Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
De la experiencia en los proyectos realizados, se ha podido determinar al menos seis
aspectos que se consideran como catalizadores de la resistencia al cambio y son: a) el nivel de
incertidumbre que se pueda generar alrededor del proyecto y sus resultados esperados; b) el temor
a lo desconocido; c) los cambio bruscos; d) las falsas creencias sobre el cambio; e) la inseguridad
de los funcionarios; y f) las reacciones con conductas defensivas.
Para cada uno de esos aspectos se diseñó un instrumento que permite mitigar el nivel de
resistencia en los funcionarios ante el proyecto, trabajando en aspectos de sensibilización a los
funcionarios y actores principales involucrados en el trámite, donde se les expone la finalidad del
proyecto, sus objetivos y resultados esperados. De igual forma se les manifiesta e ilustra cómo el
desarrollo del proyecto les puede ayudar a mejorar su trabajo y desempeño. Todo esto se refuerza
a lo largo de cada una de las etapas del proyecto 17 con capacitaciones y talleres específicos y con
la presentación de casos reales exitosos.
El proyecto introduce los cambios de manera paulatina con la finalidad de evitar los
cambios bruscos y las falsas creencias 18 sobre el proyecto y sus beneficios. El tema de la
inseguridad de los funcionarios se trata mediante la participación activa en sesiones de trabajo de
construcción en conjunto, lo que les permite conocer muy de cerca el proyecto y sus resultados.
Otro elemento es el trabajo en equipo que les permite intercambiar opiniones y puntos de vista, lo
cual les ayuda a fortalecer y vincular los resultados del proyecto contra sus necesidades en su
puesto de trabajo y las necesidades a nivel de departamento y de Institución. Finalmente, así
pueden valorar los resultados obtenidos como un importante aporte a los clientes.
Sin duda la sensibilización al cambio a través de capacitar a los funcionarios y de la
comunicación abierta, les ayuda a ver tal necesidad y a ganar confianza mutua y credibilidad.
La mejor forma de ayudar a implementar una solución es hacer que los funcionarios que
participan de la cadena de valor del trámite afectado se involucren directamente en el proceso de
análisis y de construcción de oportunidades de mejora. Cuanto más haya participación, será
menor la resistencia y será más estable la solución implementada. Es difícil que la gente se resista
si ha participado desde los comienzos del proyecto.
El temor a lo desconocido disminuye cuando los funcionarios observan y obtienen
beneficios inmediatos. Cuando el funcionario siente que el proyecto está interesado en sus
preocupaciones de mejora, se hallará más dispuesto a brindar información lo que ayudará en
forma conjunta a superar las barreras para el cambio.
4. Abordaje metodológico
El abordaje metodológico es un crisol que materializa toda la experiencia, investigación constante
y conocimientos que FUNDES ha acumulado a través de los diferentes proyectos realizados en
varios países de América Latina. Este abordaje metodológico permite entonces lograr que tanto
esa experiencia, la investigación y el conocimiento acumulados sean replicables en procesos,
instituciones y países.
El abordaje metodológico brinda los pasos generales a seguir para lograr una efectiva
simplificación de trámites, entendiendo que cada institución tiene sus propias características y
17 Se refuerza en cada una de las etapas del proyecto, ya que cada una de las etapas puede concentrar un nivel
diferente de resistencia de los funcionarios.
18 En muchos proyectos por no darse la información en el momento adecuado referente al proyecto, esto ocasiona que
los funcionarios inicien un ciclo de ideas erróneas sobre la verdad del proyecto y su fin, lo que ocasiona
contratiempos y barreras para el desarrollo del proyecto.
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