Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
13. Transferencia de herramientas
La metodología de simplificación aplicada por FUNDES en los distintos procesos considera un
esquema estructurado bajo la modalidad de talleres de trabajo que permite la transferencia de
herramientas, técnicas y experiencias, a los funcionarios participantes para realizar procesos de
simplificación de trámites en sus respectivas instituciones.
Como objetivo principal se busca empoderar las herramientas en los funcionarios para
que ellos mismos puedan ejecutar procesos de simplificación. Como valor agregado se pretende
que los mismos funcionarios puedan ampliar la cobertura de los procesos a otros trámites que las
instituciones realizan con los ciudadanos.
Con ello, las instituciones pueden contar con recurso humano capacitado para simplificar
procesos relacionados con trámites y así disponer de herramientas que les permitan hacer frente a
la optimización de la gestión institucional mediante la reducción y la integración de sus procesos
de forma transparente, lo que a su vez permita el uso eficiente de los recursos y el beneficio de su
entorno.
14. Tareas adicionales
En el transcurso del proyecto se realizan tareas adicionales que debe ejecutar el consultor al
momento de aplicar esta guía metodológica de simplificación:
14.1. Documentación del proceso
“Conformación del libro de evidencias”
Todo el proceso debe ser documentado. Por una parte, es importante recolectar toda la
información encontrada en cada una de las etapas y conformar un “Libro de Evidencias” que
contenga toda la información de respaldo de los trabajos y análisis realizados. Por otra parte es
fundamental acumular toda la información interna, es decir aquella generada por el programa,
como son: términos de referencia, guías de entrevista, listado de personas entrevistadas, listado de
participantes en talleres de trabajo, integrantes de grupos de trabajo y comités, lista de posibles
expertos externos, mapa institucional, directorio de contactos, actas de reuniones importantes,
documentación de cambios, etc.
14.2. Publicidad y Divulgación externa a la Red FUNDES
Los resultados de la investigación, sobre todo de las encuestas cuantitativas, deben publicarse y
divulgarse apropiadamente tanto dentro como fuera de la institución y en los medios
correspondientes. Además es indispensable informar a los medios de comunicación cuando se
finalice una actividad o cuando se obtengan resultados importantes.
14.3. Registro de Logros (Log- Book)
Es útil llevar un registro con todos los acontecimientos que se puedan clasificar como logros del
programa. Por ejemplo: artículos publicados, convocatoria de personas influyentes, convocatoria
de grupos de empresarios, autoridades locales, propuestas concretas, etc.
14.4. Interacción dentro de Red FUNDES
“Divulgación Interna a la Red FUNDES”
Cabe mencionar que la labor del Programa de Simplificación de Trámites debe establecer una
fuerte interrelación con los programas de Consultoría y Formación, a través de la difusión interna
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