Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
6. Etapa II: Diagnóstico e ingeniería de procesos
En la segunda etapa se desarrolla el Diagnóstico y la Ingeniería de Procesos (DIP). Esta etapa
tiene como objetivo determinar la “fotografía” de los trámites que desarrolla la Institución, o las
instituciones involucradas en el proceso.
Como primera actividad se realiza el mapeo preliminar de los procesos que se
intervendrán. Esas actividades incluyen la realización de un taller que permita la construcción del
circuito administrativo del trámite o macro-proceso y los diferentes flujos que lo componen.
Seguido a este taller se realiza una actividad de trabajo de campo que comprende entrevistas
calificadas con los funcionarios para llenar vacíos de información que eventualmente puedan
quedar. También se busca conocer la percepción de los usuarios por medio de la aplicación de
instrumentos que permitan obtener información sobre su opinión de los trámites. Esta
información permitirá posteriormente (al final del proyecto) valorar el grado de satisfacción de
los empresarios con la nueva solución implementada. Además se busca conocer también la
percepción de los funcionarios a fin de valorar aspectos de interés y las posibles barreras que
podrían influir en una posterior implementación de la propuesta de simplificación.
FIGURA 6
DIAGNOSTICO E INGENIERIA DE PROCESOS
Fuente: Elaboración propia sobre la base de datos de FUNDES
La segunda actividad contempla el análisis y la validación de la información mediante la
utilización de herramientas y plantillas predefinidas para tal efecto. De igual forma en esta
sección se desarrolla la parte más relevante del estudio, pues se deben definir los indicadores de
inicio para el proyecto.
Complementariamente a los análisis anteriores, se realiza la estandarización de los
tiempos de los trámites. De igual forma, se realiza análisis sobre el “layout” de las oficinas con la
finalidad de mejorar el recorrido de la documentación, expedientes e información en general.
Paralelamente se desarrolla un análisis de Clima Organizacional con la finalidad de analizar
posibles resistencias al cambio y paradigmas actuales que puedan obstaculizar el proceso de
simplificación.
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