Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

• asioiden ja asiakirjojen käsittelyjärjestys,
• niiden mahdollinen rekisteröinti,
• asiakirjojen paikoilleen panon ja esille saamisen nopeus ja luotettavuus
niiden aktiivivaiheessa,
• tietoja myöhemmin haettaessa käytettävät hakuperusteet,
• asiakirjojen säilytysajat.
Arkistointia tapahtuu siis jo työhuoneissa asiakirjojen ollessa tuoreita. Arkistointia ohjaa arkistonmuodostussuunnitelma.
Päätearkistoon siirtäminen ei merkitse arkistoinnin kannalta mitään
periaatteellista murrosta, joskin päätearkistossa yhdistetään eri tahoilta tulleet siirrot yhtenäisiksi
kokonaisuuksiksi (sarjoiksi) ja tehdään erilaisia siistimistöitä, kotelointia jne. Mitään varsinaista
uudelleen järjestämistä tai arkistointia päätearkistossa ei kuitenkaan ole tarvetta tehdä. Tämä on
nykyaikaisen arkistotoimen keskeisimpiä tavoitteita.
Esimerkki sarjasystematiikasta
A Diaarit (pääsarja)
Aa Kirjediaarit (sarja)
Aaa Lähetettyjen kirjeiden diaarit (alasarja)
Aab Saapuneiden kirjeiden diaarit (alasarja)
Samantyyppiset asiakirjat arkistoidaan yhteen
kokonaisuuksiksi, sarjoiksi. Sarjan asiakirjat ovat
usein muodoltaan samanlaisia. Näiden periaatteiden
mukaisesti pöytäkirjoista, kirjeenvaihdosta,
vuosikertomuksista, luetteloista jne. muodostuu
sarjoja. Tarpeen mukaan sarjoja eriytetään
alasarjoiksi. Sarjojen yläpuolella systematiikassa
ovat pääsarjat. Sarjat jakautuvat arkistoyksiköihin
(ks. s. 143), joita fyysisesti säilytetään erilaisissa
säilytysyksiköissä.
Esimerkissä on käytetty perinteistä ns. ABCarkistokaavaa.
Myös muunlainen arkistokaava Sarjan muodostamisen kannalta ei ole välttämätöntä,
että siihen kuuluvat asiakirjat ovat muo-
on mahdollinen ja uuden aineiston osalta suositeltavakin
(ks. s. 145).
doltaan samanlaisia. Esim. tarkastuskohteeseen
liittyvä asiakirja-akti voi sisältää pöytäkirjoja,
kirjeenvaihtoa, muistioita jne. Oleellista tässä
esimerkissä on se, että asiakirjat liittyvät tarkastustoimintaan ja ao. tarkastuskohteeseen ja että
käytännön toiminnan kannalta on tarkoituksenmukaista, että kyseiset asiakirjat ovat kootusti yhdessä.
Esimerkin tarkastusakteista muodostuu sarja.
Arkistointi akteiksi
Vaikka eräät viranomaiset ovat jo kauan käyttäneet aktiarkistointia, asiaryhmitykseen perustuva
aktien muodostus ja arkistointi on yleistynyt Suomessa vasta 1980-luvulla. Tässä arkistointitavassa
samaa asiaa, henkilöä tai muuta kohdetta koskevat asiakirjat arkistoidaan yhteen, jolloin muodostuu
akteja eli asiakirjavihkoja (engl. file; Suomessakin puhutaan englantia seuraten yleisesti “faileista”).
Esim. kirjeenvaihdossa voidaan kaikki samaa asiaa koskevat kirjeet, sekä saapuneet että lähetettyjen
kirjeiden toisteet, arkistoida yhteen. Aktit arkistoidaan diaarikaavan asiaryhmityksen
mukaisesti 20 ja asiaryhmien sisällä numerojärjestykseen. Näin muodostunutta sarjaa kutsutaan
20 Erona vanhaan aktiarkistointiin on nimenomaan se, että aktien keskinäinen järjestys sarjassa/sarjoissa perustuu
asiaryhmitykseen (diaarikaava). Aikaisemmin oli tyypillistä, että arkistointi tapahtui muodollisin perustein muodostetun
diaaritunnuksen mukaan (asian numero/diaarikirjan aukeaman numero tms.). Asiapohjaisessa aktiarkistoinnissa
on mahdollista päästä etsittyjen asiakirjojen jäljille ilman diaariakin, jos tuntee diaarikaavan, ts. tietää, missä diaariryh-
51