Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

(suurempi kuva: 800x532 | 3008x2000 pikseliä)
Kuva 5. Maatalousministeriön diaarikortin kääntöpuoli (ks. kuva 4). Kuva: Fredrik
Forssell.
Korttidiaarista kehittyivät edelleen yhdistetyt irtolehti-kortistodiaarit, jotka yleistyivät sodan jälkeen.
Tässä järjestelmässä asiat kirjattiin aikajärjestyksessä irtolehdelle, ja samalla ne tulivat läpikirjoituksella
alla olevalle rei’itetylle kartongille, joka voitiin jakaa korteiksi. Merkinnät asioiden jatkotoimenpiteistä
tehtiin yleensä vain korteille, jotka järjestettiin vuosittain asiaryhmityksen mukaan.
Irtolehdet toimivat kronologisena apurekisterinä. Järjestelmän rinnalla esiintyi myös pelkkää irtolehtidiaaria,
jossa kullekin asiaryhmälle varattiin omat lehtensä. Edellä mainittujen diaarikäytäntöjen
ohella myös lähettäjän mukainen kirjaaminen oli yleistä 1900-luvun puoliväliin asti. Kunnallishallintoon
ensimmäiset asiapohjaiset diaarit tulivat 1960-luvulla.
Diarioitujen asiakirjojen arkistoinnissa on ollut erilaisia mahdollisuuksia. Esim. asiaryhmitykseen
perustuvaan kortistodiaariin merkityt asiakirjat (aktit) on saatettu arkistoida asiaryhmityksen mukaan
tai sitten juoksevan numeron mukaiseen järjestykseen.
(suurempi kuva: 399x600 | 2000x3008 pikseliä)
Kuva 6. Useiden jämsäläisten maatalousministeriölle heinäkuussa 1937 lähettämän kirjeen
päällimmäinen sivu, jonka oikeassa ylälaidassa näkyvät diaarimerkinnät (asiaan liittyvä
diaarikortti, ks. kuvat 4 ja 5). Vuodesta 1932 lähtien asiakirjojen (aktien) ensisijaisena
arkistointiperusteena oli asiaryhmä, sen sisällä vuosi ja sen sisällä numerojärjestys.
Sama, vuoden alusta alkava juokseva numerointi läpäisi kaikki ryhmät. Tiedon löytymistä
mutkistaa se, että käytössä oli vuosikymmenjaottelu, ts. ensin tulevat kaikki vuosien
1932–1939 asiakirjat, sitten vuosien 1940–1949 jne. Kuva: Fredrik Forssell.
Arkistointiratkaisuun on vaikuttanut mm. asioiden/asiakirjojen sekä käytettävissä olevan henkilöstön
määrä. Jos asiakirjoja on ollut paljon ja arkistointiin käytettävää henkilöstöä vähän, juoksevan
numeron mukainen arkistointi on ollut vaivattominta.
Asiaryhmittäinen asiakirjarekisteri, joka nykyisin on vallitseva, perustuu rekisteröintiä varten laadittuun
asiaryhmitykseen (diaarikaava tai vastaava), jossa asiaryhmät saavat desimaaliluokituksen
mukaisen tunnuksen. Samaan asiaan liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat saavat saman tunnuksen,
joka pitää asiakirjat myös koossa (fyysisesti paperimaailmassa, loogisesti sähköisessä ympäristössä).
45