Jaarstukken 2012 - Gemeente Zoetermeer

Paragraaf Bedrijfsvoering
plaatsingscommissie heeft in 2012 bij 61 medewerkers bemiddeld, hiervan zijn 45 medewerkers op
structurele functies geplaatst en 16 medewerkers op een tijdelijke functie.
2.18.2 Overige bedrijfsvoeringonderwerpen
Planning en control
Doelmatigheid en doeltreffendheid
In 2012 is intensief aandacht besteed aan mogelijke intergemeentelijke samenwerking en aan het
uitwerken van voorstellen van ambtelijke veranderteams om te komen tot bezuinigingen op de
bedrijfsvoering. Daarom zijn er geen 213a-doorlichtingonderzoeken uitgevoerd.
Uitvoering P&C-cyclus
Alle planning en control producten zijn volgens planning en richtlijnen gerealiseerd. De accountant
heeft een goedkeurende verklaring op getrouwheid over de jaarrekening 2011 opgesteld, met daarbij
een beperking op rechtmatigheid van Europees aanbesteden. Naar aanleiding hiervan is een
verbetertraject gestart. De Provincie Zuid-Holland heeft een positief oordeel gegeven over de
begroting.
Verbetertraject Planning en Control
De raad heeft in 2012 besloten dat de huidige inrichting van de P&C-cyclus op hoofdlijnen wordt
gehandhaafd. Dit besluit is genomen naar aanleiding van de eind 2011 gehouden evaluatie. De
ingezette verbetertrajecten kunnen volgens dat besluit worden voortgezet. In het kader hiervan is
verder onderzocht hoe de P&C-cyclus kan worden verbeterd (sneller, beter en eenvoudiger). Dit uit
zich in bijvoorbeeld een meer wervende lay-out (visuele weergave in grafieken), digitalisering van
zowel proces als rapportages (zoals een digitale bijgewerkte programmabegroting), compactere
stukken (zoals de begroting) en het samenvoegen van rapportage- en beoordelingsmomenten.
Daarnaast wordt er meer focus aangebracht in de stuurinformatie.
Risicomanagement/Stresstest
Het college heeft in 2012 een financiële stresstest ‘op maat’ laten uitvoeren. Een algemene conclusie
is dat de gemeente Zoetermeer in staat is de financiële effecten van crises, als die zich daadwerkelijk
voordoen, op te vangen binnen de (huidige) begroting(afspraken). Onze gemeente is dus financieel
weerbaar. De uitkomsten van de stresstest geven het college geen aanleiding om het bestaande
instrumentarium in het kader van risicomanagement aan te passen.
Informatie en automatisering
Er is in 2012 een aparte eenheid Informatie en Automatisering gevormd. Doel van de nieuwe eenheid
I&A is om een betere regie en afstemming te krijgen tussen de organisatie en de
informatievoorziening, en om regie op de totale ICT te realiseren.
Inkoop en aanbesteding
Op het gebied van inkoop en aanbesteding wordt steeds meer samengewerkt met andere gemeenten.
De regionale samenwerking met Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Delft, Leidschendam-Voorburg, Midden-
Delfland, Westland, Voorschoten-Wassenaar bestaat uit kennisdeling tussen inkoopafdelingen,
gezamenlijk aanbestedingstrajecten uitvoeren, het opstellen van uniforme format inkoopdocumenten
en algemene voorwaarden.
Daarnaast is een verbeterplan in uitvoering. Onder andere zijn budgethouders opgeleid, wordt het
contractensysteem geoptimaliseerd en is/wordt gewerkt aan clustering van inkooppakketten.
Juridische zaken/deregulering
In 2012 heeft de gemeente in G32 verband een overeenkomst afgesloten met de minister van
Economische Zaken om een aantal zaken op het gebied van de deregulering versneld uit te voeren. In
dat verband is als eerste een landelijke bijeenkomst over de verspreiding van e-herkenning
georganiseerd. Daarnaast is de wethouder dienstverlening ambassadeur voor Zuid-Holland geworden
in het rijks- en VNG-programma: Beter en Concreter.
Ombudsman
Sinds 1 januari 2012 is de gemeente aangesloten bij de Nationale Ombudsman. De Nationale
Ombudsman heeft in 2012 55 verzoekschriften ontvangen. 30 verzoekschriften zijn niet in
102