Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
La reingeniería de procesos efectuada hace posible el disponer de un procedimiento más
corto que puede realizarse en tan solo un día, cuando se requiere inspección. En los demás casos
se otorga la Licencia en 15 minutos. En términos más prácticos, podemos señalar que la solución
de simplificación exige un 67% menos de visitas del empresario a la municipalidad (dos en vez
de seis), una reducción del 46% en el número de requisitos a presentar (siete en vez de 13), una
reducción de 67% en el número de pasos del proceso (de 60 a 20) y una disminución del 97 % en
el tiempo total de duración del trámite (de 35 días a un día).
Un tema que merece especial consideración es la mejora introducida en la Plataforma de
Servicios, a la cual se ha agregado un Módulo de Información. Nuestra experiencia nos ha
enseñado que las filas o colas que se presentan en las ventanillas de atención son excesivas
porque atienden tres situaciones: ciudadanos que realizan un trámite y presentan todos los
requisitos y formularios; ciudadanos que saben que tienen que hacer el trámite y se presentan a
solicitar los requisitos y los ciudadanos que solicitan información sobre qué deben hacer. En
general, de la experiencia se rescata que de cada 10 ciudadanos que se encuentran haciendo fila,
siete no deberían estar haciendo la fila pues sus requerimientos de información deben ser suplidos
en otra fuente de contacto. El Módulo de Información que se agrega a la plataforma viene a
resolver estos problemas.
Resumiendo, la solución que se implementó en la Municipalidad de San Carlos presenta
entre otras, las siguientes ventajas: un solo punto de contacto del empresario con el municipio; un
solo proceso integrado; atención especializada del empresario en la Plataforma de Servicios;
eliminación de formalidades y requisitos innecesarios y costosos; un expediente único para el
empresario; plazos máximos para resolver; descentralización en la toma de decisiones;
divulgación de requisitos y procedimientos; aplicación del principio de calificación única; manual
de procedimientos; aplicación de monitoreos de seguimiento y evaluación y procesos efectivos de
mejora continua.
Se eliminaron además todas las inspecciones innecesarias que antes se realizaban
previamente en todos los casos, justamente por no confiar en el ciudadano. Ahora solamente se
realizan las inspecciones previas para autorizar el funcionamiento de aquellas actividades que
pongan en riesgo la salud y seguridad de los ciudadanos, las que sean necesarias para proteger los
derechos de los niños y los adolescentes, las personas discapacitadas y para proteger el medio
ambiente. En todos lo demás casos se aplica el principio de buena fe; sin embargo el Gobierno
Municipal detenta la facultad de inspeccionar los establecimiento cuando lo considere oportuno
(o por denuncia) y aplicará las sanciones que correspondan cuando se detecte mala fe, o
incumplimiento de los deberes.
La Municipalidad de San Carlos tiene actualmente procesos más eficientes, muchos pasos
y requisitos innecesarios eliminados, menores tiempos de espera y menores costos; además
cuenta con una Comisión de Mejora Continua y Monitoreo, integrada por funcionarios
municipales capacitados en el tema que velan por el cumplimiento de los estándares previstos
para ésta solución y que además se encargan de incorporar los cambios que resulten necesarios
para implementar oportunidades de mejora de forma efectiva y en el momento que corresponde.
En el tema del monitoreo se introdujo en la institución un sistema informático de
seguimiento de los trámites mediante una bitácora electrónica que arroja información confiable
respecto a la ubicación exacta de los expedientes dentro de la institución y la duración total del
trámite, a manera de efectuar un control debido que garantice el cumplimiento de los plazos
máximos estipulados.
Se ha puesto además al servicio de los empresarios, en el sitio Web de la Municipalidad,
toda la información referente a los trámites que ahora el empresario puede realizar de manera ágil
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