Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
B. Análisis de la viabilidad técnica en la implementación del PAE
La viabilidad técnica persigue dar inicio al funcionamiento del nuevo procedimiento
simplificado, constatar su efectividad y simular el mismo procedimiento para determinar e
incorporar posibles cambios. Para ello el equipo ha desarrollado una serie de reuniones con
diversos actores de la Municipalidad que se describen a continuación.
SELECCIÓN DEL DISTRITO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
Inicialmente y con el apoyo de la Gerencia de Proyectos y de la Dirección de Distritos, se
procedió a desarrollar la selección del Distrito donde se efectuará la prueba piloto de la
simplificación, a través de la puesta en marcha del PAE dado que la implementación no puede
realizarse en forma paralela en todos los Distritos de la Municipalidad. Así se llevó a cabo un
ejercicio de selección que permitió obtener elementos para determinar la mejor opción de
ubicación del PAE, haciendo uso de los criterios brindados por la metodología de FUNDES.
De esta manera fue seleccionado el Distrito Dos. Dada la cantidad de empresas ubicadas
en él y su posición geográfica se determinó que la ubicación del PAE en dicho Distrito daría
mayor impacto al proyecto y al proceso de implementación.
Una vez escogido el distrito, se procedió al rediseño de las instalaciones físicas para
ubicar al PAE, tomando en consideración los recursos disponibles de la Municipalidad.
ELABORACIÓN DE MANUALES DEL PAE
El manual del PAE describe de manera detallada los procesos que se desarrollarán en el
Punto de Atención. Una vez elaborado se procedió a realizar la capacitación del personal
municipal y los talleres de simulación de desarrollo de trámites, de acuerdo con una planificación
de los tiempos elaborada en conjunto con el jefe de proyectos y el Director del Distrito Dos.
Posteriormente, se elaboró una versión electrónica del manual del PAE y se instaló en
todas las computadoras de los funcionarios vinculados al PAE en el Distrito Dos y en su
momento en los Distritos donde se replicaría la experiencia del PAE en una segunda etapa del
proyecto.
LOS TALLERES DE JUEGO DE ROLES Y SIMULACIÓN
Los talleres de juego de roles y de simulación fueron desarrollados en las últimas
semanas del mes de mayo de 2004. Un elemento importante a destacar fue la disposición del
personal del Distrito Dos en el proceso, quienes demostraron interés en la implementación del
PAE.
Otra ventaja importante en esta actividad fue que las capacitaciones y simulaciones se
realizaron en el área donde se instalaría el PAE, permitiendo realizar simulaciones “más
cercanas” a la realidad. En estos talleres participaron los funcionarios de la Coordinación
Financiera de todos los Distritos de la Municipalidad, y de la Coordinación de Ordenamiento
Territorial del Distrito Dos. El objetivo fue introducir a todos los funcionarios en el nuevo
esquema simplificado de trabajo.
En estas actividades de simulación se identificaron importantes ajustes al manual y a los
formularios. Así, al finalizar el proceso se obtuvo un formulario que permitía desarrollar los
trámites simplificados. De igual forma la disposición física del PAE también fue ajustada para
que todos los trámites no simplificados del área financiera pudieran realizarse en dicha área.
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