Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
8. Etapa IV: Implementación de la nueva solución
La cuarta etapa se refiere a las labores propias de la implementación de la propuesta de
simplificación, que debe contemplar la aprobación del proyecto por parte de las autoridades
superiores de las instituciones participantes y el desarrollo de una serie de actividades para
efectivamente poner en práctica la nueva reforma.
Esta es también una etapa muy sensible, pues el desarrollo de la implementación depende
fundamentalmente de la voluntad política de las autoridades para poner en marcha el nuevo
proceso y del nivel de aceptabilidad de los dueños de los procesos.
Esta actividad cuenta con el respaldo del Grupo de Trabajo Técnico conformado con los
funcionarios de las instituciones que participan en el proceso. En este caso, el análisis normativo
reside en la revisión continua de posibles modificaciones a la normativa vigente y en el
acompañamiento del consultor en la construcción de la norma jurídica para el trámite.
Paralelamente se debe elaborar el Manual de Procedimientos, la Guía del Usuario y los
Formularios correspondientes que son elementos vitales para la puesta en marcha definitiva.
Posteriormente se realiza un taller de sensibilización e inducción a los funcionarios de las
instituciones donde se les capacita en la nueva reforma, los nuevos requisitos, tiempos y
formularios.
Seguidamente se realiza un Taller de Juego de Roles con la finalidad de establecer
claramente el rol de cada uno de los participantes del procedimiento del trámite. Posteriormente
se desarrollan dos pruebas de simulación del nuevo proceso con la finalidad de eliminar al
máximo inconsistencias y contar con una propuesta funcional. Finalmente se realiza la apertura
de la Ventanilla Especializada y de los nuevos procesos de trabajo.
El producto esperado es: funcionarios capacitados y empoderados en la nueva solución,
apertura y funcionamiento de la Ventanilla Especializada y difusión de la actividad.
9. Etapa V: Monitoreo y evaluación
La quinta fase se refiere a las labores de Monitoreo y Evaluación, posteriores a la puesta en
marcha. Fundamentalmente se realizan varias actividades de monitoreo que buscan valorar la
funcionalidad de la solución y el relevamiento de información (cuantitativa y cualitativa) que
permita determinar oportunidades de mejora o el fortalecimiento de puntos específicos. En esta
fase se constituye un equipo de monitoreo con los funcionarios, que permita el aseguramiento de
la calidad del proceso implementados, siendo este el encargado de velar por el cumplimiento de la
nueva reforma en el tiempo.
Esta fase se realiza en dos etapas. En la primera, se realizan los monitoreos por parte de
la Unidad de Monitoreo y Evaluación de FUNDES (UME), con la finalidad de contar con una
valoración y visión independiente de los procesos y de la solución, que permita dar fe sobre el
status de la solución. Esta unidad ejecuta tres monitoreos en colaboración con el Equipo de
Monitoreo establecido por las instituciones participantes. En la segunda etapa, esta labor será
realizada por el equipo institucional de forma autónoma.
En esta fase se aplica una encuesta de salida que permite valorar la percepción de los
usuarios sobre la nueva solución implementada. Además se aplica una encuesta de clima
organizacional con la finalidad de determinar y valorar el grado de aceptabilidad y satisfacción de
los funcionarios con el nuevo proceso y además determinar acciones de reforzamiento que
permitan la sostenibilidad en el tiempo. Para esta etapa del proyecto el análisis normativo reside
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