Simplificación de trámites para la creación de empresas - Fundes

CEPAL – Colección Documentos de proyecto Simplificación de trámites para la creación de empresas: la experiencia de Fundes
se ha instalado aún el PAE. Esto evidencia la necesidad de replicar el proceso de
instalación del PAE en otros Distritos para que los beneficios obtenidos por el Distrito
Dos puedan extenderse en toda la Municipalidad.
Inicialmente el PAE se diseñó para trámites a empresas pero su esquema de dos áreas
(información y recepción de documentos) permitió desarrollar una integración completa
en la logística de los trámites de las áreas de la coordinación financiera y ordenamiento
territorial.
A iniciativa de empleados del Distrito se incorporó al PAE una dinámica más amplia de
trabajo que permitió incorporar al formulario único una mayor cantidad de trámites. De
esta manera se pasó de los nueve trámites previstos originalmente a quince.
OPORTUNIDADES DE MEJORA DETECTADAS EN EL PRIMER
MONITOREO
A través del primer monitoreo fue también posible detectar algunos problemas que
afectan la ejecución de acciones en el PAE. En particular se determinó la necesidad de
mejorar la disponibilidad de algunos insumos necesarios para la realización de los
trámites.
Al mismo tiempo se identificaron algunos problemas de comunicación interna entre las
unidades operativas y gerenciales de la Alcaldía a fin de que las primeras reciban con
oportunidad la información que les compete.
B. Segunda actividad de monitoreo: enero - marzo de 2005
La implementación del PAE en el Distrito Dos permitió visualizar alcances importantes
derivados de la solución de simplificación y también identificó nuevas oportunidades de mejora.
Estas oportunidades de mejora identificadas en el segundo monitoreo mostraron que mediante un
proceso de réplica en los Distritos, aumentaría el impacto positivo obtenido a la fecha, como
resultado de los valores agregados descubiertos, creados y probados en el Distrito Dos y que
demuestran que la réplica deseada en los Distritos restantes, sería de beneficio a la gestión local y
a satisfacción de los usuarios.
Una vez realizadas las actividades relacionadas con la transferencia de las herramientas
de mejora continua a los funcionarios municipales, se identificó la oportunidad para desarrollar
un taller de réplica del PAE y al cual asistiría el Equipo Líder encargado de dar seguimiento a la
implementación del PAE en los demás Distritos municipales así como los funcionarios de cada
Distrito.
Un total de 350 trámites han sido realizados desde la apertura del PAE (junio de 2004)
hasta el mes de marzo de 2005 (datos y fechas para primer y segundo monitoreo)
El trámite de licencias de bebidas alcohólicas se descentralizó tal y como el reglamento
del PAE lo dispone. En el PAE fueron recibidas 290 solicitudes de renovación de bebidas
alcohólicas en el Distrito Dos. A pesar de los esfuerzos realizados para que el proceso se realizara
como lo ordena el Reglamento, éste no fue cumplido tal cual por la jefatura de licencias debido a
lo cual los tiempos de respuesta al usuario sufrieron desfases conforme a lo programado.
En cuanto a los tiempos de realización de los procesos, se pudo verificar que a excepción
de los trámites de solvencias rótulos y bebidas alcohólicas, el cumplimiento de tiempos de
resolución se llevo a cabo de acuerdo a los propuestos a implementar.
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