Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Arkistonmuodostussuunnitelmalla on (tai voi olla) seuraavanlaisia tehtäviä. Suunnitelma
1) ohjaa organisaation arkistonmuodostusta eli asiakirjojen rekisteröintiä, arkistointia
ja seulontaa,
2) toteuttaa julkisuusperiaatetta ja tietosuojaa,
3) tukee poikkeuksellisiin oloihin valmistautumista,
4) toimii tietopalvelun apuvälineenä,
5) toimii suunnittelun apuvälineenä,
6) toimii arkistolaitokselle tehtävänä seulontaesityksenä,
7) toimii uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistona.
Kohdassa yksi mainittu tehtävä on arkistonmuodostussuunnitelman perustehtävä. Kaikissa tai
lähes kaikissa arkistonmuodostussuunnitelmissa esitetään asiakirjojen tai -ryhmien lisäksi asiakirjojen
rekisteröintitapa 35 (jos aineistoa rekisteröidään), arkistointijärjestys ja säilytysajat.
Arkistonmuodostussuunnitelman tulee ohjata arkistonmuodostusta niin, että syntyvä arkisto on
mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja käyttökelpoinen sekä arkistonmuodostajan että myöhemmän
tutkimuksen kannalta.
Kohdan kaksi merkitys on kasvanut vuoden 1999 julkisuuslainsäädännön ansiosta. Viraston toiminnasta
syntyvä asiakirjallinen tietoaines ilmenee arkistonmuodostussuunnitelmasta, joka on
pidettävä yleisön saatavilla viraston asiakaspalvelussa. Samoin suunnitelmasta selviää tietosuojan
tai muiden syiden vuoksi salassa pidettävä aineisto, jonka suojaamiseen on kiinnitettävä erityistä
huomiota. Suunnitelman tiivis yhteys julkisuuslainsäädäntöön ja sen edellyttämään hyvään tiedonhallintatapaan
näkyy siinä, että säädökset edellyttävät viranomaisten selvittävän ja arvioivan
asiakirja- ja tietohallintonsa arkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen.
Poikkeuksellisiin oloihin valmistautumista arkistonmuodostussuunnitelma tukee siinä, että suunnitelmaan
merkitään asiakirjojen suojeluluokka. Siihen voidaan merkitä myös muuta poikkeusoloihin
valmistautumisen kannalta merkityksellistä ohjeistusta.
Arkistonmuodostussuunnitelma on (tai siitä voidaan kehittää) keskeinen tietopalvelun apuväline.
Se kertoo, mitä tehtäviä virastolla on ja mitä asiakirjoja niihin liittyy. Usein suunnitelmaan on
myös merkitty, missä aineisto fyysisesti sijaitsee (kenen vastuulla, sijainti työhuoneessa/lähiarkistossa/päätearkistossa).
Tämä parantaa aineiston saatavuutta. Arkistonmuodostussuunnitelma
palvelee ennen kaikkea arkistonmuodostajan omaa tietopalvelua. Kun arkistonmuodostussuunnitelman
mukaisesti syntynyttä aineistoa aikanaan siirretään arkistolaitokseen,
suunnitelmaa voidaan hyödyntää myös arkistolaitoksen tietopalvelussa.
Arkistonmuodostussuunnitelman rooli suunnittelun apuvälineenä on kahtalainen. Suunnitelma
palvelee luonnollisesti arkistonmuodostuksen suunnittelua. Arkistonmuodostusta on kuitenkin
vaikeaa (tai mahdotonta) kehittää tyhjiössä, irrallaan organisaation varsinaisista toimintaprosesseista.
Jos kyseisissä prosesseissa on tarpeettomia vaiheita, päällekkäisyyksiä tai muita epätarkoituksenmukaisia
piirteitä, prosessien tuottama aineisto on todennäköisesti käytettävyydeltään ongelmallista.
Jos varsinaista toimintaa virtaviivaistetaan, se koituu myös arkistonmuodostuksen
hyödyksi. Arkistonmuodostussuunnitelma “läpivalaisee” organisaation rakenteet, toimintaprosessit
ja niihin liittyvät tietoaineistot, mistä seuraa, että suunnitelma on käyttökelpoinen työväline
prosesseja kehitettäessä.
35 Joissain arkistonmuodostussuunnitelmissa on luovuttu rekisteröintitavan merkitsemisestä. Ei sen vuoksi, ettei asia
olisi tärkeä vaan siksi, että rekisteröintiä käsitellään kattavasti erillisessä ohjeessa.
80