Sicherheit und Katastrophenschutz für Museen, Archive

Schlechte Sommer in Holland sind durch viel Regen und extrem hohe Luftfeuchtigkeit
gekennzeichnet. Die Heizungs- oder Klimaanlagen brauchen
nur zeitweilig auszufallen, und schon bildet sich Schimmel in den Lagerräumen.
Auch dies ist leider schon ein paar Mal passiert. Über Katastrophen
wie Diebstahl, Feuer und Überschwemmung wird häufig in der Presse
berichtet. Kleinere Vorfälle hingegen finden, normalerweise aus Sicherheitsgründen,
kaum Erwähnung.
Der zweite Fragebogen: 49 Fragen
Die reine Lektüre der Katastrophenpläne genügt nicht. Aus Diskussionen
ergeben sich oft weitere Informationen und eine bessere Vorstellung von
der Qualität. Aus diesem Grunde habe ich einen weiteren Fragenspiegel
entwickelt, der diesmal aus 49 Fragen bestand. Sie sind darauf ausgerichtet,
den Inhalt des Plans und die Art und Weise zu beleuchten, wie der Plan
aufgestellt wurde. Die Fragen betrafen vorbeugende Maßnahmen, die Art
und Weise der Verteilung der Zuständigkeiten sowie Verfahrensweisen.
Ich suchte alle ehemaligen staatlichen Museen auf, um dort im Rahmen
der Prüfung der Katastrophenpläne Interviews zu führen. Bevor ich über
den Fragebogen und die Aspekte spreche, die ich als wesentlich für gutes
Risikomanagement betrachte, möchte ich darlegen, wie Museen an solch
eine überwältigende Aufgabe herangehen. Es ist bemerkenswert, wie unterschiedlich
die Katastrophenpläne sind. Einige Museen haben die Aufgabe
externen Spezialisten übertragen. Die meisten Museen haben ihren Katastrophenplan
selbst in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern der Sicherheitsabteilung
und der Sammlungsverwaltung aufgestellt. Die Ergebnisse variieren
stark, neben einem guten und in kurzer Zeit erstellten klar umrissenen Plan
gab es auch lediglich globale Entwürfe, manchmal wurden aber auch keine
Pläne bzw. nur mit großer Verzögerung vorgelegt.
Je t’adore!
Nach langer Abwesenheit sieht ein Franzose seine englische Freundin
wieder. Er reißt die Tür auf, fällt vor ihr auf die Knie und sagt voller Leidenschaft:
„Je t’adore!“ (Ich liebe Dich über alle Maßen!). Sie muss wohl „Shut
the door!“, d.h. „Mach die Tür zu!“ verstanden haben, denn sie antwortete
spitz: „Mach doch die Tür selbst zu!“ Für mich enthält dieser Witz zwei
Dinge, die auf das Risikomanagement übertragen werden können. Erstens:
Verstehen wir einander? Oder mit anderen Worten: Stimmt die Kommunikation?
Und zweitens: Wer macht die Tür zu? Sind die Aufgaben richtig
verteilt?
Ich glaube, dass ein guter Plan gut gestaltet sein muss. Er muss deutliche
Diagramme und Listen enthalten, die ihn zu einem klaren, verständlichen
Dokument machen. Wenn die Sprache nachlässig und voller Fehler ist, so
muss das kritisiert werden. Schließlich muss ein Plan von solcher Bedeutung
sorgfältig und genau aufgestellt werden. Ohne kohärente Form, Sprache und
Präsentation wird er unbrauchbar sein.
Mehrere Pläne für ein Museum
Noch schwieriger wird es, wenn Museen Sammlungen haben, die auf mehrere
Standorte verteilt sind. Wenn Objekte woanders gelagert werden, müssen
separate Katastrophenpläne für jeden dieser Orte aufgestellt werden.
Dasselbe gilt für bedeutende Leihgaben: Natürlich sind diese versichert,
aber hat das empfangende Museum auch einen adäquaten Katastrophenplan
für diese Objekte?
Die Befragung
Die Hauptgefahren für die Sammlung wurden in den Interviews angesprochen.
Die Themen betrafen die Organisation des Museums und die Vorgehensweise
beim Eintreten eines Katastrophenfalls; die Gefahren durch
Wasser, Feuer, Vandalismus, Einbruch und Diebstahl sowie das Auslagern
der Sammlung. Mehrere Museen hatten enorme Schwierigkeiten, bei ihren
Sammlungen die Prioritäten anzugeben. Damit meine ich die Objekte, die
zuerst ausgelagert werden müssen. Manchmal besteht das Problem einfach
darin, dass mehrere Abteilungen wie Inseln sind, auf denen jeder Kurator
seine Sammlung für die wichtigste hält. Wenn der Katastrophenplan gut organisiert
ist, dauerte das Interview eine bis anderthalb Stunden. In solchen
Fällen sind die Antworten klar und eindeutig und allgemein im Plan schriftlich
festgehalten. Längere Interviews bedeuten oft, dass einige Themen
geklärt werden mussten. Während der Interviews gaben wir Empfehlungen.
Falls notwendig, vereinbarten wir einen Termin zu den Vorkehrungen, die
zu treffen waren.
Empfehlungen
Einige dieser Empfehlungen sollen im Folgenden benannt werden. Sie sollen
klar machen, was der Aufsichtsbehörde wichtig ist. Zwei Bedingungen sind
die Grundlage eines Katastrophenplans. Erstens: eine Risikoanalyse: Nur
wenn die Gefahren bekannt sind, kann ein realistischer Plan aufgestellt werden.
Zweitens: müssen die Aufgaben und Zuständigkeiten klar und deutlich
festgelegt werden, so dass man nach einer Katastrophe, die hoffentlich nie
eintreten möge, zuversichtlich sagen kann: „Wir waren vorbereitet, und wir
haben alles getan, was wir tun konnten, um die Katastrophe unter Kontrolle
zu bringen.“
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