Jaarstukken 2012 - Gemeente Zoetermeer

Paragraaf Bedrijfsvoering
In de eerste plaats heeft bij de aanschaf van deze databasesoftware sterk meegewogen dat de
continuïteit van de (primaire) processen van de gemeentelijke organisatie goed geborgd wordt.
Bovendien geldt dat veel van de door de gemeente gebruikte software afhankelijk is van de door deze
leverancier ontwikkelde datasoftware. Het feitelijk goed en betrouwbaar functioneren van de huidige
inrichting maakt dat er geen inhoudelijke aanleiding is om het licentiecontract te vernieuwen.
In de tweede plaats heeft Zoetermeer op dit moment een ’eeuwigdurend’ gebruiksrecht op de software
Alleen voor de uitbreiding van het aantal gebruikers moet een uitbreiding van licenties worden betaald.
Dit betekent dat een aanbesteding tot vervanging altijd (zowel bij hernieuwde keuze voor de in gebruik
zijnde software als bij een keuze van andere software) leidt tot significant hogere aanschafkosten
waarvoor nu alleen gebruiksrecht is verschuldigd. Momenteel is er geen inhoudelijke reden om tot
vervanging van deze software over te gaan.
De formele aanbestedingsregels staan op gespannen voet met de feitelijke behoeften en
contractvormen die in complexe automatiseringssituaties aan de orde zijn. Deze spanning speelt in
vele grote organisaties en is ook onderwerp van discussie in de vakliteratuur op gebied van inkoop en
automatisering.
Onderhoud- en gebruik softwaretoepassing
Naast bestaande licentiecontracten voor de opslagsoftware (zie ad b) is er ook sprake van langlopend
gebruik van software voor de kernapplicaties op gebied van onder meer financiën, belastingen en
zogenaamde midoffice applicaties.
Net als bij de databasesoftware is er sprake van jaarlijkse kosten voor gebruiksrecht en zijn er kosten
voor updates. Het feitelijk gebruik van de applicatie is als gevolg van de continue verbeteringen en
aanpassingen gedurende een langere periode mogelijk gebleken dan bij de aanschaf werd of kon
worden voorzien.
Gelet op het specifieke karakter van de gemeentemarkt (beperkt aantal afnemers van software en nog
veel beperkter aantal aanbieders van standaard software pakketten) leidt dit tot een relatief lange
economische levensduur van softwarepakketten, vergeleken met de standaard termijn zoals die uit de
inkoopregelgeving wordt gehanteerd.
Voor de onderdelen financiën en belastingen zijn er plannen om tot vernieuwing van software over te
gaan. Niet omdat de huidige software niet meer functioneert maar omdat er inmiddels hogere eisen
aan de functionaliteit worden gesteld. De uitkomst van de reorganisatieplannen rond financiën en
control en de samenwerkingsplannen op belastinggebied (zowel wat betreft opstellen functionele
eisen als vanuit vrij spelen van capaciteit) vergen doorlooptijd. Uit achterliggende stukken is naar
voren gekomen dat het huidige contract voor het onderdeel belastingen is ingegaan in 2002 en het
financiële pakket in 2007. Voor het financiële pakket geldt dat de huidige applicatie een opvolger is
van een eerder bij dezelfde leverancier afgesloten contract.
Bij het contract Midoffice gaat het om een maatwerkapplicatie die in samenwerking met een aantal
andere gemeenten in 2007 is ontwikkeld en aangeschaft. De gemeente wordt geen eigenaar van het
maatwerk maar betaalt, zolang het in gebruik is, een gebruiksvergoeding. Het opnieuw aanbesteden
van een midoffice oplossing is inhoudelijk bezien niet gewenst omdat de huidige applicatie voldoet.
Net als bij de databasesoftware zou alleen sprake kunnen zijn van opnieuw aanschaffen van iets wat
we al hebben met eenmalige kosten tot gevolg zonder dat de structurele kosten afnemen.
Feitelijk lopen de inkoopjuridische eisen en de functionele/bedrijfseconomisch belangen uiteen. In de
toekomst is dit op te lossen door in een aanbestedingstraject aan te geven dat de termijn van gebruik
een hoog minimum aantal jaren (met verlengingsmogelijkheid) betreft met de mogelijkheid van
tussentijdse afkoop (bij onverhoopte ontevredenheid). Op dit moment is, in de strikte toepassing van
juridische inkoopregelgeving, bij de automatiseringscontracten mogelijk sprake van een
inkooponrechtmatigheid of van of onzekerheid van ca. € 0,3 miljoen. per jaar (onderhoudskosten
2012). Deze onzekerheid c.q. onrechtmatigheid is gerechtvaardigd door functionele en
bedrijfseconomische overwegingen.
105