (2012).
121
KORA (2013a).
80 Analyserapport 3