Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

LIITE 1.4
Turun maakunta-arkiston koulutusaineistoa (arkistotoimen ohjeisto):
EHDOTUS KUNNALLISEN VIRANOMAISEN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAKSI
JA SEN LAATIMISEKSI
- laatimisessa keskitytään (ainakin aluksi) olennaisiin asioihin asiakirjojen jokapäiväisen eli tehtävien
hoitoon liittyvän käsittelyn ja samalla arkistonmuodostuksen kannalta:
- tehtävät/toiminnot
- asiakirjat/asiakirjakokonaisuudet/sarjat
- asiakirjojen arkistointijärjestys/säilytysjärjestys
- asiakirjojen säilytysajat
- mahdollinen rekisteröinti/diariointi
- ams:aan liitetään johdanto, jossa käsitellään suunnitelman tarkoitusta ja sisältöä, mm.
- mitä asiakirjoja ams sisältää
- mitä asiakirjojen käsittelyyn liittyvää on erityisesti huomioitava
- mihin asiakirjojen säilytysajat perustuvat
- miten asiakirjat on ryhmitelty (arkistonmuodostajan tehtävät)
- kuvataanko toimintaprosesseja
- ehdotus: prosesseja ei kuvata lomakkeella, vaan prosessinkuvauksista ja “ylimääräisistä”
asiakirjojen käsittelyohjeista tehdään erillisiä liitteitä ams:aan (vrt. “monikerroksiset”
arkistonhallintajärjestelmät, joissa tällaiset asiat ovat omina kenttinään, “irrallisina”)
- katkelma johdannosta esimerkkinä:
“Suunnitelmassa ei ole inventoitu toimintaprosessien kulkua, vaan asiakirjat esitetään toiminnan
lopputuloksena. Asiakirjoilla tarkoitetaan alkuperäisiä itse laadittuja tai saapuneita asiakirjoja tai
tiedostoja, ei ns. käyttökopioita, joita on otettu tarpeellinen määrä eri yksiköissä.
Arkistonmuodostussuunnitelmassa asiakirjat esitetään omia sarjoja tai ryhmiä muodostavina kokonaisuuksina,
esim. ohje- ja johtosäännöt, saapuneet yleiskirjeet, tilinpäätökset, tilitositteet. Asiakirjakokonaisuudet
on ryhmitelty tehtävittäin ja toiminnoittain, esim. sosiaalitoimi: elatusturva, lapsen
huolto ja tapaamisoikeus, lasten päivähoito, vammaispalvelu, kotipalvelu ja muut tukipalvelut,
lastensuojelu ja sosiaalityö, toimeentulotuki ja kuntouttava työtoiminta, tukiasuntojen vuokraus,
vanhustenhuolto ja vanhainkoti sekä palvelukeskuksen ruokalatoiminta.
Arkistonmuodostussuunnitelmassa esiintyviä asiakirjoja ei käsitellä tai laadita kaikissa yksiköissä.
Asiakirjan mainitseminen arkistonmuodostussuunnitelmassa ei siten tarkoita, että sitä ryhdyttäisiin
tuottamaan, ellei se kuulu normaaliin virkatoimintaan. Tietyn asiakirjan esiintyminen tässä arkistonmuodostussuunnitelmassa
säilytysajalla varustettuna ei myöskään ole esteenä kyseisten asiakirjojen
palauttamiselle yksityisille tai muille viranomaisille, silloin kun tällainen palautusmenettely kuuluu
ao. asioiden vakiintuneeseen käsittelytapaan.”
- johdannossa esitellään arkistonmuodostajan organisaatio ja luetellaan myös yksiköt, laitokset tms.,
joita ams koskee
- johdannossa selvitetään käytetyt lyhenteet ja merkinnät sekä määritellään käytettyjä termejä
tarpeen mukaan
- arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen pilkkomalla se pienemmiksi osiksi:
vaihe 1: keskitytään aluksi arkistonmuodostukseen kuten edellä on esitetty
v