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Les lettres patentes
2. Il n'est pas nécessaire d'avoir des lettres patentes : FAUX
des règlements généraux suffisent
Les lettres patentes, également appelées charte, sont l'acte
constitutif. Elles sont l'équivalent d'un acte de naissance.
Les lettres patentes sont délivrées par le registraire des
entreprises. Quand un groupe reçoit ses lettres patentes,
il est alors immatriculé. Les lettres patentes devraient
comprendre :
La date d'incorporation: la date où l'inspecteur a
enregistré officiellement les lettres patentes (la « date de
naissance»).
Le nom de l'organisme: même si elle n'est pas une
personne physique, la corporation a un nom. C'est sous
ce nom qu'elle est désignée et connue et qu'elle exerce
tous les droits qui lui appartiennent.
Les requérants: le nom, le prénom, la profession ou
l'occupation habituelle et l'adresse complète de chaque
personne qui a signé la requête. Ces personnes sont,
selon la loi, membres à vie de l'organisme.
Le siège social : l'adresse ou le nom de la localité où la
corporation a son domicile légal. Cette adresse doit être
connue de tous les membres. C'est au siège social que
les demandes des membres sont dirigées, que la corre­
spondance est adressée et que les livres administratifs
sont gardés.
Le conseil d'administration : le nom des administratrices
et administrateurs provisoires et le nombre de personnes
qui composeront le conseil d'administration. On doit
retrouver le même nombre de personnes au conseil
d'administration et dans les règlements généraux.
• Seuls les requérants peuvent être administrateurs et
administratrices provisoires. Ces personnes ne peuvent
démissionner en cours de mandat. Leur mandat se
termine à la première assemblée des membres, qui
doit avoir lieu dans les six premiers mois suivant la
date d'incorporation de l'organisme.
• À noter : certaines lettres patentes (surtout chez les
vieux organismes communautaires) ne contiennent
pas le nombre de personnes au conseil d'administra­
tion. On doit cependant trouver ce nombre dans les
règlements généraux.
La valeur limite des biens immobiliers: le montant
maximal des biens immobiliers que peut acheter et
posséder l'organisme ou les revenus provenant des
biens immobiliers qu'elle peut obtenir ou posséder.
Les objets : les objectifs que l'organisme veut poursuivre.
Les autres dispositions : tout renseignement susceptible
d'améliorer légalement l'administration de la corpora­
tion, par exemple : clause sur la destitution des adminis­
tratrices ou administrateurs, distribution des biens de la
corporation en cas de dissolution, etc.
La déclaration sous serment: la déclaration sous
serment signée par une personne habilitée à recevoir les
serments (avocat, notaire ou juge) ou une personne pos­
sédant un matricule de commissaire à l'assermentation.
Les lettres patentes peuvent être modifiées. Ces modifica­
tions doivent être présentées aux membres en assemblée
générale. Elles doivent être adoptées par au moins les
deux tiers (2/3) des membres présents en assemblée
générale.
Le conseil d'administration a six mois après l'adoption
des modifications pour présenter la requête de modifica­
tion à l'Inspecteur général des institutions financières, qui
les autorise. Si le délai de six mois est passé, la demande
sera refusée et les modifications seront annulées.
Plusieurs groupes oublient de faire les modifications aux
lettres patentes, au fur et à mesure des transformations de
l'organisme. Pour d'autres groupes, toutes les informa­
tions nécessaires ne sont peut-être pas contenues dans les
lettres patentes. Comme ce document est l'acte constitutif
de la corporation, il est essentiel qu'il soit à jour et qu'il
comprenne toutes les informations essentielles.