Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
antavat perustan näiden asiakirjojen arkistointijärjestykselle. Jos aineistossa on selviä temaattisia<br />
tai muita kokonaisuuksia (aihe, tarkastuskohde, maantieteellinen tai hallinnollinen alue tms.), arkiston<br />
rakenne voidaan perustaa niille. Sekaisin olevan vanhan arkiston järjestämisessä perinteinen<br />
asiakirjojen muotoon ja tehtävään perustuva arkistokaava on hyvä apuneuvo. Sekaiselta näyttävään<br />
arkistoon ei pidä hätiköidysti luoda uutta systematiikkaa. On rauhassa selvitettävä, onko<br />
epäjärjestyksen keskeltä havaittavissa jokin järjestelyperiaate.<br />
Inventoinnin yhteydessä tehdään myös aineiston fyysistä kunnostusta: poistetaan muovitaskut,<br />
kumilenkit, ruostuneet paperiliittimet, suoristetaan taittuneet asiakirjat ja pyyhitään pölyt. Seulottavat<br />
asiakirjat poistetaan arkistokokonaisuudesta myöhempää hävitystä varten.<br />
Työn päättäminen<br />
Järjestämistyön loppuvaiheessa aineisto kootaan yhteen, mikäli sitä on hajallaan, ja yhdistetään<br />
tarvittaessa sarjakokonaisuudet. Lopuksi aineisto käydään vielä läpi siten, että asiakirjojen keskinäinen<br />
järjestys tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan, asiakirjaniput sijoitetaan tarvittaessa vaippalehtien<br />
sisään ja huonokuntoiset säilytysvälineet korvataan uusilla. Vaippalehtien käytössä on syytä<br />
olla kohtuullinen, sillä tarkoituksena ei ole arkistoida vaippalehtiä.<br />
Säilytysvälineet voidaan joutua kokonaan uusimaan, näin esim. silloin kun asiakirjat ovat kierrekansioissa<br />
tai kun arkiston halutaan näyttävän yhdenmukaiselta. Säilytysvälineisiin kiinnitetään<br />
nimiöt (liimataan nimiölaput tai käytetään tarranimiöitä), joista ilmenee arkistonmuodostajan ja<br />
asiakirjasarjan nimi, aineiston aikarajaus, arkistotunnus (signum), tarvittaessa hävitysvuosi sekä<br />
tarvittavat muut tunniste- ja käsittelytiedot, esim.:<br />
NN:n NIMISMIESPIIRI<br />
Saapuneet kirjeet<br />
1950–1955<br />
Ea 9<br />
Kyseiset tiedot voi merkitä säilytysvälineisiin myös lyijykynällä (kartonkikotelot). Nimiöiden ja<br />
kynällä tehtyjen merkintöjen tulee olla siistejä ja sijaita säilytysvälineissä yhdenmukaisesti samassa<br />
kohdassa.<br />
Mikäli säilytysyksikkö sisältää salassa pidettäviä asiakirjoja, yksikköön tehdään tästä merkintä. Samoin<br />
tehdään merkintä salassapidon perusteesta (säädös) ja salassapitoajasta.<br />
137
Change language