Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

10) Arkistonmuodostussuunnitelmatyön loppuvaiheessa laaditaan arkistokaava pysyvästi ja
pitkään (yli 10 vuotta) säilytettäviä asiakirjoja varten. Arkistokaava osoittaa muodostuneen
arkiston rakenteen. Arkistokaava palvelee asiakirjojen ja tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä
sekä helpottaa päätearkiston hallintaa. Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitykseen
perustuvat kaavaratkaisut ovat yleistyneet 1980-luvun lopusta lähtien. Tällainen
ryhmitys heijastelee arkistonmuodostajan tehtäviä ja toimintaa ja on siksi suositeltava. Kun
järjestetään vanhaa arkistoa, on kuitenkin edelleen perusteltua käyttää ns. ABC-kaavaa (ks.
s. 144).
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään arkistokaavaan sisältyvien asiakirjaryhmien ja
tietoaineistojen kohdalle arkistokaavan mukainen tunnus.
11) Valmistunut arkistonmuodostussuunnitelma hyväksytään käyttöön organisaation omien
hallinnollisten käytäntöjen mukaisesti sen jälkeen, kun asiakirjojen pysyvälle säilyttämiselle
on saatu vahvistus. Suunnitelma lähetetään säilytysaikaesityksenä Kansallisarkistoon joko
suoraan tai ao. keskushallinto-organisaation kautta, joka mahdollisesti koordinoi useiden virastojen
yhteisen seulontaesityksen. Arkistolaitos päättää pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja
tiedot sekä niiden lopulliset säilytysmuodot. Arkistolaitoksen seulontapäätöksestä mahdollisesti
johtuvat muutokset säilytysaikoihin ja -tapoihin merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Sen jälkeen suunnitelmasta tiedotetaan organisaatiossa kattavasti ja järjestetään
käyttöönottokoulutus. Koulutuksessa käydään läpi vastuiden jako ja arkistonmuodostussuunnitelmaan
liittyvä ohjeistus. Jokainen työntekijä noudattaa suunnitelmaa omien työtehtäviensä
yhteydessä kertyvien asiakirjojen osalta.
Arkistonmuodostussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja. Alkuperäisen suunnitelman
lisäksi tulee säilyttää tiedot suunnitelmaan tehdyistä muutoksista. Sähköisessä ympäristössä suunnitelmasta
otetaan paperituloste pysyvään säilytykseen muutosten yhteydessä. Muutosajankohta
tulee dokumentoida.
Suunnitelma on julkinen asiakirja, jonka tulee olla asiakkaiden saatavilla, mitä myös lainsäädäntö
edellyttää. Arkistonmuodostussuunnitelma voidaan myös sijoittaa organisaation intranetiin, jossa
se on kaikkien työntekijöiden selattavissa. Suunnitelman muokkaus- ja päivitysoikeudet on syytä
olla ainoastaan tähän tehtävään määrätyllä henkilöllä/henkilöillä.
Lähtökohtaisesti voidaan sanoa, että arkistonmuodostussuunnitelma ei ole koskaan lopullisesti
valmis. Organisaation tehtävissä ja tietoaineistoissa tapahtuu ajan mittaan muutoksia, jotka edellyttävät
suunnitelman ajantasaistamista. Suunnitelman ylläpito on vastuutettava ja otettava osaksi
organisaation jatkuvaa toimintaa. Jos näin ei menetellä, osa asiakirjallisista tiedoista jää ennen pitkää
suunnitelman ulkopuolelle ja tietojen hallinnasta tulee puutteellista.
Suunnitelman ylläpito, kehittäminen ja ajantasaistaminen voidaan antaa erityisen työryhmän tehtäväksi,
mutta tehokkaampaa on, jos tehtävä voidaan kytkeä osaksi organisaation ja sen toimintaprosessien
yleistä kehittämistä. Tällöinkin tosin tarvitaan koordinaattori, joka kokoaa ja toteuttaa
muutokset ja päivitykset. Kehittämisen, ylläpidon ja ajantasaistamisen tulokset vahvistetaan organisaation
hallinnollisten käytäntöjen mukaisesti.
Edellä selostettu arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi voi vaikuttaa raskaalta. Sitä voi
kuitenkin hyödyntää soveltuvin osin, ”pienin askelin”. Se jäsentää laatimisprosessia ja auttaa pääsemään
alkuun suunnittelutyössä, joka usein koetaan työlääksi.
Arkistonmuodostussuunnitelman toteutus ei sinänsä ole riippuvainen muodollisista tai tietovälineeseen
liittyvistä seikoista. Suurin hyöty suunnitelmasta saadaan, jos se on sähköisessä muodossa
87