Manual sobre recaudación y cobranza de tributos

Manual de Recaudación y Cobranza
w Asignación de número de Identificación y claves de acceso
El proceso de apertura de un registro comprende la
asignación de un número de identificación, a través del
cual el contribuyente u obligado será conocido ante la AT
durante todo su ciclo de vida.
Regularmente emana de una norma de rango legal la
obligación por parte de determinados sujetos de inscribirse
ante la administración tributaria. Adicionalmente,
en algunas legislaciones se detallan con suficiente
precisión los casos de quienes no tienen obligación de
hacerlo –Ej.: Perú-. Ello permite ofrecer certeza sobre
esta obligación, especialmente cuando existen sanciones
por incumplir la obligación de inscribirse en el registro.
El número asignado para las personas físicas o naturales
por la mayoría de AT coincide con el número de identificación
o cédula. Ello facilita la obtención y el procesamiento
de información de terceros –cruces de información-
y la verificación de la autenticidad de los datos del
contribuyente con la autoridad electoral o bien con el
registro de las personas físicas o naturales.
Para el caso de extranjeros que deban cumplir con obligaciones
tributarias, las AT otorgan un número especial
que permite distinguirlos de las Personas Naturales
locales. Es deseable que se pueda establecer el mismo
número que le haya asignado la Autoridad de Migración
y Extranjería, y mantener el número especial sólo para
aquellos casos en que el extranjero, en calidad de obligado
tributario, representante legal o apoderado, no esté
sujeto a obtener dicho número.
Es muy importante que una persona o sociedad tenga un
único número de identificación tributaria desde que nace
hasta que se liquide o muera. Este número no debería
cambiar bajo ninguna circunstancia. En algunos países,
el número cambia cuando cambia la naturaleza societaria,
lo que resulta inconveniente para la AT, que debe
ingresar el nuevo registro como si se tratara de un nuevo
contribuyente, obligando a realizar diferentes asociaciones
a nivel de sistemas para no perder la integralidad de
estos registros.
El número asignado para las personas jurídicas, sea que
lo asigne la AT o una entidad ante la cual deban inscribirse
o que tenga autorización para asignarlo, debe ser
conformado con parámetros que de igual forma lo hagan
universal con respecto a su uso entre los entes con obligaciones
de control sobre las sociedades.
En la mayoría de las AT, los números de identificación
tienen un número verificador compuesto de uno, dos
y hasta tres dígitos numéricos o como en el caso de
España para las personas físicas que el dígito verificador
es una letra. Este mecanismo resulta eficiente para
evitar errores y garantizar la integralidad de los datos del
contribuyente.
La apertura del registro, en aquellas AT que utilizan de
manera más intensiva la tecnología, también comprende
el proceso de asignación de un certificado electrónico
o de claves de acceso para la presentación electrónica,
consulta e intercambios de información vía internet. Las
modalidades pueden ser:
• Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los
basados en certificado electrónico reconocido, admitidos
por las “Administraciones Públicas”.
• Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización
de claves concertadas en un registro previo como
usuario; la aportación de información conocida por
ambas partes u otros sistemas no criptográficos.
• La asignación de un PIN o de un Token.
En el procedimiento de registro también se considera la
posibilidad de que el contribuyente autorice el acceso de
otros Usuarios bajo diferentes perfiles, por ejemplo: el de
Trámites o el de Consultas. En este caso, el contribuyente
actúa ante el sistema como un Usuario Administrador
que puede registrar al usuario autorizado, asignarle una
contraseña y darlo de baja.
Esta asignación de accesos cuenta con una logística
asociada donde lo esencial es mantener un estándar de
seguridad y simplificar los trámites ante la AT. Un ejemplo
de ello es el de la AT de Argentina, donde existen
cuatro niveles de seguridad definidos en el Anexo II a la
Resolución General 3713. De acuerdo a esta experiencia,
se requiere un nivel mínimo de seguridad de acuerdo al
servicio de acceso de que se trate. La asignación del nivel
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