Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Dokumenttienhallintajärjestelmä<br />
Dossier<br />
Eheys<br />
Asiakirjojen ja muiden dokumenttien hallintajärjestelmä,<br />
jolla ei ole yhteyttä asioiden käsittelyprosessiin<br />
(vrt. asiankäsittelyjärjestelmä).<br />
Tiettyä asiakokonaisuutta, kohdetta (esim. rakennus)<br />
tai henkilöä koskevat asiakirjat yhteen arkistoituina.<br />
Dossier ei sisällä vain yhteen toimenpiteeseen tai prosessiin<br />
liittyviä asiakirjoja kuten akti. Dossierille on<br />
tyypillistä, että siihen kertyy asiakirjoja useasta toimenpiteestä<br />
/ prosessista pitkän ajan kuluessa.<br />
1) Tietojen tai tietojärjestelmän aitous, väärentämättömyys,<br />
sisäinen ristiriidattomuus, kattavuus, ajantasaisuus,<br />
oikeellisuus ja käyttökelpoisuus.<br />
2) Ominaisuus, että tietoa tai viestiä ei ole valtuudettomasti<br />
muutettu tai ettei se ole tahattomasti<br />
muuttunut ja että mahdolliset muutokset voidaan<br />
todentaa kirjausketjusta.<br />
Asiakirjojen eheys voidaan jakaa:<br />
1) tekniseen, joka tarkoittaa, ettei asiakirja ole muuttunut<br />
tietoteknisessä mielessä,<br />
2) semanttiseen, joka tarkoittaa, että asiakirjan merkitys<br />
(sisältö) on säilynyt samana.<br />
Elinkaari<br />
Ennakkoseulonta<br />
Erillisrekisteri<br />
Erityisrekisteri<br />
Fondi<br />
Formaatti<br />
Hallintodiaari<br />
Hyvä tiedonhallintatapa<br />
Asiakirjan vaiheet laatimisesta hävitykseen tai pysyvään<br />
säilytykseen.<br />
Asiakirjallisten tietojen säilytysajan ja -tavan määrittely<br />
jo niiden suunnitteluvaiheessa.<br />
Organisaation tiettyyn tehtävään liittyvien asioiden<br />
vireilletuloa, käsittelyä ja seurantaa varten ylläpidettävä<br />
rekisteri. Erityisrekisteri voi liittyä esimerkiksi tarkastustoimintaan,<br />
rakennuskohteisiin, henkilöstöön jne.<br />
Käytetään myös termiä erityisrekisteri.<br />
Ks. erillisrekisteri<br />
Arkisto (merkityksessä asiakirjojen kokonaisuus)<br />
Tiedostomuoto, johon data tallennetaan. Jotta dataa<br />
voitaisiin käsitellä, atk-ohjelman ja/tai laitteiston tulee<br />
pystyä tunnistamaan kyseinen tiedostomuoto.<br />
Aikaisemmin yleisesti käytössä ollut nimitys rekisterille,<br />
johon diarioitiin (kirjattiin) kattavasti viranomaisen käsittelemät<br />
asiat sekä niihin liittyvät asiakirjat ja toimenpiteet.<br />
Hyvä tiedonhallintatapa on toimintatapa, johon kuuluu<br />
toiminnan korkea taso ja hyvä laatu. Hyvän laadun<br />
260
Change language